Wirtualna Centrala TeleCube jako narzędzie wspierające sprzedaż

Komunikacja telefoniczna z Klientami jest nieodzownym elementem działań sprzedażowych wielu firm.

Bez względu na to czy obsługiwani są Klienci Indywidualni czy Biznesowi, prawdopodobnie większość z nich nie rozstaje się z telefonem. Śmiało więc można stwierdzić, że rozmowa telefoniczna stanowi jeden z najpowszechniejszych sposobów kontaktu. Ale jak te wszystkie połączenia uporządkować i przy okazji się w nich nie pogubić?

Tu pomocna może okazać się Wirtualna Centrala oferowana przez Telefonię TeleCube. Rozbudowane, a przy tym proste w obsłudze narzędzie pozwoli sprawować pełną kontrolę nad komunikacją telefoniczną zarówno zewnętrzną, jak również tą wewnątrz firmy. Jakie posiada funkcje i w jaki sposób mogą one wspierać sprzedaż?

Funkcje Wirtualnej Centrali TeleCube

Usługi Telefonii TeleCube skierowane są do przedsiębiorstw, którym zależy na wysokiej jakości rozwiązaniu telekomunikacyjnym, usprawniającym kontakt z Klientami oraz pomiędzy pracownikami, a zarazem nie wymagającym znacznych nakładów finansowych.

Wirtualna Centrala jest narzędziem działającym w chmurze. Nie ma więc konieczności zakupu centrali sprzętowej, która poza kosztami własnymi wymaga również przygotowania odpowiedniej infrastruktury. Przyjemny w obsłudze Panel Klienta, dostępny przez dowolną przeglądarkę 24h/7dni, pozwoli bez trudu przeanalizować zrealizowane połączenia, ich koszty i przebieg, a także przygotować odpowiedni schemat kierowania rozmów do wyznaczonych konsultantów. Narzędzie do budowania takiego schematu opiera się na metodzie „chwyć i upuść”, dzięki czemu bez trudu możliwe jest odtworzenie nawet bardzo skomplikowanej struktury komunikacyjnej firmy oraz modyfikowanie czy rozbudowę w razie wystąpienia takiej potrzeby.

Liczne, dostępne funkcje schematu centralki mogą w znaczący sposób wesprzeć działania sprzedażowe. Wśród nich warto wymienić takie jak:

• IVR – drzewko rozchodzenia się połączeń, dzięki któremu, po odsłuchaniu przez Klienta komunikatu i tonowym wybraniu odpowiedniego numeru, połączenia przychodzące do Twojej firmy trafią wprost do przypisanego odbiorcy lub grupy konsultantów, np. z działu sprzedaży;
• kolejkowanie połączeń – pozwalające oczekiwać w kolejce na połączenie z wolnym konsultantem w przypadku kiedy wszyscy prowadzą już rozmowy. Funkcja ta na etapie ustalania jej działania daje również możliwość wyboru czy dzwoniący Klienci mają być informowani o zajmowanym miejscu oraz czy ma być odtwarzana muzyka;
• warunki czasowe – dostosowane do firmy harmonogramy funkcjonowania infolinii w dni świąteczne, wolne od pracy czy podczas urlopu. W prosty sposób samodzielnie, w każdej chwili można zmienić jak w danym terminie mają być realizowane połączenia przychodzące;
• wirtualna sala telekonferencyjna – pozwalająca na przeprowadzenie grupowej rozmowy (w specjalnie przygotowanym wirtualnym pokoju, dodatkowo zabezpieczonym kodem PIN), w której uczestniczyć może do 30 osób (z możliwością rozbudowania za dopłatą do nawet 100 miejsc).

