Zdalna analiza lejka sprzedażowego – jak to ugryźć?

W świecie sprzedawców istnieje kluczowy proces zorientowany na cel, wokół którego kręci się całe sprzedażowe życie działów handlowych.

Tak, mówimy o przeglądzie lejka sprzedażowego. Ale zanim o nim porozmawiamy, przyjrzyjmy się przez chwilę samemu lejkowi sprzedażowemu.

Co to jest analiza szans sprzedaży?

Analiza szans sprzedaży, wizualizowana za pomocą tzw. lejka sprzedażowego, tworzy holistyczny obraz roztaczających się przed Tobą możliwości na różnych etapach sprzedaży. Polega na szczegółowym przedstawieniu kroków, jakie klient podejmuje podczas dokonywania zakupu. Ta graficzna prezentacja Twoich transakcji pomoże prześledzić każdy ich etap, w miarę tego, jak przesuwają się po lejku.

Czym jest przegląd analizy szans sprzedaży?

Przegląd analizy szans sprzedaży polega na wskazaniu możliwych i rzeczywistych transakcji, które przedstawiciel handlowy może skutecznie zamknąć i zaksięgować w określonym czasie, zwykle miesiąca lub kwartału. To sprawia, że sytuacja staje się przewidywalna dla osób na stanowiskach kierowniczych.

Z perspektywy Przedstawiciela ds. Rozwoju Sprzedaży (ang. Sales Development Representative – SDR) analiza szans sprzedaży to oszacowanie, ile klientów nieaktywnych może z powodzeniem stać się potencjalnymi klientami (generowanie leadów).

Znaczenie analizy szans sprzedaży

Analiza szans sprzedaży stwarza działalności gospodarczej możliwość dogłębnego zrozumienia własnej sytuacji finansowej. To z kolei pomaga przedsiębiorcom przewidzieć, w jakim kierunku i z jaką intensywnością firma będzie się rozwijać. W konsekwencji ułatwia to takie aspekty biznesu jak generowanie leadów czy pozyskiwanie klientów.

Analiza szans sprzedaży spełnia w firmie wiele celów:

1. umożliwia przygotowywanie prognozy sprzedaży na dany miesiąc/kwartał/rok (dla pracowników stanowisk kierowniczych)
2. ułatwia pozyskiwanie klientów, wskazując kierunki i intensywność działań, jakie najlepiej podejmować (dla pracowników odpowiedzialnych za kontakt z klientem)

W trakcie przeprowadzania przeglądu analizy szans sprzedaży z członkami swojego zespołu (pracownikami firmy lub ludźmi spoza firmy, jeśli ta wprowadziła outsourcing sprzedaży), SDR zyskuje wgląd w sprawy takie, jak:

1. Marki, przy wykorzystaniu których generowanie leadów przyniesie największe możliwości sprzedaży
2. Osoby, z jakimi zostanie nawiązany kontakt (pozyskiwanie klientów)
3. Produkty, które powinny osiągnąć najwyższą skalę sprzedaży
4. Analiza firm potencjalnych klientów
5. Treść ofert/broszur reklamowych, których warto użyć przy wprowadzaniu produktu na rynek po raz pierwszy bądź przy ponownym wprowadzaniu go do obrotu
6. Liczba spotkań, jakie zaplanowane są na najbliższy miesiąc
7. Ilość potencjalnych klientów, jaką przyniosło generowanie leadów oraz analiza szans sprzedaży, jaką należy przygotować na kolejny miesiąc

Jak przeprowadzić zdalne spotkanie przeglądowe dotyczące analizy szans sprzedaży?

W obecnych czasach, kiedy większość spółek przeszła na tryb pracy z domu, spotkania przeglądowe siłą rzeczy także odbywają się zdalnie. To samo dotyczy spotkania przeglądowego poświęconego analizie szans sprzedaży. Aby przeprowadzić zdalne spotkanie przeglądowe dotyczące analizy szans sprzedaży, zalecałbym przede wszystkim zrozumienie, co działa najlepiej dla Ciebie i Twojego zespołu – nie ma bowiem jednej uniwersalnej reguły. Jest to kwestia całkowicie subiektywna!

Istnieją dwa sposoby na dokonanie tego:

• Zbiorczo – SDR przedstawia wszystkim swoją prognozę na dany miesiąc
• Przeprowadzenie szeregu spotkań 1 na 1

Osobiście używam obu metod i obie wydają się działać. Ważne jest zwrócenie uwagi na to, który z tych modeli bardziej odpowiada Twojemu zespołowi. Korzystając z opcji 1), można przedstawić ogólny, jasny i zrozumiały plan. Opcja 2) pozwala na zagłębienie się w większej ilości szczegółów i, co za tym idzie, lepsze zrozumienie prognozy przygotowanej przez przedstawiciela ds. rozwoju sprzedaży. Zwołuję spotkania zbiorcze trzy razy w tygodniu oraz bezpośrednie spotkania indywidualne raz w tygodniu, aby upewnić się, że wszyscy jesteśmy na bieżąco i zgadzamy się co do przyjętych rozwiązań.

