Spedycja - Wdrożenie AI w sprzedaży i wycenach
Automatyzacja wyceny w spedycji
Odpowiedź na zapytanie w 34 minuty zamiast 3 godzin i 61 zleceń więcej miesięcznie
Operator logistyczny specjalizujący się w spedycji drogowej, 14 spedytorów i 8 handlowców, około 1 900 zapytań o wycenę transportu miesięcznie i mediana 3 godzin 20 minut od zapytania do wysłania ceny. Po wdrożeniu dwunastu procesów z obszarów obsługi leadów przychodzących, ofert i raportowania mediana spadła do 34 minut, konwersja zapytania w zlecenie wzrosła z 11% do 14,5%, a firma obsłużyła 8% więcej zapytań bez zatrudnienia drugiego spedytora, którego miała w planie.
Wdrożenie trwało 9 tygodni i kosztowało 60 720 zł netto. W tym case study największą przeszkodą nie były dane ani integracje, tylko spedytorzy z długim stażem, którzy przez pierwszy miesiąc wyceniali po staremu. Opisuję, jak wyglądało wejście kalkulatora do codziennej pracy i jaką liczbę pokazaliśmy zespołowi, żeby to zmienić. Nazwa klienta niejawna na jego prośbę; dane z CRM, skrzynek i systemu spedycyjnego klienta, porównanie kwiecień–wrzesień 2026 z tymi samymi miesiącami 2025, bo w transporcie porównanie z innym okresem roku nie ma sensu.
34 minuty zamiast 3 godzin 20 minut
Obsługa skrzynki ofertowej z AI i kalkulator wyceny skróciły medianę od zapytania o transport do wysłania ceny o 83% przy 2 050 zapytaniach miesięcznie.
Sytuacja przed wdrożeniem: wygrywał ten, kto odpowiedział pierwszy
W spedycji drogowej klient wysyła to samo zapytanie do czterech, pięciu firm naraz. Załadunek w Poznaniu, rozładunek pod Lyonem, 33 palety, plandeka, termin pojutrze. Kto odpowie pierwszy z sensowną ceną, ten zwykle dostaje zlecenie, bo klient nie ma czasu czekać na resztę. Zapytania przychodziły mailem na trzy skrzynki ogólne, przez formularz na stronie, telefonicznie i z portali, a każdy spedytor miał własny sposób ich wyłapywania.
Wycena wyglądała tak: spedytor czytał maila, często z załącznikiem w Excelu, przepisywał trasę, wagę, liczbę palet i typ naczepy do systemu spedycyjnego, sprawdzał w historii, za ile ostatnio jechała podobna relacja, dzwonił do jednego czy dwóch przewoźników po stawkę i odpisywał. Przy dobrym dniu 40 minut. Przy złym, gdy spedytor był w trakcie obsługi trzech awarii na trasie, zapytanie czekało do wieczora. Marżę minimalną firma miała ustaloną na 6%, ale nikt nie sprawdzał jej przed wysłaniem ceny.
Dyrektor Handlowy przedstawił problem na warsztacie jednym przykładem: „W marcu dostaliśmy zapytanie od klienta, z którym próbowaliśmy wejść od dwóch lat. Duży wolumen, stała relacja. Odpowiedzieliśmy po pięciu godzinach z dobrą ceną. Klient napisał, że dziękuje, ale zlecenie poszło godzinę po zapytaniu. Do tej pory nie wiem, ile takich maili było, bo nikt ich nie liczył.”
| Wskaźnik (kwiecień–wrzesień 2025, średnio miesięcznie) | Wartość |
|---|---|
| Zapytania o wycenę | 1 900 |
| Mediana od zapytania do wysłania wyceny | 3 h 20 min |
| Zapytania bez żadnej odpowiedzi | 27% |
| Konwersja zapytania w zlecenie | 11% |
| Średnia marża spedycyjna na zleceniu | 11,2% |
| Zlecenia z marżą poniżej progu 6% | 14% |
| Czas spedytora na przepisywanie danych z maili tygodniowo | ok. 8 h |
| Zapytania w systemie z oznaczeniem źródła | 0% |
27% zapytań bez odpowiedzi to średnio ponad 500 miesięcznie. Część z nich dotyczyła relacji, których firma nie obsługuje, i odmowa byłaby poprawną odpowiedzią. Ale tej odmowy też nikt nie wysyłał, więc klient zapamiętywał tylko ciszę.
