Wsparcie w rozmowach i spotkaniach dzięki AI
Automatyzacja spotkań i rozmów handlowych
Brief przed, podpowiedzi w trakcie, notatka i zadania w CRM po
Spotkania i rozmowy handlowe to piąty z ośmiu obszarów automatyzacji sprzedaży w hotLead i jedyny, w którym automat pracuje wokół rozmowy, a nie zamiast niej: przed spotkaniem handlowiec dostaje brief z całej historii klienta, w trakcie ma odpowiedzi z dokumentów firmy na wyciągnięcie ręki, a po rozmowie w CRM czeka notatka z ustaleniami, obiekcjami i zadaniami, zanim zdąży otworzyć laptopa. Automat słucha, streszcza, wyciąga i przypomina, a rozmowę prowadzi i decyzje po niej podejmuje człowiek.
Ta podstrona rozwija obszar 5 z mapy automatyzacji procesu sprzedaży. Jest tu opis trzech momentów spotkania i tego, co automat robi w każdym z nich, lista procesów z katalogu, sekcja o nagrywaniu rozmów jako warunku dla reszty, wyjaśnienie, jak kwalifikacja BANT i MEDDICC powstaje z transkrypcji zamiast z pamięci handlowca, rola AI w rozmowach handlowych, połączenie z kampaniami, w których nasze call center umawia Twoim handlowcom spotkania, oraz odpowiedź na pytanie, czy handlowcy zgodzą się na nagrywanie. Kwoty są w cenniku automatyzacji razem z briefem.
Jeśli trafiłeś tu, bo handlowiec wchodzi na spotkanie z klientem, z którym firma rozmawiała już trzy razy, i nie wie o tym, notatki z rozmów powstają wieczorem z pamięci albo wcale, a obiekcja, która padła na spotkaniu w marcu, wraca w czerwcu jako zaskoczenie, to są dokładnie te procesy, które porządkujemy w tym obszarze. Spotkanie jest najdroższą godziną w całym procesie sprzedaży: kosztuje czas handlowca, czas klienta i wszystko, co doprowadziło do tego, że obaj usiedli przy jednym stole. Automatyzacja w tym obszarze nie skraca tej godziny. Sprawia, że to, co się w niej wydarzyło, nie znika po jej zakończeniu.
Notatka ze spotkania w CRM, zanim handlowiec wróci do auta
Brief z historii klienta przed rozmową, odpowiedzi z dokumentów w trakcie, ustalenia, obiekcje i zadania z nagrania po. Handlowiec patrzy na klienta, nie na notatnik.
Wsparcie Twojej sprzedaży w automatyzacji spotkań i rozmów handlowych
W tym opracowaniu znajdziesz:
- Trzy momenty spotkania – co automat robi przed, w trakcie i po rozmowie, i dlaczego najwięcej wartości jest w „po”
- Procesy, które wdrażamy – brief przed spotkaniem, umawianie i potwierdzanie, notatka z nagrania, mail po spotkaniu, obiekcje z rozmów, odpowiedzi z dokumentów w trakcie, kwalifikacja BANT i MEDDICC z transkrypcji
- Nagrywanie rozmów jako warunek – informacja dla rozmówcy, zapis zgody, retencja i dostęp według ról, czyli to, bez czego notatka z nagrania nie powstanie
- BANT i MEDDICC z transkrypcji – jak pola kwalifikacji wypełniają się z tego, co klient powiedział, a braki zamieniają się w pytania na następną rozmowę
- Co w rozmowach handlowych robi AI, a co zostaje przy człowieku – model słucha i streszcza, handlowiec rozmawia i decyduje
- Jak ten obszar łączy się z kampaniami hotLead – spotkania umówione przez nasze call center dostają brief, notatkę i kwalifikację tą samą ścieżką, a nasze nagrania z rozmów przeszły tę drogę pierwsze
- Odpowiedzi na najczęstsze pytania – czy handlowcy zgodzą się na nagrywanie, co ze spotkaniami na żywo, czy notatka trafia do klienta, co z rozmowami po angielsku
Autor opracowania: Piotr Wolniewicz, CEO hotLead.pl
Ekspert digital marketingu z ponad 16-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się w lead generation, sprzedaży B2B i kampaniach performance. Założyciel hotLead.pl, autor publikacji i praktyk, który zrealizował ponad 750 projektów dla firm z różnych branż. Wierzy w skuteczność, nieszablonowe myślenie i dobrą rozmowę z klientem.
