Automatyzacja raportowania sprzedaży
Raportowanie sprzedaży, dashboard i coaching
Liczby dla szefa sprzedaży bez pytania handlowców
Raportowanie, coaching i zarządzanie to ósmy z ośmiu obszarów automatyzacji sprzedaży w hotLead i ten, który pracuje na wszystkim, co zbierają pozostałe: dashboard sprzedażowy liczy się sam z CRM, poczty i kalendarza, raport poranny czeka w skrzynce szefa sprzedaży przed pierwszym spotkaniem, alerty mówią o problemie w dniu, w którym powstaje, a pomiar czasu reakcji i ocena jakości rozmów pokazują, co robi każdy handlowiec, bez pytania go o to na spotkaniu. Automat liczy, zestawia i alarmuje, a wnioski, rozmowę z handlowcem i decyzję o tym, co zmienić, podejmuje człowiek.
Ta podstrona rozwija obszar 8 z mapy automatyzacji procesu sprzedaży. Jest tu wyjaśnienie, dlaczego raport sprzedażowy w większości firm powstaje z telefonów do handlowców i dlaczego przez to kłamie, opis tego, co widać na dashboardzie, którego nikt nie wypełnia, podział na to, co potrzebuje zarząd, szef sprzedaży i handlowiec, lista procesów z katalogu, osobna sekcja o pomiarze czasu reakcji jako jednej liczbie, która mówi najwięcej, sekcja o coachingu z nagrań zamiast z wrażeń, rola AI w raportowaniu, połączenie z kampaniami, w których liczymy, co dzieje się z leadami po przekazaniu, oraz odpowiedź na pytanie, czy automatyczna ocena rozmów nie zamieni się w nadzór. Kwoty są w cenniku automatyzacji razem z briefem.
Jeśli trafiłeś tu, bo raport na poniedziałkowe spotkanie składasz w niedzielę wieczorem z arkusza, do którego handlowcy wpisali w piątek to, co pamiętali, bo o spadku sprzedaży w regionie dowiadujesz się z wyniku kwartału, a nie w drugim tygodniu kwartału, i bo jedyną odpowiedzią na pytanie zarządu „ile mamy w pipeline na grudzień” jest liczba, w którą sam nie wierzysz, to są dokładnie te procesy, które porządkujemy w tym obszarze. Obszar raportowania jest ostatni na liście nie dlatego, że jest najmniej ważny, tylko dlatego, że liczy na danych, które zbierają pozostałe. Dashboard na pustym CRM jest ładnym wykresem z niczego. Dashboard na CRM, który uzupełnia się sam, jest pierwszym w firmie raportem, w który da się wierzyć.
Raport dla zarządu z CRM, nie z telefonów do handlowców
Dashboard liczy się sam z CRM, poczty i faktur, raport poranny czeka w skrzynce przed pierwszym spotkaniem, a mediana czasu reakcji i ocena rozmów mówią, co robi każdy handlowiec, bez pytania go o to.
Wsparcie Twojej sprzedaży w raportowaniu, coachingu i zarządzaniu
W tym opracowaniu znajdziesz:
- Dlaczego raport sprzedażowy kłamie – i dlaczego nie jest to wina handlowców, tylko tego, że raport powstaje z ich pamięci zamiast z ich pracy
- Co widać na dashboardzie, którego nikt nie wypełnia – jakie liczby dostaje zarząd, szef sprzedaży i handlowiec, i skąd każda z nich się bierze
- Procesy, które wdrażamy – dashboard sprzedażowy, raport poranny, alerty KPI, pomiar czasu reakcji i SLA, ocena jakości rozmów, atrybucja źródeł, prognoza na danych, asystent szefa sprzedaży
- Pomiar czasu reakcji i SLA – jedna liczba, która mówi o dziale sprzedaży więcej niż cały raport kwartalny
- Coaching z nagrań, nie z wrażeń – jak karta oceny nałożona na transkrypcje mówi, z kim i o czym rozmawiać, i dlaczego nie wystawia nikomu not
- Co w raportowaniu robi AI, a co zostaje przy szefie sprzedaży – model liczy, zestawia i streszcza, człowiek wyciąga wnioski i rozmawia z zespołem
- Jak ten obszar łączy się z kampaniami hotLead – atrybucja mówi, co dzieje się z leadami z call center i cold mailingu po przekazaniu, i rozstrzyga, czyja jest konwersja
- Odpowiedzi na najczęstsze pytania – czy to nadzór nad handlowcami, co bez CRM, czym dashboard od nas różni się od raportów w CRM, od czego zacząć przy zespole trzech osób
Autor opracowania: Piotr Wolniewicz, CEO hotLead.pl
Ekspert digital marketingu z ponad 16-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się w lead generation, sprzedaży B2B i kampaniach performance. Założyciel hotLead.pl, autor publikacji i praktyk, który zrealizował ponad 750 projektów dla firm z różnych branż. Wierzy w skuteczność, nieszablonowe myślenie i dobrą rozmowę z klientem.