Piotr Wolniewicz, CEO hotLead.pl
Ekspert digital marketingu z ponad 16-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się w lead generation, sprzedaży B2B i kampaniach performance. Założyciel hotLead.pl, autor publikacji i praktyk, który zrealizował ponad 750 projektów dla firm z różnych branż. Wierzy w skuteczność, nieszablonowe myślenie i dobrą rozmowę z klientem.
Porozmawiajmy o automatyzacji sprzedaży
Zakres prac: od maila z załącznikiem do zatwierdzonej ceny
Rdzeniem wdrożenia były dwa procesy, które razem zastąpiły ręczne przepisywanie i szukanie w historii: obsługa skrzynki ofertowej (3.7) i kalkulator wyceny (6.2). Wokół nich zbudowaliśmy resztę, w kolejności, którą narzucamy niezależnie od zaznaczeń: najpierw pomiar i audyt CRM, potem procesy, które coś liczą na danych.
Obsługa skrzynki robi jedną rzecz dobrze. AI czyta maila i załącznik, wyciąga miejsce i kod pocztowy załadunku i rozładunku, daty, rodzaj towaru, wagę, liczbę palet lub metry ładowne, typ naczepy i informację o ADR, a następnie zakłada zapytanie w systemie spedycyjnym z oznaczeniem źródła. Kompletny zestaw danych udaje się wyciągnąć z 81% maili. W pozostałych 19% spedytor dostaje szkic krótkiej odpowiedzi do klienta z pytaniem o brakujące pole, zwykle o liczbę palet albo możliwość rozładunku bokiem. Spedytor sprawdza każde zapytanie przed wyceną, bo błędnie odczytany kod pocztowy to inna cena.
Kalkulator nie podaje ceny ostatecznej. Proponuje widełki na podstawie trzech rzeczy: historii własnych zleceń firmy na tej samej relacji z ostatnich 18 miesięcy, kosztu przewoźników na tej relacji z ostatnich 30 dni i dopłat za ADR, chłodnię czy rozładunek boczny. Spedytor wybiera cenę z widełek albo poza nimi, a jeśli marża spada poniżej 6%, wycena czeka na akceptację kierownika zmiany. Akceptacja przychodzi na telefon i zajmuje średnio 4 minuty.
- Etap 1 (tydzień 1–3): dane i pomiar. Audyt i sprzątanie CRM (4.1), pomiar czasu od zapytania do wyceny per spedytor i per źródło (8.4), formularz do CRM w 2 minuty (3.1), telefon do CRM z nieodebranymi jako zadaniami (3.10).
- Etap 2 (tydzień 3–7): zapytanie i wycena. Obsługa skrzynki ofertowej (3.7), przydział zapytania do spedytora po relacji i obciążeniu (3.4), kalkulator wyceny (6.2), generator oferty w formie maila z ceną, warunkami i terminem ważności (6.1), zatwierdzanie wycen poniżej marży minimalnej (6.6).
- Etap 3 (tydzień 7–9): po wycenie. Strażnik ponowień dla wycen bez odpowiedzi po 24 godzinach (4.3), reaktywacja klientów, którzy zapytali i zamilkli na 7 dni (3.9), analiza lejka per relacja, źródło i spedytor (8.9).
| Pozycja z katalogu | Poziom | Godziny | Etap |
|---|---|---|---|
| 4.1 Audyt i sprzątanie CRM | Średni | 28 h | 1 |
| 8.4 Pomiar czasu reakcji i SLA | Mikro | 12 h | 1 |
| 3.1 Lead z formularza do CRM w 2 minuty | Mikro | 8 h | 1 |
| 3.10 Telefon do CRM | Mikro | 16 h | 1 |
| 3.7 Obsługa skrzynki ofertowej | Średni | 40 h | 2 |
| 3.4 Przydział do handlowca (spedytora) | Średni | 30 h | 2 |
| 6.2 Kalkulator wyceny | Średni | 50 h | 2 |
| 6.1 Generator ofert | Średni | 36 h | 2 |
| 6.6 Zatwierdzanie rabatów (marża poniżej progu) | Mikro | 10 h | 2 |
| 4.3 Strażnik ponowień | Mikro | 8 h | 3 |
| 3.9 Reaktywacja porzuconych zapytań | Mikro | 10 h | 3 |
| 8.9 Analiza lejka | Średni | 28 h | 3 |
| Razem | 276 h |
Wycena po warsztacie: 276 godzin przy stawce 220 zł, czyli 60 720 zł netto. Utrzymanie 1 600 zł miesięcznie. Po stronie klienta zużycie modeli AI jest tu wyższe niż w poprzednich case studies, bo model czyta około 2 000 maili z załącznikami miesięcznie: 550–650 zł, do tego licencje około 300 zł. Koszty bieżące razem: około 2 500 zł miesięcznie.