Trzy momenty spotkania i co automat robi w każdym z nich
Spotkanie handlowe ma trzy momenty, które w większości firm obsługuje ta sama osoba, w tym samym czasie, z tą samą pamięcią. Przed spotkaniem handlowiec przegląda CRM, o ile ma czas, i o ile w CRM coś jest. W trakcie notuje na kolanie albo nie notuje, bo rozmawia. Po spotkaniu ma następne spotkanie, więc notatka powstaje wieczorem, w skrócie, albo w poniedziałek, z pamięci o pięciu rozmowach naraz. Każdy z tych momentów traci informację, a automat w każdym z nich robi co innego.
| Moment | Co dziś robi handlowiec | Co robi automat | Co zostaje przy handlowcu |
|---|---|---|---|
| Przed | przegląda CRM i skrzynkę, jeśli zdąży | składa brief: historia kontaktu, ostatnie maile, poprzednie obiekcje, otwarte oferty, sygnały z monitoringu, kto będzie na spotkaniu | czyta brief w drodze, decyduje, od czego zacząć |
| Przed | pisze maila z potwierdzeniem, pilnuje terminu | wysyła potwierdzenie i przypomnienie, obsługuje przełożenia i nieobecności, aktualizuje kalendarz i CRM | nic |
| W trakcie | rozmawia, czasem notuje | nagrywa z informacją dla rozmówcy, transkrybuje, odpowiada na pytanie handlowca z dokumentów firmy | rozmawia |
| Po | pisze notatkę z pamięci, tworzy zadania, wysyła maila | z nagrania robi notatkę: ustalenia, obiekcje, kolejne kroki, zadania w CRM; pisze szkic maila do klienta; uzupełnia pola kwalifikacji | sprawdza notatkę, poprawia szkic, wysyła |
| Po | wraca do CRM, jeśli pamięta | przesuwa etap szansy według ustaleń, ustawia datę następnego kontaktu, dodaje obiekcje do rejestru | nic |
Najwięcej wartości jest w kolumnie „po”, i to nie dlatego, że notatka jest ważniejsza od briefu, tylko dlatego, że to tam ginie najwięcej informacji. Brief można zrobić ręcznie w pięć minut, jeśli CRM jest pełny. Notatki z pięciu spotkań z pamięci zrobić dobrze nie da się wcale. Dlatego kolejność wdrożenia w tym obszarze jest odwrotna niż chronologia spotkania: najpierw notatka z nagrania, potem brief, bo brief pracuje na notatkach z poprzednich rozmów.
Automatyzacja działu sprzedaży
Osiem obszarów automatyzacji procesu sprzedaży
Dział sprzedaży dzielimy na osiem obszarów, bo tak łatwiej zdecydować, co ma sens w Twojej firmie. Każdy porządkuje inny moment w drodze od surowej listy firm do raportu dla zarządu. Zaznaczasz, gdzie boli, a my mówimy, od czego zacząć.
Procesy z katalogu, które składają się na obszar automatyzacji spotkań
Obszar spotkań ma w katalogu dziesięć procesów. Jeden jest warunkiem dla większości pozostałych, i jest to nagrywanie rozmów, które ma osobną sekcję niżej. Pozostałe wdrażamy w kolejności, która wynika z tego, że każdy pracuje na danych zebranych przez poprzedni.
Notatka po rozmowie z nagrania. Nagranie ze spotkania online albo rozmowy telefonicznej zamienia się w transkrypcję, a z transkrypcji powstaje notatka w ustalonym formacie: ustalenia, obiekcje, kolejne kroki, kto co obiecał i do kiedy. Zadania trafiają do CRM z datą, notatka do rekordu klienta. Handlowiec dostaje ją kilka minut po zakończeniu rozmowy i tylko sprawdza, czy model niczego nie przekręcił.