Dlaczego raport sprzedażowy kłamie
Raport sprzedażowy w większości firm powstaje w trzech krokach. Szef sprzedaży pyta handlowców, co u nich. Handlowcy odpowiadają z pamięci, optymistycznie, bo nikt nie lubi mówić na spotkaniu, że szansa z poprzedniego tygodnia umarła. Szef sprzedaży wpisuje to do arkusza i składa z tego raport dla zarządu, w który sam nie wierzy, ale innego nie ma. Każdy z tych kroków dodaje błąd w tę samą stronę i w efekcie pipeline wygląda lepiej niż jest, prognoza nie trafia, a zarząd uczy się, że liczby z działu sprzedaży trzeba dzielić przez dwa.
Problem nie leży w uczciwości handlowców, tylko w źródle danych. Raport z pamięci mówi o tym, co handlowiec pamiętał w piątek po południu, a nie o tym, co wydarzyło się w tygodniu. Nie zawiera oferty, która wyszła i nie została otwarta. Nie zawiera leada z formularza, do którego nikt nie zadzwonił przez trzy dni. Nie zawiera rozmowy, w której klient wymienił nazwę konkurenta. Te zdarzenia są w skrzynce, w CRM, w narzędziu do ofert i w nagraniu, tylko nikt ich nie składa, bo składanie ręczne zajęłoby więcej czasu niż samo sprzedawanie.
Automatyzacja raportowania zmienia źródło. Zamiast pytać ludzi, raport patrzy na zdarzenia: ile leadów przyszło i z jakich źródeł, ile dostało kontakt i po jakim czasie, ile zamieniło się w spotkania, ile spotkań w oferty, ile ofert zostało otwartych, ile wygranych i za ile, i gdzie w tym lejku liczby spadają najmocniej. Szef sprzedaży przestaje zbierać dane i zaczyna je czytać, a poniedziałkowe spotkanie przestaje być zbieraniem informacji, a staje się rozmową o tym, co z nimi zrobić. To jest też jedyny obszar, w którym efekt wdrożenia widzi zarząd, a nie tylko dział sprzedaży, i dlatego często jest tym, który przekonuje do pozostałych siedmiu.
Automatyzacja działu sprzedaży
Osiem obszarów automatyzacji procesu sprzedaży
Dział sprzedaży dzielimy na osiem obszarów, bo tak łatwiej zdecydować, co ma sens w Twojej firmie. Każdy porządkuje inny moment w drodze od surowej listy firm do raportu dla zarządu. Zaznaczasz, gdzie boli, a my mówimy, od czego zacząć.
Co widać na dashboardzie, którego nikt nie wypełnia
Dashboard sprzedażowy ma trzech odbiorców i każdy z nich potrzebuje innych liczb, w innej częstotliwości i w innym miejscu. Zarząd chce wiedzieć, czy kwartał się domknie, i chce to wiedzieć raz w tygodniu w jednym ekranie. Szef sprzedaży chce wiedzieć, gdzie dziś jest problem, i chce to wiedzieć rano, zanim zespół zacznie pracę. Handlowiec chce wiedzieć, co ma zrobić dziś, i chce to wiedzieć na telefonie, bo przy laptopie siedzi najmniej.