Raporty i statystyki do szybkiej analizy

Dobrze jest wiedzieć czy prowadzone działania są efektywne, czy może jednak warto coś zmienić. Aby mieć pełen obraz skuteczności działań telesprzedażowych warto śledzić statystyki zrealizowanych rozmów z Klientami. Korzystając z usług świadczonych przez TeleCube, zarówno managerowie sprzedaży, jak również kadra zarządcza poprzez Panel Klienta może w pełni sprawować kontrolę nad komunikacją telefoniczną i na bieżąco analizować przebieg każdego z realizowanych połączeń.

Na Panelu Klienta można nie tylko stale, w czasie rzeczywistym, śledzić dostępność poszczególnych numerów wewnętrznych (przypisanych głównie do pracowników) oraz które z nich obecnie prowadzą rozmowy, ale również uzyskać zbiorcze raporty, billingi czy statystyki.

Po zastosowaniu odpowiednich filtrów uzyskasz raporty, z których możesz dowiedzieć się między innymi:

• ile ogólnie połączeń zrealizowano w wybranym okresie czasowym oraz czy zostały one odebrane, nieodebrane bądź przekierowane,
• jaki jest rozkład ilości połączeń na poszczególne kolejki,
• który z konsultantów odebrał najwięcej połączeń oraz jaki jest średni czas rozmowy przypadający na konsultanta.

Natomiast z billingu połączeń uzyskasz takie informacje jak: datę i godzinę rozpoczęcia połączenia, kto i na jaki numer realizował połączenie, a jeśli zostało ono odebrane to jaki był czas jego trwania oraz koszt. Jeśli posiadasz włączoną usługę nagrywania rozmów (o której piszemy nieco niżej w tym artykule), z tego miejsca można również pobrać nagrania zakończonych już połączeń.

Nagrywaj rozmowy by do nich wrócić

Ważną rolę w działaniach handlowych może odegrać również możliwość nagrywania połączeń i późniejszego ponownego ich odsłuchania oraz pobrania. Rozmowy sprzedażowe mają to do siebie, że poruszają wiele istotnych kwestii. Korzystając z nagrywania rozmów możliwe będzie ponowne odtworzenie konwersacji i zanotowanie informacji, które mogą okazać się kluczowe na kolejnych etapach współpracy z Klientem. Ponadto funkcja ta doskonale sprawdzi się w firmach, które zawierają umowy słowne lub przyjmują w ten sposób zamówienia. Pobrane nagrania możesz również wykorzystać w przyszłości jako dobry materiał do analizy czy podczas szkoleń sprzedażowych.

Monitoruj rozmowy i podpowiadaj

Zatrudniając nowych pracowników istotne jest aby jak najlepiej przeszkolić ich i przygotować do pracy na objętym stanowisku. Chcesz aby nowy pracownik przysłuchiwał się rozmowom prowadzonym przez doświadczonych kolegów ale nie wiesz jak to zrobić by osoba po drugiej stronie słuchawki również była słyszana? Tu z pomocą może przyjść usługa Claude Control, czyli monitorowanie rozmów w czasie rzeczywistym. Podczas rozmowy w dowolnym momencie można podłączyć się i przysłuchiwać się prowadzonej konwersacji. Dodatkowo, kiedy na przykład nowy pracownik będzie już prowadził swoje rozmowy sprzedażowe w każdej chwili korzystając z tej funkcji możesz podpowiadać i dawać wskazówki w trybie szeptu. Stosując takie możliwości Twój pracownik nie będzie się stresował jeśli czegoś nie będzie wiedział, a Twoi Klienci nawet nie dowiedzą się, że korzystał on z suflera.

Callback Ringy

Jeśli posiadasz stronę internetową, aby zwiększyć jej konwersję oraz wolumen sprzedaży, warto umieścić na niej widget umożliwiający Klientom zamawianie rozmów, na przykład widget Callback Ringy. Każda osoba odwiedzająca Twoją witrynę będzie mogła w prosty sposób zamówić połączenie z Twoją infolinią bądź konkretnym działem, podając swój numer telefonu oraz preferowany termin kontaktu. Połączenie może zostać zrealizowane przez system nawet w ciągu kilkunastu sekund od jego zamówienia.