Pierwszy miesiąc: kalkulator, z którego korzystała połowa zespołu
Obsługa skrzynki przyjęła się od pierwszego dnia, bo nikt nie lubił przepisywać danych z Excela. Z kalkulatorem było inaczej. Po czterech tygodniach tylko 48% wycen powstawało w kalkulatorze. Pięciu spedytorów z najdłuższym stażem wyceniało po staremu: z głowy i z telefonu do znajomego przewoźnika. Ich argument był rozsądny. Znają rynek lepiej niż historia zleceń, bo historia nie wie, że w tym tygodniu na relacji do Francji brakuje aut.
Nie przekonywaliśmy ich prezentacją. Po czterech tygodniach analiza lejka pokazała zespołowi dwie liczby. Pierwsza: wyceny z kalkulatora wychodziły średnio w 22 minuty, ręczne w 1 godzinę 50 minut. Druga, ta, która zmieniła rozmowę: konwersja w zlecenie w zależności od czasu odpowiedzi.
| Czas od zapytania do wysłania wyceny | Konwersja w zlecenie (kwiecień–maj 2026, 3 940 zapytań) |
|---|---|
| poniżej 30 minut | 19% |
| od 30 minut do 2 godzin | 13% |
| od 2 do 6 godzin | 8% |
| powyżej 6 godzin | 4% |
Dalej uzgodniliśmy z zespołem jedną zmianę w kalkulatorze: spedytor może wpisać stawkę od przewoźnika z rozmowy, a kalkulator przelicza resztę i pilnuje marży. Wiedza spedytora o rynku zostaje, odpada liczenie dopłat i sprawdzanie historii. Po ośmiu tygodniach w kalkulatorze powstawało 87% wycen.
Spedytor z dwudziestoletnim stażem, który najdłużej trzymał się arkusza, opisał to po kilku miesiącach tak: „Myślałem, że ktoś chce mnie zastąpić tabelką. A ja dalej dzwonię do przewoźników i dalej wiem, kto ma auto w Lyonie w czwartek. Tylko nie liczę już dopłaty za ADR na kartce i nie szukam, za ile jechaliśmy tam w lutym. Wycena, która zajmowała mi godzinę, zajmuje kwadrans.”
Tabela z konwersją według czasu odpowiedzi przekonała zespół szybciej niż cokolwiek, co mogłem powiedzieć. Ale mam z nią też kłopot. Ta sama liczba może prowadzić do wyścigu na szybkość, w którym spedytor wysyła cenę po pięciu minutach bez telefonu do przewoźnika, a potem zlecenie okazuje się nierentowne, bo auta na tej relacji nie ma. Dlatego kalkulator pilnuje marży minimalnej i dlatego decyzję o cenie zostawiamy człowiekowi. Czy to wystarczy w tygodniu, w którym rynek przewozów zmieni się z dnia na dzień? Nie wiem. Wiem, że szybka zła cena jest gorsza od wolnej dobrej i że automat ma pomagać w pierwszym, a nie zastępować drugie.
Piotr Wolniewicz, Właściciel hotLead.pl
Kontakt
Porozmawiajmy o automatyzacji Twojej sprzedaży.
Jeden telefon może zmienić cały proces. Jeśli masz poczucie, że z Twojej sprzedaży można wycisnąć znacznie więcej, zadzwoń lub napisz wiadomość.