| Odbiorca | Co widzi | Skąd się bierze | Jak często |
|---|---|---|---|
| Zarząd | wartość pipeline ważona historią, prognoza na kwartał z rozjazdem do planu, wygrane i przegrane w okresie, koszt leada per źródło, trend względem poprzedniego okresu | CRM po audycie, fakturowanie, atrybucja źródeł | raz w tygodniu, jeden ekran, bez klikania |
| Szef sprzedaży | szanse bez ruchu, oferty bez odpowiedzi, leady bez kontaktu w SLA, mediana czasu reakcji per handlowiec, rozmowy do odsłuchania, odchylenia od KPI z alertem | CRM, poczta, narzędzie do ofert, transkrypcje, zegar | raport poranny w skrzynce i alerty w ciągu dnia |
| Handlowiec | własna lista na dziś: leady do kontaktu, ponowienia, zadania po spotkaniach, szanse, które stoją, własna mediana reakcji na tle zespołu | CRM i zadania z pozostałych obszarów | rano na telefonie, aktualizowane w ciągu dnia |
Każda liczba na dashboardzie ma źródło, które da się kliknąć: wartość pipeline rozwija się do listy szans, mediana reakcji do listy leadów, odsetek wygranych do listy ofert. To jest różnica między dashboardem a slajdem: slajd mówi, że jest źle, dashboard mówi, gdzie. Jeśli zarząd pyta, dlaczego prognoza spadła, odpowiedź jest o dwa kliknięcia od pytania, a nie o tydzień zbierania informacji.
Kontakt
Porozmawiajmy o automatyzacji Twojej sprzedaży.
Jeden telefon może zmienić cały proces. Jeśli masz poczucie, że z Twojej sprzedaży można wycisnąć znacznie więcej, zadzwoń lub napisz wiadomość.
Wiesz już, co chcesz usprawnić? Wypełnij 3-minutowy brief, a na pierwsze spotkanie przyjdziemy z wyceną, nie z pytaniami.
Umów się na konsultację
Wypełnij poniższy formularz kontaktowy, a Twój doradca skontaktuje się z Tobą w określonym przez Ciebie terminie.
Procesy z katalogu, które składają się na obszar automatyzacji raportowania
Obszar raportowania ma w katalogu dziewięć procesów i dwa systemy pełne, które spinają składowe z innych obszarów. Kolejność wdrożenia wynika z tego, na jakich danych każdy z nich liczy, i dlatego pomiar czasu reakcji jest zwykle pierwszy, a prognoza ostatnia.
Dashboard sprzedażowy. Jeden ekran dla zarządu i jeden dla szefa sprzedaży, liczony z CRM, fakturowania i narzędzi, które już masz, z liczbami, które da się rozwinąć do źródła. Budujemy go na narzędziu, które już masz, jeśli jest, albo dostarczamy własny, jeśli nie ma, i w obu przypadkach dane są Twoje, a dashboard zostaje u Ciebie po odbiorze.
Raport poranny. Codziennie o ustalonej godzinie szef sprzedaży dostaje w skrzynce albo na komunikatorze jedną stronę: co wydarzyło się wczoraj, co stoi, co wymaga reakcji dziś, kto nie zareagował na leada, które oferty czekają, które szanse zmieniły etap. Bez logowania do czegokolwiek, bez klikania po filtrach, w formie, którą da się przeczytać w windzie.
Alerty KPI. Progi dla liczb, które mają znaczenie: lead bez kontaktu dłużej niż ustalony czas, spadek liczby leadów z źródła o więcej niż ustalony procent, szansa o wartości powyżej progu bez ruchu, odsetek wygranych poniżej normy w regionie. Alert idzie do osoby, która może zareagować, w momencie przekroczenia progu, a nie w raporcie miesięcznym.
Pomiar czasu reakcji i SLA. Mediana czasu od leada do pierwszego kontaktu, od oferty do ponowienia, od zapytania do odpowiedzi, per handlowiec i per źródło, z progami SLA i raportem przekroczeń. Osobna sekcja niżej.
Ocena jakości rozmów. Karta oceny z kryteriami ustalonymi z Tobą nałożona na transkrypcje rozmów z obszaru spotkań, z wynikiem per rozmowa i per handlowiec, i z listą rozmów, które warto odsłuchać i dlaczego. Osobna sekcja niżej.
Atrybucja źródeł. Każda wygrana i każda przegrana przypisana do źródła leada: formularz, cold mailing, call center, polecenie, targi, LinkedIn, z kosztem leada i wartością wygranej per źródło. Odpowiada na pytanie, które źródła przynoszą klientów, a które tylko leady, i rozstrzyga spory o to, czyja jest konwersja.
Prognoza sprzedaży na danych. Wartość pipeline ważona prawdopodobieństwem liczonym z historii zamknięć, per etap i per handlowiec, z rozjazdem do planu i do poprzedniej prognozy. Pracuje na CRM po audycie i po kilku tygodniach logowania z obszaru CRM, i dlatego jest ostatnia w kolejności.