Numery zagraniczne dla międzynarodowego biznesu

Posiadasz Klientów nie tylko w Polsce ale i za granicą? Możesz zyskać większą wiarygodność na zagranicznych rynkach prezentując się odpowiednimi numerami telefonu. W przypadku niektórych kierunków nie ma konieczności posiadania siedziby w danym kraju, by wejść w posiadanie lokalnych numerów telefonicznych. Korzystając z usług TeleCube możesz zakupić numery z około 50 krajów świata, w tym z tak popularnych kierunków jak USA, Kanada czy Wielka Brytania. W ten sposób nie tylko możesz wzmocnić relacje z dotychczasowymi Klientami zagranicznymi, ale również zyskać nowych.

SMSy do zadań specjalnych

W TeleCube poza bramką SMS, dzięki której zrealizujesz wysyłki oraz odbierzesz wiadomości poprzez Panel Klienta, istnieje również możliwość przeprowadzenia Ankiet SMS oraz zaplanowania automatycznej wysyłki wiadomości po zakończonej rozmowie. Pozwoli to podnieść jakość działań sprzedażowych oraz utrzymać z Klientami kontakt posprzedażowy.

Jak to działa? W przypadku Ankiet SMS, poprzez Panel Klienta należy przygotować regułki wysyłki, a w nich zdecydować między innymi po jakich połączeniach i w jakich terminach mają być realizowane Ankiety, dodać pytania oraz dopuszczalne odpowiedzi. Odpowiednio ustalone warunki wysyłki mogą dać odpowiedź czy Klienci są na przykład zadowoleni z przebiegu rozmowy oraz czy przedstawiona oferta spełnia ich oczekiwania, a po dostarczeniu produktu lub usługi również czy jest on na przykład zgodny z zamówieniem. Uzyskane w Ankiecie odpowiedzi można przeanalizować na podstawie raportu, który wygenerujesz poprzez Panel Klienta.

W przypadku funkcji SMS po rozmowie, służącej np. do wysłania podziękowania po zrealizowanym połączeniu, również konieczne jest przygotowanie odpowiednich regułek aby system mógł automatycznie wysyłać wiadomość jeśli zadane warunki zostaną spełnione.

Pakiety Wirtualnej Centrali TeleCube – co zawierają

Wirtualna Centrala TeleCube oferowana jest w formie pakietów, różniących się między sobą na przykład ilością numerów czy posiadaniem dodatkowych funkcji. W skład każdego pakietu wchodzi pełny dostęp do proponowanych funkcji Wirtualnej Centrali (w tym m.in. IVR, kolejkowanie, warunki czasowe, poczta głosowa, smsy), billingi i raporty, pula numerów miejskich oraz wewnętrznych. W wyższych pakietach znajdują się również numery komórkowe i nagrywanie rozmów, a także telekonferencje. Jeżeli potrzeby Twojej firmy są większe, możesz wedle uznania rozbudować swoją usługę o dodatkowe zasoby. Z nabytych usług można korzystać w dwóch opcjach do wyboru – tj. prepaid (przedpłata) lub postpaid (Umowa okresowa).

Sprawdź czy Wirtualna Centrala TeleCube sprosta Twoim oczekiwaniom

Bez względu czy prowadzisz mały, kilkuosobowy lokalny biznes, czy duże przedsiębiorstwo, a nawet Call Center działające globalnie, Wirtualna Centrala TeleCube może okazać się rozwiązaniem, które znacznie usprawni komunikację w Twojej firmie i wesprze działania sprzedażowe. Telefonia TeleCube umożliwia bezpłatne i niezobowiązujące 14-dniowe testy Wirtualnej Centrali, podczas których możesz zapoznać się z pełną jej funkcjonalnością i dowiedzieć się co ma do zaoferowania Twojej firmie.