Brief przed spotkaniem. Na godzinę przed terminem, albo wieczorem przed, handlowiec dostaje jedną stronę: kim jest firma i kto przyjdzie na spotkanie, jaka jest historia kontaktu, co ustalono ostatnio, jakie obiekcje padły wcześniej, jakie oferty są otwarte, co zmieniło się w firmie od ostatniej rozmowy według monitoringu sygnałów. Brief powstaje z CRM, skrzynki, notatek z poprzednich rozmów i karty firmy z prospectingu, więc jest tak dobry, jak dane, na których pracuje.
Umawianie, potwierdzanie i przypomnienia. Link do kalendarza w mailu, potwierdzenie po rezerwacji, przypomnienie dzień wcześniej i godzinę wcześniej, obsługa przełożenia bez wymiany pięciu maili, aktualizacja terminu w CRM. Proces nudny i jeden z najczęściej zaznaczanych, bo nieodbyte spotkania są najdroższą pozycją w kalendarzu handlowca.
Szkic maila po spotkaniu. Z notatki powstaje szkic wiadomości do klienta: dziękuję za rozmowę, ustaliliśmy to i to, kolejne kroki po naszej stronie, kolejne kroki po Państwa stronie, termin następnego kontaktu. Handlowiec poprawia i wysyła, zamiast pisać od zera po trzech godzinach.
Obiekcje z rozmów. Każda obiekcja wyciągnięta z transkrypcji trafia do rejestru: kto ją podniósł, w jakim kontekście, co handlowiec odpowiedział, czy szansa poszła dalej. Po kilkudziesięciu rozmowach szef sprzedaży widzi, które obiekcje wracają najczęściej i które odpowiedzi działają, a to jest materiał na szkolenie i na poprawki w ofercie, którego dotąd nikt nie miał.
Odpowiedzi z dokumentów w trakcie rozmowy. Handlowiec pyta w trakcie spotkania, na czacie albo głosem: „jaki mamy czas realizacji dla wariantu X”, „czy obsługujemy integrację z Y”, „co obiecaliśmy temu klientowi w ofercie z maja”. Odpowiedź przychodzi z cennika, oferty, dokumentacji i wcześniejszej korespondencji, ze wskazaniem źródła. Zamiast „sprawdzę i wrócę” klient dostaje odpowiedź w rozmowie.
Kwalifikacja BANT lub MEDDICC z transkrypcji. Pola kwalifikacji w CRM wypełniają się z tego, co klient powiedział, a nie z tego, co handlowiec pamiętał wpisać. Osobna sekcja niżej.
Nagrywanie zgodnie z zasadami. Informacja dla rozmówcy przed rozmową, zapis zgody, retencja nagrań, dostęp według ról. Warunek dla notatki, obiekcji i kwalifikacji. Osobna sekcja niżej.
Kontakt
Porozmawiajmy o automatyzacji Twojej sprzedaży.
Jeden telefon może zmienić cały proces. Jeśli masz poczucie, że z Twojej sprzedaży można wycisnąć znacznie więcej, zadzwoń lub napisz wiadomość.
Wiesz już, co chcesz usprawnić? Wypełnij 3-minutowy brief, a na pierwsze spotkanie przyjdziemy z wyceną, nie z pytaniami.
Umów się na konsultację
Wypełnij poniższy formularz kontaktowy, a Twój doradca skontaktuje się z Tobą w określonym przez Ciebie terminie.
Nagrywanie rozmów jako warunek dla reszty
Notatka z nagrania, rejestr obiekcji, kwalifikacja z transkrypcji i ocena jakości rozmów z obszaru raportowania pracują na nagraniach. Bez nagrań nie ma transkrypcji, bez transkrypcji nie ma niczego, co model mógłby streścić. Dlatego nagrywanie jest w katalogu osobnym procesem i wdrażamy je jako pierwsze, nawet jeśli klient zaznaczył tylko notatkę.
Nagrywanie w tym obszarze oznacza cztery rzeczy, nie jedną:
- informacja dla rozmówcy przed rozmową, że jest nagrywana i w jakim celu, w formie, która nie psuje początku spotkania: komunikat w zaproszeniu, zdanie na starcie, informacja w systemie telefonicznym,
- zapis zgody w rekordzie klienta, żeby dało się sprawdzić, które nagrania wolno przetwarzać, a które nie,
- retencja: jak długo nagranie i transkrypcja są przechowywane i co dzieje się z nimi później; notatka w CRM zostaje, nagranie po ustalonym czasie znika,
- dostęp według ról: handlowiec widzi swoje rozmowy, szef sprzedaży rozmowy zespołu, nikt inny niczego.
