Zarządzanie czasem – 6 sugestii, dzięki którym przestaniesz się bać deadline’ów

Poczucie braku czasu, stres przez zbliżający się deadline, czy nawet uczucie ulgi po zrealizowaniu każdego taska, to często syndromy złego zarządzania czasem.

Dzisiejszym sukcesem w życiu zawodowym można uznać nawet upchnięcie kolejnego spotkania w już i tak bardzo napompowany kalendarz. Na szczęście, dzięki odpowiedniemu zarządzaniu czasem możemy odsunąć od siebie codzienny stres wynikający z napiętego grafiku, tylko jak się do tego zabrać?

1. Zastanów się, co cię rozprasza

Dzisiaj wszyscy walczą o nasz czas i uwagę:

• Social media – aplikacje wręcz stworzone po to, żeby przyciągać naszą uwagę
• Współpracownicy – twierdzą, że nasza obecność jest kluczowa tym samym odrywając nas od naszych własnych obowiązków
• Telefon – bombardując nas powiadomieniami, połączeniami czy smsami

Dla nas są to typowe rozpraszacze zabierające cenny czas. Gdy każdemu z takich rozpraszaczy poświęcimy chwilkę naszego czasu po podsumowaniu może się okazać, że większą część naszego dnia poświęciliśmy mało ważnym czynnościom.

Jak temu przeciwdziałać?

• Wyciszyć niepotrzebne urządzenia
• Ograniczyć bodźce z zewnątrz do minimum

2. Wykorzystuj technologię, aby planować taski z wyprzedzeniem

Odpowiednie planowanie i wcześniejsze przygotowanie się do zadania może w znacznym stopniu usprawnić jego realizację. W ten sposób można bardzo łatwo uniknąć stresu, który powstaje w wyniku pójścia „na żywioł”. Może pomóc nam w tym masa narzędzi, które pomogą zaplanować nasz dzień, a czasami nawet zdjąć z naszych barków monotonnego taska – odpowiedni workflow jest kluczem do efektywności i jednocześnie najgorszym koszmarem naszego wewnętrznego lenia.

Poniżej przedstawiam kilka narzędzi, które znacząco mogą pomóc nam usprawnić nasz dzień:

• Todoist – Możliwość tworzenia zadać, podzadań, projektów i podprojektów. Dodatkowo oznaczanie zadań kolorami i etykietami pozwoli je w łatwy sposób skategoryzować
• Nozbe – Jedna z moim zdaniem lepszych aplikacji tego typu, przejrzysta, funkcjonalna, a w dodatku wywodząca się z Polski
• Trello – Opiera się na systemie kartowym, który w łatwy sposób pozwala członkom zespołu na interakcje przy wspólnych projektach.

3. Priorytetyzuj najważniejsze zadania i ogranicz multitasking

Pracując bardzo często zderzamy się ze ścianą w postaci małych zadań. Ile to już razy miałem sytuację w stylu:

• „a no bo to trzeba teraz zrobić”,
• „a to szybko pójdzie raz, dwa ogarnę i siadam do roboty”,
• „Hej, chodź pomóż nam tutaj chwilkę, to nie zajmie długo”

Wychodzimy z założenia, że skoro zadanie jest małe to uwiniemy się z nim szybko, ale co w sytuacji, gdy pojawi się kilka takich zadań? Jeśli tych małych zadań nazbiera się kilka to właśnie one mogą stanowić przyczynę braku naszego cennego czasu.

Warto przemyśleć, czy to „małe” zadanie jest na tyle pilne, żeby zająć się nim teraz, może nam w tym pomóc kategoryzacja według matrycy Eisenhowera. Opiera się ona na przekonaniu, że zadania możemy podzielić na:

• Pilne i ważne
• Niepilne i ważne
• Pilne i nieważne
• Niepilne i nieważne

Umiejętność kategoryzacji zadań jest równie przydatna, co zarządzania czasem, dzięki temu jesteśmy w stanie ocenić, co tak właściwie powinniśmy zrobić w pierwszej kolejności, a co można odrzucić na boczny tor. Pamiętajmy jednak, że to nie jest takie proste ze względu na to, że wszyscy mamy tendencję do zaczynania od najprostszych zadań.

4. Rób przerwy pomiędzy zadaniami

Gdy wykonujesz wiele zadań bez przerwy, trudniej jest zachować koncentrację i motywację. Pomiędzy zadaniami należy zostawić trochę czasu na odpoczynek i oczyszczenie umysłu, aby być cały czas tak samo efektywnym.

Jednak samo zrobienie przerwy mało nam da. Najlepiej spożytkujemy ten czas, jeśli:

• Poświęcimy chwilę na popatrzenie na kolor zielony. Naukowo udowodniono, że zielony działa kojąco i pozwala odpocząć zmęczonym oczom (polecamy drzewa/park, ale domowy kwiatek też pomaga)
• Warto przez te kilka minut na posłuchanie białego szumu – nie od dzisiaj wiadomo, że potrafi zmniejszyć stres i ma działania kojące w przypadku bólu głowy – kojący dźwięki musi być jednostajny

5. Bądź konsekwentny

Ostatnia, a zarazem najtrudniejsza do opanowania umiejętność. Jeśli już planujesz swoje działania na następny dzień, to się tego trzymaj. Jeśli planujesz coś na czwartek na godzinę 15:00, to zrób to w czwartek o 15:00. Bądź konsekwentny względem swoich postanowień i realizuj je zgodnie z wcześniej opracowanym planem, a długoterminowo zobaczysz świetne efekty.

Świetnym przykładem osób konsekwentnych są sportowcy. Aby dojść do perfekcji w swojej dziedzinie musieli powtarzać te same czynności tysiące, a nawet dziesiątki tysięcy razy, co za tym idzie być konsekwentni względem siebie i mimo wszechobecnej powtarzalności w treningach dążyć do perfekcji.

6. Zarządzanie czasem – podsumowanie

Dobre zarządzanie czasem bardzo często jest kluczowe, aby ogarnąć się w natłoku zadań i obowiązków. Biorąc pod uwagę cały czas zwiększającą się liczbę zadań bardzo łatwo jest popaść w obłęd, a nasza motywacja głównie zależy od naszego podejścia, dlatego taka mała rada na koniec: zwracaj uwagę na otoczenie i nie daj obowiązkom zrujnować swojego dnia ?