Asystent szefa sprzedaży. Czat nad danymi sprzedażowymi: „pokaż szanse powyżej 50 tysięcy bez ruchu od dwóch tygodni”, „kto ma najdłuższy czas reakcji w tym miesiącu”, „streść rozmowy z klientem X z ostatniego kwartału”, „porównaj wyniki regionu północ z południem”. Odpowiedź z liczb i z odesłaniem do źródła, bez budowania raportu i bez pytania analityka.
Asystent handlowca z analizą rozmów i spięty system sprzedaży. Dwa systemy pełne z katalogu, które łączą składowe z kilku obszarów: pierwszy daje handlowcowi brief, notatkę, kwalifikację i ocenę własnych rozmów w jednym miejscu, drugi spina leady przychodzące, kampanie wychodzące, oferty i raporty zarządcze w jeden przepływ. Wdrażamy je dopiero wtedy, gdy działają już składowe, bo odwrotna kolejność kończy się systemem, którego nikt nie używa.
Kalkulator zwrotu z automatyzacji sprzedaży w Twojej firmie – ROI
Policz, ile kosztuje Cię dziś ręczna praca handlowców i leady, które nie dostają odpowiedzi na czas. Wpisz swoje liczby: wielkość zespołu, godziny spędzane na CRM, ofertach i follow-upach, liczbę zapytań przychodzących i wartość klienta. Kalkulator pokaże odzyskane godziny, dodatkową marżę i miesiąc, w którym wdrożenie się zwraca. To symulacja na Twoich założeniach, nie obietnica — realny wynik zależy od stanu danych w CRM i od tego, czy zespół pracuje na wdrożonych procesach. Kalkulator liczy w przeglądarce i niczego nie wysyła; dokładną wycenę podajemy po warsztacie.
| Godziny odzyskane miesięcznie | — |
| Wartość tego czasu | — |
| Uratowane leady miesięcznie | — |
| Dodatkowi klienci miesięcznie | — |
| Dodatkowa marża miesięcznie | — |
To szacunek na Twoich założeniach, nie obietnica. Realny wynik zależy od stanu CRM i tego, czy zespół korzysta z wdrożonych procesów. Dokładną wycenę podajemy po warsztacie.
Pomiar czasu reakcji i SLA: jedna liczba, która mówi najwięcej
Jeśli masz zmierzyć w dziale sprzedaży jedną rzecz, zmierz medianę czasu od leada do pierwszego kontaktu. Nie dlatego, że jest najważniejsza dla wyniku, choć jest blisko, tylko dlatego, że jest jedyną liczbą, która jednocześnie mówi o procesie, o ludziach i o narzędziach, i której nie da się poprawić deklaracją. Lead przyszedł o 14:12, handlowiec zadzwonił o 16:40, mediana w tygodniu wyniosła dwie godziny dwadzieścia minut. Nie ma w tym interpretacji, i dlatego to pierwszy proces, który wdrażamy w tym obszarze, często równolegle z leadem z formularza z obszaru obsługi leadów.
Mierzymy trzy czasy, każdy per handlowiec i per źródło leada:
- Od leada do pierwszego kontaktu: od momentu, w którym zapytanie trafiło do CRM, do pierwszej zarejestrowanej próby kontaktu, nie do pierwszej rozmowy, bo próbę kontroluje handlowiec, a odebranie telefonu klient.
- Od oferty do ponowienia: ile dni mija między wysłaniem oferty a pierwszym ponowieniem, jeśli klient nie odpowiedział, w zestawieniu z progiem ustalonym dla strażnika ponowień.
- Od zapytania do odpowiedzi: dla maili od klientów w trakcie procesu, bo klient, który czeka na odpowiedź trzy dni w trakcie negocjacji, czuje to tak samo, jak lead, który czeka na pierwszy telefon.
Dla każdego czasu ustalamy SLA, czyli próg, powyżej którego lead, oferta albo mail trafia do raportu przekroczeń i do alertu. Mediana jest celowo, nie średnia: jeden lead, do którego nikt nie zadzwonił przez dwa tygodnie, zepsuje średnią całego zespołu i ukryje to, że reszta reaguje w kwadrans. Raport pokazuje medianę i osobno listę przekroczeń, bo to są dwie różne rozmowy: jedna o procesie, druga o konkretnym leadzie.