Zasady ustalasz z własnym prawnikiem, my je zapisujemy w przepływie i egzekwujemy technicznie. Rozmowa bez zapisanej zgody nie trafia do transkrypcji, niezależnie od tego, co jest w nagraniu. Od strony narzędzi nagrywanie spotkań online obsługują same platformy albo asystent dołączający do spotkania, rozmowy telefoniczne nagrywa telefonia lub VoIP, a spotkania na żywo wymagają aplikacji na telefonie handlowca i tego samego komunikatu na starcie.
W hotLead nagrywamy rozmowy konsultantów od lat, bo bez tego nie da się prowadzić call center, które ma jakość, a nie tylko liczbę połączeń. Przez długi czas odsłuchiwanie było ręczne: team leader siadał z nagraniami, wybierał kilka, notował. Dziś model robi pierwsze przejście przez wszystkie i pokazuje, gdzie padła obiekcja, gdzie konsultant stracił rozmówcę i gdzie klient powiedział coś, czego nie było w notatce. Nie zastąpiło to odsłuchu, zmieniło to, które rozmowy odsłuchujemy. I to jest ten sam proces, który wdrażamy klientom: nie „AI ocenia handlowców”, tylko „AI mówi, które rozmowy warto odsłuchać i dlaczego”. Czy handlowcy to lubią? Na początku nie. Po miesiącu nie chcą wracać do notatek z pamięci.
Piotr Wolniewicz, Właściciel hotLead.pl
BANT i MEDDICC z transkrypcji, nie z pamięci handlowca
Kwalifikacja szansy ma w większości CRM postać pól: budżet, osoba decyzyjna, potrzeba, termin w BANT; metryki, decydent ekonomiczny, kryteria i proces decyzyjny, ból, sponsor w MEDDICC. Pola te wypełnia handlowiec po rozmowie, z pamięci, i wypełnia je optymistycznie, bo szansa z pustym polem „budżet” wygląda w pipeline gorzej niż szansa z wpisanym „do ustalenia”. W efekcie kwalifikacja w CRM mówi więcej o tym, co handlowiec chciałby usłyszeć, niż o tym, co klient powiedział.
Z transkrypcji pola wypełniają się tym, co padło w rozmowie. Jeśli klient powiedział, że decyzja zapada na zarządzie w grudniu, pole „termin” dostaje grudzień ze wskazaniem fragmentu rozmowy. Jeśli o budżecie nie było mowy, pole zostaje puste, a model dopisuje je do listy pytań na następną rozmowę. To drugie jest ważniejsze niż pierwsze: handlowiec przed kolejnym spotkaniem dostaje w briefie nie tylko to, co wie, ale i to, czego nie wie, a powinien.
Trzy rzeczy, które z tego wynikają dla szefa sprzedaży:
- Pipeline da się porównać między handlowcami, bo kwalifikacja jest liczona tą samą metodą z tego samego źródła, a nie z pięciu różnych temperamentów.
- Szanse z brakami widać, zanim trafią do prognozy: szansa w etapie „negocjacje” bez zidentyfikowanego decydenta jest flagą, nie wartością w prognozie.
- Coaching ma materiał: jeśli w rozmowach jednego handlowca pole „decydent” jest puste w większości przypadków, to nie jest problem CRM, tylko pytanie, którego ten handlowiec nie zadaje.
Metodę kwalifikacji wybierasz Ty, pola i ich definicje spisujemy na warsztacie, a model stosuje je do transkrypcji. Jeśli używasz własnej metody, zamiast BANT czy MEDDICC, działa to tak samo, pod warunkiem, że pola da się zdefiniować.