Jakie wskaźniki sprzedaży warto prześledzić na spotkaniu przeglądowym dotyczącym analizy szans sprzedaży

Wskaźniki sprzedaży pozwalają oszacować przyszłe dochody. Zdolność zespołu do osiągnięcia zamierzonych celów zależy od wysokości poziomu sprzedaży. Oto niektóre wskaźniki sprzedaży, którymi dzieli się ze mną mój zespół podczas spotkań przeglądowych:

1. Ilość potencjalnych klientów zyskanych przez skuteczne generowanie leadów (stan na dzień analizy szans sprzedaży)
2. Ilość spotkań zaplanowanych na miesiąc – pierwszych lub drugich spotkań z potencjalnym klientem (kluczowy moment pomiędzy etapami „generowanie leadów” a „pozyskiwanie klientów”)
3. Ilość rozmów zakończonych sukcesem, tj. takich, które prawdopodobnie zaowocują przyszłymi spotkaniami

Wyżej wymienione wskaźniki pomagają mi lepiej zrozumieć współczynnik konwersji wygenerowanych leadów do pozyskanych potencjalnych klientów. Rozmowa zakończona sukcesem może lecz nie musi zaowocować sprzedażą, ale potencjalnych klientów można zmienić w klientów, dlatego warto nie tracić z nimi kontaktu. Ewentualne przeszkody w przeprowadzeniu spotkania przeglądowego dotyczącego analizy szans sprzedaży. Pewną przeszkodą wywołaną obecnym kryzysem może być utrudnienie spotkań na żywo – ja sam zawsze byłem fanem spotkań twarzą w twarz. W dzisiejszych czasach umiejętności interpersonalne są szczególnie ważne.

Jak dobrze rozumiesz własny zespół? Jak dobrze rozumiesz poszczególnych członków tego zespołu?

To są ważne pytania, odpowiedź na które pomoże w przeprowadzeniu skutecznego spotkania przeglądowego. Zrozumienie członków swojego zespołu i przygotowywanych przez nich prezentacji graficznych (rezultaty z danego miesiąca, prognozy na przyszły miesiąc) ułatwia potem przedstawienie prognoz zarządowi.

Niektórzy z członków mojego zespołu nazywają mnie nałogowym optymistą, ponieważ w każdej trudności widzę okazję. Np. w wyzwaniu, jakie stawia przed nami obecna sytuacja, dostrzegam szansę polepszenia naszych umiejętności interpersonalnych oraz umiejętności rozumienia ludzi podczas zarządzania zespołem na odległość.

Jak sprawić, by spotkanie przeglądowe dotyczące analizy szans sprzedaży było produktywne?

Podsumowując, można przedstawić kilka wskazówek na temat tego, jak przeprowadzić konstruktywne spotkanie przeglądowe dotyczące analizy szans sprzedaży:

1. Zaplanuj spotkanie ze swoim przedstawicielem handlowym – Powinieneś przejąć inicjatywę i ustalić regularne spotkania ze wszystkimi Twoimi przedstawicielami handlowymi (czy są to Twoi pracownicy czy pracownicy firmy, której powierzyłeś outsourcing sprzedaży)
2. Przygotuj temat przewodni spotkania – Wiele spotkań schodzi na mniej istotne kwestie i w rezultacie wszyscy tracą cenny czas. Dlatego warto przygotować sobie np. listę z głównymi punktami, które należy omówić i trzymać się tej listy.
3. Pozwól członkom zespołu się wypowiedzieć – Zapewnij im możliwość podzielenia się własnymi materiałami i przemyśleniami. Słuchaj ich uważnie.
4. Trzymaj się listy! – Rozmowa bardzo łatwo schodzi na boczne tory. Pamiętaj więc o głównym temacie, jaki należy przedyskutować. To pomoże obu stronom (lub całemu zespołowi, jeśli to jedno ze spotkań zbiorczych lub z całym zespołem firmy odpowiedzialnej za outsourcing sprzedaży). Jeśli jesteś zmuszony przerwać komuś, zawsze rób to kulturalnie. Możesz zaproponować przełożenie danej kwestii na kolejne spotkanie.
5. Bądź otwarty na dyskusję – Zazwyczaj w każdej kwestii pojawia się różnica zdań. Każdy ma własną opinię i zwykle nie ma dobrych lub złych wyborów, wszystko jest subiektywne. W przypadku konfliktu postaraj się przede wszystkim skupić na jego rozwiązaniu, odsuwając na bok własne ego.

W czym CRM może pomóc podczas organizowania spotkania przeglądowego poświęconego analizie szans sprzedaży?

Sam przygotowuję sporo papierów i arkuszy Excel’a, dlatego cenię sobie pomoc oprogramowania służącego do zarządzania relacjami z klientami CRM (ang. customer relationship management), w tym tablice takie jak Sisense czy Power BI, gdzie wszystkie dane są dostępne po kilku kliknięciach.

Poniżej kilka przykładów, jak CRM może pomóc w zarządzaniu spotkaniem przeglądowym dotyczącym analizy szans sprzedaży:

1. Wyznaczanie celów – takich jak liczba spotkań dla danego zespołu, ilość pozyskanych klientów, wartość sprzedaży, ilość transakcji, itp., w ujęciu miesięcznym albo kwartalnym.
2. Rejestrowanie działań marketingowych – CRM pomaga także w lepszym przyjrzeniu się pracy danego przedstawiciela handlowego, wyświetlając ilość wykonanych przez niego połączeń, wysłanych e-maili z ofertami, umówionych spotkań.
3. Śledzenie wskaźników – takich jak liczba transakcji w danym lejku sprzedażowym, średnia wartość transakcji, ilość zamkniętych transakcji, itp.
4. Prognoza dochodów – Lejek sprzedażowy ujęty w CRM jest jedynym źródłem najrzetelniejszych informacji.

Tak więc używając odpowiednich narzędzi, mając właściwe podejście i umiejętności interpersonalne oraz posiadając adekwatne dane, analiza szans sprzedaży oraz spotkanie przeglądowe jej dotyczące mogą okazać się użyteczne, efektywne i produktywne nawet, kiedy odbywają się zdalnie.