Rozbicie per źródło jest tym, co zaskakuje najczęściej. Leady z formularza mają u większości klientów medianę liczoną w godzinach, bo trafiają do skrzynki. Spotkania umówione przez call center mają medianę zero, bo termin jest w kalendarzu. Leady z LinkedIn nie mają mediany, bo nie trafiają do CRM wcale. Ten jeden raport mówi, które źródło jest obsługiwane, a które tylko istnieje, i zwykle jest pierwszym argumentem za wdrożeniem obszaru 3.
Coaching z nagrań, nie z wrażeń
Ocena jakości rozmów jest procesem, o który szefowie sprzedaży pytają z nadzieją, a handlowcy z obawą, i oba uczucia są uzasadnione, dopóki nie ustali się, do czego służy. Nie służy do wystawiania not. Służy do tego, żeby szef sprzedaży, który ma dwunastu handlowców i czterysta rozmów w miesiącu, wiedział, które dwadzieścia odsłuchać i z kim o czym porozmawiać. Bez tego coaching odbywa się na podstawie wrażeń z jednego spotkania, na które szef pojechał z handlowcem, i wyników z kwartału, które mówią, że jest źle, ale nie mówią dlaczego.
Karta oceny powstaje na warsztacie z Tobą i zawiera kryteria, które mają znaczenie w Twojej sprzedaży: czy handlowiec zadał pytanie o budżet i o decydenta, czy odpowiedział na obiekcję, czy sam ją wywołał, czy ustalił kolejny krok z datą, ile mówił, a ile słuchał, czy padła nazwa konkurenta i co się wtedy stało. Model nakłada kartę na transkrypcje rozmów nagranych w obszarze spotkań i dla każdej rozmowy podaje wynik z uzasadnieniem i z fragmentem, z którego wynika. Z wyników per handlowiec powstaje obraz tego, co komu idzie, a co nie, i on jest materiałem do rozmowy coachingowej, nie jej wynikiem.
Trzy zasady, które są w każdym wdrożeniu tego procesu:
- handlowiec widzi własne wyniki przed szefem albo razem z nim, z tymi samymi uzasadnieniami i fragmentami, bo ocena, której się nie rozumie, uczy tylko unikania nagrywania,
- wynik nie jest w systemie premiowym bez osobnej decyzji i osobnego warsztatu, bo karta oceny mierzy to, co się da zmierzyć z transkrypcji, a nie wszystko, co decyduje o sprzedaży,
- model wskazuje rozmowy do odsłuchania, a nie zastępuje odsłuchu: najlepsze rozmowy jako materiał na szkolenie zespołu, najsłabsze jako materiał do rozmowy indywidualnej, rozmowy z nazwą konkurenta jako materiał dla szefa.
W hotLead team leader odsłuchuje rozmowy konsultantów od początku istnienia firmy i przez lata był to główny sposób, w jaki uczyliśmy ludzi dzwonić. Problem był jeden: przy kilkuset rozmowach w tygodniu odsłuchiwała ułamek, wybrany losowo albo po skardze klienta, i coaching był na próbce, o której nie wiedzieliśmy, czy jest reprezentatywna. Dziś model przechodzi przez wszystkie rozmowy z kartą, którą sami napisaliśmy, i mówi, które odsłuchać. Liczba odsłuchanych rozmów nie wzrosła. Zmieniło się to, że odsłuchujemy te, które coś pokażą, a nie te, które akurat wypadły. Czy model ocenia rozmowę lepiej niż doświadczony team leader? Nie. Ale team leader nie jest w stanie przesłuchać czterystu rozmów, a model tak, i na tym polega podział pracy, który wdrażamy klientom.
Piotr Wolniewicz, Właściciel hotLead.pl
AI w raportowaniu: co robi model, a co zostaje przy szefie sprzedaży
Sztuczna inteligencja w tym obszarze pracuje na liczbach i na tekście, i w czterech rolach. Streszcza: raport poranny z kilkudziesięciu zdarzeń do jednej strony, przebieg kwartału do akapitu dla zarządu. Odpowiada na pytania: asystent szefa sprzedaży zamienia pytanie w języku naturalnym na zapytanie do danych i oddaje wynik z odesłaniem do źródła. Ocenia według karty: nakłada kryteria na transkrypcje i podaje wynik z uzasadnieniem. Wykrywa odchylenia: zauważa, że liczba leadów z jednego źródła spadła, zanim ktoś zobaczy to w raporcie miesięcznym, i uruchamia alert.