AI w rozmowach handlowych: co robi model, a co zostaje przy człowieku
Sztuczna inteligencja w tym obszarze pracuje na nagraniach i dokumentach, i w czterech rolach. Transkrybuje rozmowę, z rozpoznaniem, kto mówi. Streszcza transkrypcję do notatki w ustalonym formacie i wyciąga z niej ustalenia, obiekcje, zadania i pola kwalifikacji ze wskazaniem fragmentu, z którego pochodzą. Składa brief z kilku źródeł naraz. Odpowiada w trakcie rozmowy na pytanie handlowca z dokumentów firmy, ze wskazaniem, skąd wzięła odpowiedź.
Czego model nie robi: nie bierze udziału w rozmowie z klientem, nie odpowiada klientowi zamiast handlowca, nie ocenia, czy szansa jest dobra, i nie zmienia jej etapu na podstawie własnej oceny, tylko na podstawie ustaleń, które handlowiec potwierdził w notatce. Nie wysyła maila po spotkaniu bez zatwierdzenia. Ocena jakości rozmów, czyli karta oceny nałożona na transkrypcję, należy do obszaru raportowania i jest narzędziem dla szefa sprzedaży, nie automatem, który wystawia handlowcom noty.
AI dla handlowców w tym obszarze ma sens wtedy, gdy zabiera im notowanie, przepisywanie i szukanie, a zostawia uwagę na kliencie. Handlowiec, który nie musi notować, patrzy na rozmówcę. To jest realna zmiana w jakości spotkania, większa niż jakakolwiek podpowiedź. Koszt modeli rozliczamy osobno, 1:1 z faktury dostawcy; przy transkrypcji zależy od liczby minut nagrań w miesiącu, przy briefie i notatce od liczby spotkań, i podajemy go przed wdrożeniem na podstawie kalendarza zespołu.
Kalkulator zwrotu z automatyzacji sprzedaży w Twojej firmie – ROI
Policz, ile kosztuje Cię dziś ręczna praca handlowców i leady, które nie dostają odpowiedzi na czas. Wpisz swoje liczby: wielkość zespołu, godziny spędzane na CRM, ofertach i follow-upach, liczbę zapytań przychodzących i wartość klienta. Kalkulator pokaże odzyskane godziny, dodatkową marżę i miesiąc, w którym wdrożenie się zwraca. To symulacja na Twoich założeniach, nie obietnica — realny wynik zależy od stanu danych w CRM i od tego, czy zespół pracuje na wdrożonych procesach. Kalkulator liczy w przeglądarce i niczego nie wysyła; dokładną wycenę podajemy po warsztacie.
| Godziny odzyskane miesięcznie | — |
| Wartość tego czasu | — |
| Uratowane leady miesięcznie | — |
| Dodatkowi klienci miesięcznie | — |
| Dodatkowa marża miesięcznie | — |
To szacunek na Twoich założeniach, nie obietnica. Realny wynik zależy od stanu CRM i tego, czy zespół korzysta z wdrożonych procesów. Dokładną wycenę podajemy po warsztacie.
Jak automatyzacja spotkań łączy się z kampaniami hotLead
Spotkanie umówione przez naszego konsultanta w ramach generowania leadów B2B jest najczęstszym punktem, w którym lead przechodzi z naszych rąk w ręce Twojego handlowca, i najczęstszym miejscem, w którym informacja ginie. Konsultant wie, dlaczego klient zgodził się na rozmowę, co go interesuje i czego się obawia. Handlowiec dostaje termin w kalendarzu i, w najlepszym razie, notatkę konsultanta w CRM.
Z automatyzacją w tym obszarze spotkanie z kampanii przechodzi tę samą ścieżkę co każde inne: brief przed, z notatką konsultanta i nagraniem rozmowy umawiającej jako źródłem, nagranie w trakcie, notatka i kwalifikacja po. Handlowiec wchodzi na spotkanie, wiedząc, co klient powiedział konsultantowi, a nie domyślając się tego z jednej linijki. Po spotkaniu notatka wraca do nas: widzimy, czy spotkanie odbyło się, czy klient był tym, za kogo go uznaliśmy, i jakie obiekcje padły, a to zmienia to, jak umawiamy kolejne.
