Czym jest Intranet i dlaczego warto go wykorzystać?

Czy w miarę jak firmy wykorzystują zaawansowane technologie do komunikacji i angażowania pracowników, intranety stają się zakurzonymi reliktami?

Oczywiście, że nie! Komunikacja wewnętrzna znajduje się dziś w centrum cyfrowej transformacji.

Co to jest intranet?

Jeśli nie jesteś obeznany w starszych technologiach IT, możesz się zastanawiać – co to jest intranet? Intranety to prywatne sieci używane przez organizacje do dystrybucji informacji wyłącznie do swoich pracowników; są one wykorzystywane od dziesięcioleci przez przedsiębiorstwa do komunikacji wewnętrznej.

Intranety są głównie wykorzystywane przez pracowników do wyszukiwania informacji, komunikacji w ramach organizacji i zarządzania przepływem pracy. Przykładem intranetu jest strona internetowa, która jest używana wyłącznie przez firmę lotniczą do dostarczania aktualizacji i informacji dla pracowników.

Jaka jest różnica między intranetem a Internetem?

Intranet pojawił się równolegle z internetem w latach 90. Różnica między oboma kanałami jest prosta – internet jest siecią publiczną, która nie jest własnością żadnego podmiotu, natomiast intranet jest własnością prywatną i nie jest dostępny dla każdego.

Jaka jest różnica między intranetem a ekstranetem?

Być może słyszałeś również o ekstranecie. Różnica pomiędzy intranetem a ekstranetem jest taka, że podczas gdy intranet jest ograniczony w dostępie do organizacji, ekstranet może być dostępny dla autoryzowanych stron trzecich, takich jak klienci, sprzedawcy lub partnerzy.

Zalety intranetu

Pomimo faktu, że nowe technologie pojawiają się w każdej dziedzinie komunikacji, dla wielu firm, nadal istnieją kluczowe korzyści z posiadania takiego kanału. Oto trzy strategiczne korzyści z posiadania intranetu firmy.

• Łatwe przechowywanie plików i informacji. Każda organizacja ma setki, jeśli nie tysiące, różnych plików sformatowanych pływających wśród wątków e-mail, chmur lub fizycznych dysków. Posiadanie firmowego intranetu ułatwia przechowywanie i dostęp do wszystkich plików w jednym centralnym miejscu. Każda komunikacja, która odbywa się w intranecie jest również zapisywana tak długo, jak długo intranet jest aktywny. Ułatwia to poszczególnym osobom wyszukiwanie archiwalnych informacji i magazynowanie ich.
• Łatwe sposoby komunikacji między pracownikami. Intranety zazwyczaj posiadają profile użytkowników podobne do profilu w różnych serwisach i portalach. Zawierają one zdjęcie, nazwę stanowiska i opis oraz informacje kontaktowe. Ułatwia to współpracę i pomaga stworzyć sieć komunikacji pracowników.
• Prosty system do wymiany informacjami. Intranety zaczynały w latach 90-tych jako prosta strona powitalna z nielicznymi informacjami o przedsiębiorstwie. Od tamtego czasu ewoluowały w kierunku forów dyskusyjnych, blogów i funkcji społecznościowych. Umożliwiło to korzystanie z intranetu w celu przekazywania kluczowych wiadomości i aktualizacji organizacyjnych. Intranet pozwala na łatwe tworzenie i udostępnianie treści w całym systemie.

Dlaczego warto korzystać z intranetu w firmie?

Zanim zanurzymy się w konkretnych zastosowań intranetu, ważne jest, aby odłożyć na bok wszelkie bagaże, jakie słowo „intranet” zgromadziło przez trzy dekady. Tak, wiele wdrożeń intranetu było znanych z powodowania bólów głowy, a cały system niekiedy był używany jako nieuporządkowane wysypisko śmieci dla informacji firmowych. Jednak dzięki nowoczesnym, angażującym rozwiązaniom i powiększeniu możliwości funkcji intranetu, możemy zostawić te problemy za sobą.