Czego model nie robi: nie ustala progów KPI ani SLA, bo to decyzja o tym, co w Twojej firmie znaczy „dobrze”, i podejmuje ją szef sprzedaży na warsztacie. Nie ocenia handlowców jako ludzi, tylko rozmowy według karty, którą napisał człowiek. Nie podejmuje decyzji personalnych, nie zmienia planów sprzedażowych i nie wysyła raportów do zarządu bez tego, żeby szef sprzedaży je zobaczył, jeśli tak ustalono. Prognoza jest liczona z historii, nie z oceny modelu, i jest to celowe, bo prognoza z historii jest do obronienia przed zarządem liczbami, a prognoza z modelu nie.
AI dla szefa sprzedaży w tym obszarze ma sens wtedy, gdy zabiera mu zbieranie i składanie danych, a zostawia czytanie ich i rozmowę z zespołem. Koszt modeli rozliczamy osobno, 1:1 z faktury dostawcy; przy raporcie porannym i alertach jest niewielki, przy ocenie jakości rozmów zależy od liczby minut transkrypcji w miesiącu i jest najwyższym kosztem modeli w całym katalogu, więc podajemy go przed wdrożeniem na podstawie liczby rozmów zespołu.
Jak automatyzacja raportowania łączy się z kampaniami hotLead
Każda kampania, którą prowadzimy w ramach generowania leadów B2B, kończy się raportem z naszej strony: ile kontaktów, ile rozmów, ile spotkań, ile prośb o ofertę. Ten raport kończy się w momencie przekazania leada, a to, co dzieje się potem, jest u klienta i przez lata było dla nas i dla klienta czarną skrzynką. Spotkania były, sprzedaży nie było, i rozmowa o tym, czyja to wina, odbywała się na przekonaniach.
Atrybucja źródeł i pomiar czasu reakcji z tego obszaru zamieniają tę rozmowę na liczby.
Klient widzi, ile leadów z hotLead dostało kontakt i po jakim czasie, ile zamieniło się w oferty, ile ofert zostało otwartych i ile wygranych, w zestawieniu z leadami z formularza, z poleceń i z pozostałych źródeł. My widzimy to samo, jeśli klient nam to udostępni, i dzięki temu wiemy, czy problem jest w leadach, czy w tym, co dzieje się z nimi po przekazaniu. Czasem odpowiedź jest po naszej stronie: spotkania z kampanii mają niższy odsetek ofert niż spotkania z poleceń, więc kwalifikacja w rozmowie konsultanta jest za luźna i ją poprawiamy. Czasem po stronie klienta: leady z kampanii czekają na kontakt trzy dni, bo trafiają do skrzynki, a nie do CRM, i wtedy proponujemy obszar 3.
Dla klientów, którzy prowadzą z nami kampanie od dłuższego czasu, dashboard z atrybucją jest tym, co pozwala rozmawiać o budżecie na podstawie kosztu wygranej per źródło, a nie kosztu leada. Lead z call center jest droższy niż lead z formularza. Wygrana z call center bywa tańsza, bo lead jest kwalifikowany w rozmowie, zanim trafi do handlowca, i dopiero atrybucja pokazuje, które z tych zdań jest prawdziwe w Twojej firmie.
Jak wygląda wdrożenie w obszarze raportowania, coachingu i zarządzania
Ścieżka jest ta sama, co w pozostałych obszarach, z jedną różnicą: zanim zbudujemy jakikolwiek raport, sprawdzamy, na jakich danych ma liczyć, i jeśli CRM nie przeszedł audytu z obszaru 4, audyt jest pierwszym etapem, bo raport z zaśmieconych danych jest gorszy niż brak raportu: wygląda wiarygodnie.
- Brief i warsztat. Jakie raporty powstają dziś, kto je składa, ile to zajmuje i kto je czyta, jaki CRM i w jakim stanie, jakie inne źródła danych (fakturowanie, telefonia, narzędzie do ofert, marketing automation), jakie liczby zarząd chce widzieć co tydzień, jakie szef sprzedaży codziennie, jakie KPI mają progi i jakie, czy rozmowy są nagrywane, jakie kryteria oceny rozmów mają znaczenie, kto ma widzieć czyje wyniki.