Wiesz już, co chcesz usprawnić? Wypełnij 3-minutowy brief, a na pierwsze spotkanie przyjdziemy z wyceną, nie z pytaniami.
Umów się na konsultację
Wypełnij poniższy formularz kontaktowy, a Twój doradca skontaktuje się z Tobą w określonym przez Ciebie terminie.
Wynik: jak dziś wygląda droga od zapytania do zlecenia
Mail z zapytaniem w ciągu 2 minut zamienia się w zapytanie w systemie spedycyjnym z oznaczeniem źródła i trafia do spedytora, który obsługuje daną relację i ma w tej chwili najmniej otwartych wycen. Spedytor dostaje powiadomienie, sprawdza odczytane dane, otwiera kalkulator, wybiera cenę i wysyła ofertę wygenerowaną z szablonu. Wycena bez odpowiedzi klienta po 24 godzinach zamienia się w zadanie z gotowym szkicem przypomnienia. Zapytania z relacji, których firma nie obsługuje, dostają uprzejmą odmowę w ciągu kilku minut, co samo w sobie zmniejszyło liczbę zapytań bez odpowiedzi o jedną trzecią.
| Wskaźnik (średnio miesięcznie) | Kwiecień–wrzesień 2025 | Kwiecień–wrzesień 2026 | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Zapytania o wycenę | 1 900 | 2 050 | +8% |
| Mediana od zapytania do wysłania wyceny | 3 h 20 min | 34 min | 83% krócej |
| Zapytania bez żadnej odpowiedzi | 27% | 4% | spadek o 23 pkt proc. |
| Konwersja zapytania w zlecenie | 11% | 14,5% | wzrost o 3,5 pkt proc. |
| Zlecenia miesięcznie | 209 | 297 | +88 |
| Średnia marża spedycyjna na zleceniu | 11,2% | 11,6% | wzrost o 0,4 pkt proc. |
| Zlecenia z marżą poniżej progu 6% | 14% | 3% | spadek o 11 pkt proc. |
| Wyceny przygotowane w kalkulatorze | 0% | 87% (48% w pierwszym miesiącu) | |
| Czas spedytora na przepisywanie danych z maili tygodniowo | ok. 8 h | ok. 2,5 h | 5,5 h odzyskane |
Mediana 34 minut obejmuje cały okres po wdrożeniu, łącznie z pierwszym miesiącem niskiej adopcji kalkulatora. Od lipca, gdy adopcja przekroczyła 85%, mediana wynosi 26 minut. Zlecenia z marżą poniżej progu nie spadły do zera i tak ma być: 3% to wyceny, które kierownik zmiany świadomie zatwierdził, zwykle dla stałego klienta albo dla auta, które inaczej wracałoby puste.
Wzrost liczby zleceń z 209 do 297 ma dwie przyczyny. Część to rynek: zapytań przyszło o 8% więcej. Reszta to konwersja. Grupy kontrolnej tu nie ma, a w czerwcu firma przyjęła jednego nowego handlowca, więc z 3,5 punktu procentowego wzrostu konwersji wdrożeniu przypisuję 3 punkty.
Prezes firmy, który przez 15 lat sam pracował jako spedytor, ocenił to na przeglądzie po pół roku: „Mieliśmy w budżecie dwa nowe etaty w spedycji na ten rok, bo zapytań przybywało. Zatrudniliśmy jedną osobę. Drugi etat zjadło przepisywanie maili, którego już nie ma.”
Kalkulator zwrotu z automatyzacji sprzedaży w Twojej firmie – ROI
Policz, ile kosztuje Cię dziś ręczna praca handlowców i leady, które nie dostają odpowiedzi na czas. Wpisz swoje liczby: wielkość zespołu, godziny spędzane na CRM, ofertach i follow-upach, liczbę zapytań przychodzących i wartość klienta. Kalkulator pokaże odzyskane godziny, dodatkową marżę i miesiąc, w którym wdrożenie się zwraca. To symulacja na Twoich założeniach, nie obietnica — realny wynik zależy od stanu danych w CRM i od tego, czy zespół pracuje na wdrożonych procesach. Kalkulator liczy w przeglądarce i niczego nie wysyła; dokładną wycenę podajemy po warsztacie.
| Godziny odzyskane miesięcznie | — |
| Wartość tego czasu | — |
| Uratowane leady miesięcznie | — |
| Dodatkowi klienci miesięcznie | — |
| Dodatkowa marża miesięcznie | — |
To szacunek na Twoich założeniach, nie obietnica. Realny wynik zależy od stanu CRM i tego, czy zespół korzysta z wdrożonych procesów. Dokładną wycenę podajemy po warsztacie.