Dla klientów, którzy prowadzą z nami kampanie, ten obszar jest też odpowiedzią na pytanie, które wraca po każdym pilocie: „umówiliście nam dwadzieścia spotkań, a sprzedaż jest zero, czyje to?”. Z nagraniami i notatkami da się na nie odpowiedzieć liczbami zamiast przekonaniami, i czasem odpowiedź jest po naszej stronie, a czasem po stronie tego, co działo się na spotkaniu. Nasze własne rozmowy konsultantów przeszły tę ścieżkę pierwsze, więc wdrażamy u klientów to, na czym pracujemy sami.
Jak wygląda wdrożenie w obszarze spotkań i rozmów handlowych
Ścieżka jest ta sama, co w pozostałych obszarach, z jedną różnicą: nagrywanie z informacją, zgodą, retencją i dostępem według ról idzie przed wszystkim, co pracuje na nagraniach, a format notatki i pola kwalifikacji ustalamy z zespołem, nie za zespół, bo to handlowcy będą te notatki czytać.
- Brief i warsztat. Jak odbywają się spotkania (online, telefon, na żywo, w jakich proporcjach), jakie narzędzia do spotkań i jaka telefonia, jaki CRM, jaka metoda kwalifikacji i jak zdefiniowane pola, jaki format notatki zespół zaakceptuje, jakie dokumenty mają być źródłem odpowiedzi w trakcie, kto ma dostęp do nagrań i jak długo mają być przechowywane.
- Wycena w godzinach z rozbiciem na procesy. Jedna kwota, nie widełki.
- Wdrożenie etapami. Najpierw nagrywanie z komunikatem, zapisem zgody, retencją i dostępem, testowane na kilku rozmowach wskazanych przez zespół. Potem notatka z nagrania i szkic maila po spotkaniu, na tych samych rozmowach, aż format będzie taki, jaki zespół chce czytać. Następnie kwalifikacja z transkrypcji i rejestr obiekcji, bo pracują na notatkach. Brief przed spotkaniem po kilku tygodniach, kiedy jest już z czego go składać. Umawianie i przypomnienia równolegle, bo nie zależą od reszty. Odpowiedzi z dokumentów w trakcie na końcu, po uporządkowaniu dokumentów, z których mają pochodzić.
- Odbiór. Dokumentacja przepływów i formatów, konta narzędzi transkrypcji i platformy automatyzacji na Twoją firmę, szkolenie zespołu z czytania i poprawiania notatek oraz z komunikatu o nagrywaniu, okres poprawek.
- Utrzymanie. Monitoring, czy nagrania trafiają do transkrypcji, poprawki po zmianach w narzędziach do spotkań i w CRM, bank godzin na zmiany formatu notatki, pól kwalifikacji i dokumentów źródłowych.
Jak mierzymy, czy wdrożenie działa? Trzy liczby. Odsetek spotkań z notatką w CRM w ciągu godziny od zakończenia, przed wdrożeniem i po nim; przed wdrożeniem ta liczba jest zwykle bliska zera, bo notatki powstają wieczorem. Odsetek szans z wypełnionymi polami kwalifikacji ze wskazaniem źródła w transkrypcji. I liczba nieodbytych spotkań po wdrożeniu przypomnień, w stosunku do kwartału wcześniej. Jeśli pierwsza nie rośnie, nagrania nie trafiają do przepływu i szukamy, gdzie się gubią. Jeśli handlowcy nie czytają notatek, format jest zły i wracamy do warsztatu, bo notatka, której nikt nie czyta, jest tylko kosztem transkrypcji.
Ile kosztuje automatyzacja spotkań i rozmów handlowych
Wycena jest godzinowa, tak samo jak w całej automatyzacji procesu sprzedaży: liczba godzin razy stawka, po warsztacie jedna kwota. W cenie jest analiza, budowa przepływu, testy na Twoich rozmowach, dokumentacja, szkolenie i okres poprawek. Osobno rozliczasz licencje narzędzi do nagrywania i transkrypcji, telefonię, platformę automatyzacji oraz zużycie modeli AI, które w tym obszarze jest wyższe niż w większości pozostałych, bo zależy od liczby minut nagrań, i dlatego podajemy je przed wdrożeniem. Notatka po rozmowie z nagrania i szkic maila po spotkaniu są wśród najczęściej zaznaczanych procesów w całym katalogu i typowym pierwszym wdrożeniem w tym obszarze, razem z nagrywaniem, które jest ich warunkiem. Przykładowe ceny procesów i brief do wypełnienia przed rozmową znajdziesz w cenniku automatyzacji.