- Audyt danych, jeśli CRM go nie przeszedł, z raportem o tym, które liczby da się policzyć wiarygodnie od dziś, a które po sprzątaniu i po okresie zbierania.
- Wycena w godzinach z rozbiciem na procesy, z uwzględnieniem tego, czy dashboard budujemy na Twoim narzędziu, czy dostarczamy własny. Jedna kwota, nie widełki.
- Wdrożenie etapami. Najpierw pomiar czasu reakcji i raport poranny, bo liczą na zdarzeniach z CRM i działają od pierwszego dnia po audycie. Potem alerty KPI na progach z warsztatu, testowane przez dwa tygodnie w trybie „pokaż, ale nie wysyłaj”, żeby nie zalać szefa sprzedaży fałszywymi alarmami. Następnie dashboard dla szefa sprzedaży i zarządu. Atrybucja źródeł po uporządkowaniu pola „źródło” w CRM. Ocena jakości rozmów po wdrożeniu nagrywania z obszaru 5 i po warsztacie nad kartą oceny z zespołem. Prognoza na końcu, po kilku tygodniach logowania. Asystent szefa sprzedaży, gdy dane są już spójne, bo asystent na niespójnych danych odpowiada płynnie i źle.
- Odbiór. Dokumentacja źródeł każdej liczby na dashboardzie, progów i kart oceny, konta narzędzi na Twoją firmę, szkolenie szefa sprzedaży i zarządu z czytania dashboardu oraz handlowców z własnych wyników, okres poprawek.
- Utrzymanie. Monitoring, czy dane dopływają ze wszystkich źródeł, poprawki po zmianach w CRM i narzędziach, bank godzin na zmiany progów, kryteriów karty i układu dashboardu, bo po pierwszym kwartale zawsze okazuje się, że jedna liczba, o którą prosił zarząd, nie jest czytana, a innej, o którą nie prosił, brakuje.
Jak mierzymy, czy wdrożenie działa? Trzy liczby i jedno pytanie. Czas, jaki szef sprzedaży poświęca tygodniowo na składanie raportów, przed wdrożeniem i po nim, mierzony uczciwie, bo to jest koszt, który ten obszar zdejmuje jako pierwszy. Rozjazd między prognozą a wynikiem po kwartale, który mówi, czy dane mówią prawdę. Liczba alertów, na które ktoś zareagował, w stosunku do wysłanych, bo alerty ignorowane są szumem i trzeba podnieść próg. I pytanie do zarządu po kwartale: czy w ostatnim miesiącu poprosiliście dział sprzedaży o liczbę, której nie było na dashboardzie? Jeśli tak, dopisujemy ją. Jeśli nie, dashboard robi to, po co powstał.
Ile kosztuje automatyzacja raportowania sprzedaży
Wycena jest godzinowa, tak samo jak w całej automatyzacji procesu sprzedaży: liczba godzin razy stawka, po warsztacie jedna kwota. W cenie jest analiza, budowa raportów i przepływów, testy na Twoich danych, dokumentacja źródeł każdej liczby, szkolenie i okres poprawek. Osobno wyceniamy audyt danych, jeśli CRM go nie przeszedł, integracje z fakturowaniem, ERP i telefonią oraz dashboard dostarczany przez nas, jeśli nie masz narzędzia, na którym da się go zbudować. Osobno rozliczasz licencje narzędzi do wizualizacji, transkrypcji i platformy automatyzacji oraz zużycie modeli AI, które przy ocenie jakości rozmów jest najwyższe w całym katalogu i zależy od liczby minut nagrań. Pomiar czasu reakcji i raport poranny są wśród tańszych procesów w tym obszarze i najczęstszym pierwszym wdrożeniem; dashboard zależy od liczby źródeł danych i odbiorców. Przykładowe ceny procesów i brief do wypełnienia przed rozmową znajdziesz w cenniku automatyzacji.
FAQ - Najczęstsze pytania o raportowanie sprzedaży, dashboard i coaching
Pomiar czasu reakcji i ocena rozmów pokazują, co dzieje się z leadami i w rozmowach, i tak, pokazują to per handlowiec. Różnica między nadzorem a zarządzaniem jest w tym, co się z tą informacją robi i kto ją widzi. W każdym wdrożeniu handlowiec widzi własne liczby i własne wyniki z tymi samymi uzasadnieniami co szef, karta oceny jest ustalana z zespołem, a wynik nie trafia do premii bez osobnej decyzji. Handlowcy, którzy reagują szybko i rozmawiają dobrze, zwykle są tymi, którzy chcą te liczby mieć, bo dotąd nikt ich nie widział.