Czy wiesz, że efektywna komunikacja wewnętrzna może zwiększyć produktywność o 20-25%? Utrzymanie zaangażowania i produktywności pracowników zawsze jest priorytetem. Posiadanie danych, które są łatwo dostępne na różnych urządzeniach i kanałach, jest kluczowe dla informowania zespołów i komunikacji między nimi. To jak działa intranet idealnie wpisuje się w ten wymóg.

Wraz z rozwojem gospodarki międzynarodowej i coraz większym rozproszeniem pracowników, narzędzia komunikacyjne muszą być w stanie dotrzeć do każdego pracownika. Dlatego warto pochylić się nad pięcioma argumentami, które najlepiej opisują potencjał intranetu i jego komercyjnego zastosowania.

1. Prosta i wydajna komunikacja wewnętrzna

Konsolidacja komunikacji wewnętrznej w firmowym intranecie – od wiadomości dotyczących kierownictwa po aktualizacje dotyczące HR lub IT – to prosty sposób na zebranie ważnych informacji w jednym miejscu. Pozwala to zespołowi lepiej skoncentrować swój czas, wysiłek i zasoby oraz rozwiewa wszelkie niejasności wśród pracowników dotyczące tego, gdzie można znaleźć najnowsze wiadomości.

Z interaktywnymi blogami, kanałami informacyjnymi i forami, możesz przekształcić intranet w najlepszy kanał komunikacji wewnętrznej. Dodatkowo, dzięki funkcjom społecznościowym, takim jak polubienia, komentarze i oceny, możesz mierzyć zaangażowanie w treści i tworzyć ciągły, dwukierunkowy dialog między pracownikami a zespołem zarządzającym.

2. Większe zaangażowanie pracowników

Z komunikacją wewnętrzną ściśle związane jest zaangażowanie pracowników. Firmowy intranet może być wykorzystywany do działań takich jak konkursy, tworzenie wydarzeń, ankiet i galerii zdjęć. W rzeczywistości, może to być świetna zachęta, aby pracownicy wracali do intranetu każdego dnia. Możesz stworzyć dedykowane miejsce dla tych działań (np. centrum społecznościowe) lub potraktować cały intranet jako główny nośnik wzmożenia zaangażowania pracowników w funkcjonowanie firmy.

3. Zarządzanie danymi

Jednym z najczęstszych zastosowań firmowego intranetu jest zarządzanie treścią.Intranet daje Ci miejsce do przechowywania i udostępniania dokumentów firmowych w łatwym w użyciu i wyszukiwaniu miejscu. Ponadto niektóre intranety integrują się z aplikacjami do udostępniania plików, dzięki czemu łatwo znajdziesz to, czego potrzebujesz, niezależnie od tego, gdzie jest to przechowywane.

Firmowy intranet pozwala także dokumentować wiedzę w formie artykułów wiki. W ten sposób powstaje centralna baza wiedzy pełna informacji o firmie, którą można łatwo aktualizować, z kontrolą wersji i automatycznymi powiadomieniami o zmianach w treści.

4. Usprawniona współpraca w zespole

Wraz z rozwojem pracy zdalnej i wirtualnych zespołów, możliwość wykorzystania intranetu jako narzędzia do współpracy zespołowej ma kluczowe znaczenie. Zarządzanie projektami zespołowymi za pomocą poczty elektronicznej i dysków współdzielonych może być skomplikowane i niepotrzebnie czasochłonne. Zamiast tego, można utworzyć pokój wymiany danych w firmowym intranecie, gdzie można udostępniać pliki, ważne daty i aktualizacje postępu. Wszystko to jest zamknięte, zorganizowane i dostępne dla członków zespołu, gdziekolwiek się znajdują.

5. Wsparcie działań HR

Doświadczenie pracowników jest ważnym wymogiem wszystkich organizacji, dlatego ważne jest, aby firmowy intranet mógł być wykorzystywany na każdym etapie szkolenia pracownika. Począwszy od procesu wdrażania do pracy, poprzez naukę i rozwój, aż do ogłoszeń o wyróżnieniach i awansach. Wszystkie programy szkoleń oraz wiadomości dotyczące pracowników mogą być dostępne za pośrednictwem firmowego intranetu.