Zwrot z wdrożenia: dodatkowe zlecenia, wyższa marża i etat, którego nie trzeba było tworzyć
Rachunek opieram na trzech strumieniach. Dodatkowe zlecenia: 3 punkty procentowe konwersji przy 2 050 zapytaniach to 61 zleceń miesięcznie, przy średniej wartości zlecenia 4 800 zł i marży spedycyjnej 11,6%, czyli 557 zł marży na zlecenie. Wyższa marża: 0,4 punktu procentowego na wszystkich 297 zleceniach. Uniknięty etat: 5,5 godziny odzyskane tygodniowo przez 14 spedytorów to około 77 godzin, czyli niecałe dwa etaty, ale liczę tylko jeden, bo jeden firma i tak zatrudniła. Pełny miesięczny koszt etatu spedytora w tej firmie to 11 500 zł.
| Pozycja | Kwota miesięcznie |
|---|---|
| Marża z dodatkowych zleceń (61 × 557 zł) | 33 977 zł |
| Wyższa marża na wszystkich zleceniach (297 × 4 800 zł × 0,4%) | 5 702 zł |
| Uniknięty koszt jednego etatu spedytora | 11 500 zł |
| Korzyść brutto | 51 179 zł |
| Utrzymanie hotLead | 1 600 zł |
| Zużycie modeli AI i licencje | ok. 900 zł |
| Korzyść netto miesięcznie | 48 679 zł |
Koszt w pierwszych 12 miesiącach: 60 720 zł wdrożenia plus 12 × 2 500 zł kosztów bieżących, razem 90 720 zł. Korzyść brutto w tym samym okresie to około 614 000 zł, czyli zwrot na poziomie 6,8-krotności kosztu. Wdrożenie zwróciło się w drugim miesiącu po odbiorze, a nie w pierwszym, właśnie przez niską adopcję kalkulatora w pierwszych tygodniach.
Dwa zastrzeżenia. Średnia wartość zlecenia i marża spedycyjna w transporcie zmieniają się z miesiąca na miesiąc razem z rynkiem przewozów, więc 557 zł to średnia z półrocza, a nie stała. W słabszym miesiącu (sierpień) marża z dodatkowych zleceń wyniosła około 26 000 zł, w najlepszym (wrzesień) około 41 000 zł. Drugie: uniknięty etat jest realną oszczędnością tylko dlatego, że firma faktycznie miała go w budżecie i go nie utworzyła. W firmie, w której zapytań nie przybywa, odzyskany czas spedytorów trzeba by liczyć inaczej.
Co dalej: voicebot po godzinach i analiza przegranych wycen
W pierwszym kwartale 2027 wchodzą dwie pozycje. Voicebot przychodzący (3.6), bo 9% zapytań przychodzi telefonicznie po 17:00 i w weekendy, a dziś trafiają tylko na pocztę głosową. Voicebot informuje rozmówcę, że jest AI, zbiera dane o ładunku i zakłada zapytanie, które rano czeka na spedytora. I analiza win/loss (6.7), bo przy 1 750 przegranych wycenach miesięcznie firma nadal nie wie, w ilu przypadkach przegrała ceną, a w ilu terminem albo brakiem auta.
Jeśli w Twojej firmie klient wysyła zapytanie do kilku dostawców naraz, a Ty nie wiesz, po ilu minutach odpowiadasz, zacznij od pomiaru czasu odpowiedzi i od obsługi skrzynki ofertowej. Kalkulator wyceny dodaj, gdy zobaczysz, ile zapytań tracisz przez czas, i zbuduj go razem z ludźmi, którzy wyceniają, a nie zamiast nich. Wypełnij brief automatyzacji albo umów bezpłatną konsultację; na pierwsze spotkanie przychodzimy z wyceną w godzinach i z pytaniem, ile zapytań w zeszłym miesiącu zostało bez odpowiedzi.