Nie, i mówimy to wprost. Raport liczy na zdarzeniach, a jeśli zdarzeń nie ma w żadnym systemie, nie ma z czego liczyć. Zaczynamy wtedy od obszaru CRM i pipeline: audyt, logowanie maili i spotkań, automatyczne etapy, i wracamy do raportowania po kilku tygodniach, kiedy CRM zaczął się wypełniać sam. Jedyny wyjątek to pomiar czasu reakcji na leadach z formularza, który da się uruchomić razem z obszarem 3 od pierwszego dnia.
Raporty w CRM pokazują to, co jest w CRM, i tylko to. Dashboard łączy CRM z fakturowaniem, pocztą, narzędziem do ofert, telefonią i transkrypcjami, więc odpowiada na pytania, na które raport z jednego systemu nie odpowie: ile wygrana z danego źródła kosztowała, ile czasu minęło od maila klienta do odpowiedzi, co padło w rozmowach, które poprzedziły przegraną. Jeśli raporty w Twoim CRM wystarczają, nie budujemy drugiego dashboardu, tylko dokładamy do nich pomiar czasu reakcji i alerty.
Dashboard dla zarządu przy trzech handlowcach zwykle nie, bo szef sprzedaży widzi wszystko bez niego. Pomiar czasu reakcji, raport poranny i alerty tak, bo przy trzech osobach jeden lead, do którego nikt nie zadzwonił, jest proporcjonalnie większą stratą niż przy trzydziestu. Ocena rozmów ma sens przy trzech handlowcach, jeśli szef sprzedaży nie ma czasu słuchać nagrań, a to jest sytuacja większości firm tej wielkości.
Z historii zamknięć w Twoim CRM: ile szans z danego etapu zamieniło się w wygrane, w jakim czasie, u którego handlowca. Prognoza waży pipeline tymi prawdopodobieństwami, a nie deklaracją handlowca, że „na 80% zamkniemy”. Wierzyć jej należy tyle, ile rozjazdowi po pierwszym kwartale: podajemy go wprost, i jeśli jest duży, poprawiamy wagi, a nie prognozę. Prognoza z pierwszego miesiąca jest zawsze gorsza niż z czwartego, i tak ją opisujemy zarządowi.
Jeśli arkusz jest źródłem prawdy dla jakiejś liczby, na przykład planu sprzedaży per region, podłączamy go jako źródło, pod warunkiem, że ma stałą strukturę i jednego właściciela. Jeśli arkusz jest miejscem, do którego handlowcy przepisują to, co powinno być w CRM, nie podłączamy go, tylko wdrażamy to, co sprawi, że przepisywanie przestanie być potrzebne. Rozróżnienie robimy na warsztacie, arkusz po arkuszu.
Od pomiaru czasu reakcji i SLA, jeśli leady trafiają do CRM, albo od raportu porannego, jeśli CRM jest po audycie i uzupełnia się sam. Oba zabierają szefowi sprzedaży zbieranie danych od pierwszego tygodnia i oba pokazują, czy pozostałe obszary działają. Dashboard i prognozę dokładamy, gdy jest już z czego je liczyć, a ocenę rozmów, gdy rozmowy są nagrywane.
Najkrótsza droga to brief z cennika: wypełnij go, zaznacz procesy z tego obszaru, odeślij. Wrócimy z wyceną w godzinach, propozycją kolejności i terminem warsztatu, na którym pierwszym pytaniem będzie, w jakim stanie są dane, na których raport ma liczyć. Jeśli wolisz rozmowę, umów konsultację.
Jeśli liczby, których brakuje, dotyczą tego, co dzieje się z leadami zaraz po ich przyjściu, zacznij od obsługi leadów przychodzących z pomiarem czasu reakcji w pakiecie. Jeśli CRM nie uzupełnia się sam, zacznij od obszaru CRM i pipeline, bo raportowanie na nim buduje. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda raport z leadów po przekazaniu, zanim zbudujesz własny dashboard, zacznij od kampanii generowania leadów, w której raportujemy po swojej stronie wszystko do momentu przekazania.