FAQ - Najczęstsze pytania o automatyzację spotkań i rozmów handlowych
Na początku rzadko z entuzjazmem, bo nagrywanie kojarzy się z kontrolą. Zmienia się to w momencie, w którym pierwszy raz dostają notatkę ze spotkania w pięć minut po jego zakończeniu i nie muszą jej pisać wieczorem. Pomaga też jasne ustalenie na warsztacie, kto ma dostęp do nagrań i do czego są używane: do notatek i briefów dla nich, do coachingu dla szefa sprzedaży, nie do wystawiania not. Dostęp według ról jest częścią wdrożenia, nie obietnicą.
Nagrywa je aplikacja na telefonie handlowca, z tym samym komunikatem na starcie co przy rozmowie online. Jakość transkrypcji jest niższa niż ze spotkania online, szczególnie w hałaśliwym otoczeniu, więc notatka wymaga uważniejszego sprawdzenia. Jeśli spotkania na żywo są u Ciebie większością, mówimy o tym na warsztacie i testujemy na kilku prawdziwych rozmowach przed wyceną reszty.
Nie bezpośrednio. Notatka jest wewnętrzna i zawiera rzeczy, których klient nie powinien widzieć, na przykład obiekcje w brzmieniu, w jakim padły, i ocenę szansy. Do klienta idzie szkic maila po spotkaniu, czyli ustalenia i kolejne kroki w formie, którą handlowiec przeczytał i zatwierdził. Jeśli chcesz wysyłać klientowi podsumowanie w innym formacie, ustalamy go na warsztacie.
Transkrypcja i notatka działają w głównych językach europejskich, a notatka może być w innym języku niż rozmowa, na przykład rozmowa po niemiecku, notatka po polsku. Rozmowy mieszane, w których język zmienia się w trakcie, transkrybują się gorzej i wymagają sprawdzenia. Testujemy to na Twoich nagraniach przed wyceną, nie zakładamy.
Narzędzia do streszczania spotkań robią notatkę, ale zostawiają ją u siebie albo wysyłają mailem. Wdrożenie polega na tym, że notatka trafia do właściwego rekordu w CRM, zadania z niej powstają z datą i właścicielem, pola kwalifikacji wypełniają się według Twojej metody, obiekcje idą do rejestru, a brief przed następnym spotkaniem powstaje z tego, co poprzednia notatka zebrała. Jeśli Twoje narzędzie ma API, budujemy na nim. Jeśli nie, mówimy, co trzeba zmienić.
Brief jest tak dobry, jak dane, z których powstaje. Na pustym CRM składa się z karty firmy z prospectingu i sygnałów z monitoringu, czyli z tego, co da się zebrać z zewnątrz, i to jest nadal więcej, niż handlowiec miałby bez niego. Pełną wartość ma po kilku tygodniach notatek z nagrań i po wdrożeniu logowania maili i spotkań w obszarze CRM, i dlatego wdrażamy go po notatce, nie przed.
Od notatki po rozmowie z nagrania, razem z nagrywaniem, które jest jej warunkiem. To proces, który zespół czuje od pierwszego dnia, bo zabiera najbardziej znienawidzoną czynność w pracy handlowca, i który zbiera dane dla wszystkich pozostałych procesów w tym obszarze. Brief, kwalifikację i obiekcje dokładamy, kiedy notatek jest już z czego składać.
Najkrótsza droga to brief z cennika: wypełnij go, zaznacz procesy z tego obszaru, odeślij. Wrócimy z wyceną w godzinach, propozycją kolejności, w której nagrywanie będzie pierwsze, i terminem warsztatu. Jeśli wolisz rozmowę, umów konsultację.
Jeśli problemem nie jest to, co dzieje się na spotkaniach, tylko to, że jest ich za mało, zacznij od obsługi leadów przychodzących albo od kampanii generowania leadów, w której spotkania umawia nasze call center. Jeśli spotkania są, notatki są, a oferty po nich i tak wiszą bez odpowiedzi, to obszar CRM i pipeline ze strażnikiem ponowień albo obszar ofert i zamknięcia.