Od pytania o cenę do podpisu bez tygodnia czekania
Automatyzacja ofertowania
Generator ofert handlowych, kalkulator wyceny i zamknięcie
Oferty, wyceny i zamknięcie to szósty z ośmiu obszarów automatyzacji sprzedaży w hotLead i ten, w którym najwięcej czasu ginie nie w rozmowie z klientem, tylko między rozmowami: handlowiec wpisuje parametry, automat liczy wycenę według Twojego cennika, składa ofertę z szablonu i treści ustalonych na spotkaniu, śledzi, kiedy klient ją otworzył, pilnuje progu rabatu i prowadzi do e-podpisu, a wygrana szansa zamyka się w CRM z właściwą wartością. Automat liczy, składa, śledzi i pilnuje, a cenę ostateczną, rabat i decyzję o podpisie zatwierdza człowiek.
Ta podstrona rozwija obszar 6 z mapy automatyzacji procesu sprzedaży. Jest tu opis drogi oferty od pytania o cenę do podpisu z zaznaczeniem miejsc, w których czeka najdłużej, lista procesów z katalogu, osobna sekcja o cenniku zapisanym regułami jako warunku dla generatora i kalkulatora, wyjaśnienie, jak powstaje oferta z generatora i co śledzenie oferty mówi handlowcowi, rola AI w ofertowaniu, połączenie z kampaniami, w których lead z call center kończy się prośbą o ofertę, oraz odpowiedź na pytanie, czy generator ofert handlowych ma sens, gdy każda wycena jest negocjacją. Kwoty są w cenniku automatyzacji razem z briefem.
Jeśli trafiłeś tu, bo klient po spotkaniu prosi o ofertę i dostaje ją po pięciu dniach, bo handlowiec musiał najpierw dopytać o cenę, potem znaleźć szablon z poprzedniej oferty i poprawić w nim nazwę firmy, a rabat „do uzgodnienia” zatrzymał wszystko na kolejne dwa dni, to są dokładnie te procesy, które porządkujemy w tym obszarze. Oferta jest momentem, w którym zainteresowanie klienta jest najwyższe i spada z każdym dniem czekania. Automatyzacja ofertowania nie sprawia, że oferta jest lepsza. Sprawia, że jest tego samego dnia, bez błędów w cenie i z informacją, co klient z nią zrobił.
Oferta tego samego dnia, z ceną z cennika, nie z głowy
Kalkulator liczy, generator składa dokument z ustaleń ze spotkania, śledzenie mówi, kiedy klient czyta, a rabat ponad próg czeka na jedno kliknięcie szefa. Handlowiec czyta i zatwierdza, zamiast kopiować poprzednią ofertę.
Wsparcie sprzedaży w automatyzacji ofertowania
W tym opracowaniu znajdziesz:
- Droga oferty od pytania o cenę do podpisu – sześć miejsc, w których oferta czeka, i co automat robi w każdym z nich
- Procesy, które wdrażamy – kalkulator wyceny, generator ofert handlowych, śledzenie oferty, zatwierdzanie rabatów, porównanie oferty i umowy ze wzorcem, e-podpis, konfigurator dla złożonych produktów, zamknięcie szansy w CRM
- Cennik zapisany regułami jako warunek – co musi być spisane, zanim automat policzy pierwszą wycenę, i co robimy, gdy cennik jest w głowach handlowców
- Jak powstaje oferta z generatora – skąd bierze treść, liczby i wygląd, i dlaczego nie wygląda jak wypełniony formularz
- Co śledzenie oferty mówi handlowcowi – otwarcia, czas czytania, strony, na których klient się zatrzymał, i moment na telefon
- Co w ofertowaniu robi AI, a co zostaje przy handlowcu – model pisze uzasadnienie i porównuje dokumenty, człowiek zatwierdza cenę i rabat
- Jak ten obszar łączy się z kampaniami hotLead – lead z call center, który poprosił o ofertę, dostaje ją tego samego dnia, a my widzimy, czy spotkania z kampanii zamieniają się w oferty
- Odpowiedzi na najczęstsze pytania – co z wycenami, które zawsze są negocjacją, czy klient widzi, że oferta jest z generatora, co z ofertami w PDF od lat, czy e-podpis jest potrzebny
Autor opracowania: Piotr Wolniewicz, CEO hotLead.pl
Ekspert digital marketingu z ponad 16-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się w lead generation, sprzedaży B2B i kampaniach performance. Założyciel hotLead.pl, autor publikacji i praktyk, który zrealizował ponad 750 projektów dla firm z różnych branż. Wierzy w skuteczność, nieszablonowe myślenie i dobrą rozmowę z klientem.
Droga oferty: sześć miejsc, w których czeka
Między „proszę o ofertę” a podpisem oferta zatrzymuje się w sześciu miejscach i w każdym z nich czeka na człowieka, który ma w tym momencie coś innego do zrobienia. Automat nie usuwa żadnego z tych miejsc. Usuwa czekanie w tych, w których decyzja już zapadła, i skraca je w tych, w których decyzja jest potrzebna.
| Gdzie oferta czeka | Na co czeka dziś | Co robi automat | Co zostaje przy człowieku |
|---|---|---|---|
| Wycena | aż handlowiec dopyta o cenę kogoś, kto ją zna | liczy według cennika zapisanego regułami z parametrów wpisanych przez handlowca albo z notatki ze spotkania | sprawdza wynik, decyduje o odstępstwach |
| Złożenie oferty | aż handlowiec znajdzie szablon i poprawi w nim poprzednią firmę | składa dokument z szablonu, wyceny, ustaleń ze spotkania i materiałów o produkcie, z poprawną odmianą nazwy klienta | czyta, poprawia treść, zatwierdza |
| Rabat | aż szef sprzedaży odpisze na pytanie „czy mogę dać 15%” | sprawdza próg, poniżej niego przepuszcza, powyżej wysyła do zatwierdzenia z kontekstem szansy | zatwierdza lub odrzuca jednym kliknięciem |
| Po wysłaniu | aż klient się odezwie albo handlowiec przypomni sobie o ponowieniu | śledzi otwarcia i czas czytania, po ustalonym czasie bez odpowiedzi tworzy zadanie ze szkicem ponowienia | dzwoni, gdy klient czyta ofertę trzeci raz |
| Umowa | aż ktoś porówna, czy umowa zgadza się z ofertą i wzorcem | porównuje ofertę, umowę i wzorzec, wypunktowuje odstępstwa | decyduje, które odstępstwa akceptuje |
| Podpis | aż klient wydrukuje, podpisze, zeskanuje i odeśle | wysyła do e-podpisu, przypomina, po podpisie zamyka szansę w CRM z właściwą wartością i uruchamia fakturowanie | nic |
Pierwsze dwa miejsca odpowiadają za większość czasu między spotkaniem a ofertą i to tam zaczynamy. Rabat jest miejscem, w którym najwięcej firm traci marżę, bo pytanie „czy mogę dać 15%” zadane na komunikatorze dostaje odpowiedź „ok” bez kontekstu szansy. Śledzenie oferty jest miejscem, w którym automatyzacja daje handlowcowi informację, której dotąd nie miał w żadnej formie: klient otworzył ofertę, przeczytał ją w dwie minuty, wrócił do niej po trzech dniach i zatrzymał się na stronie z ceną.
Automatyzacja działu sprzedaży
Osiem obszarów automatyzacji procesu sprzedaży
Dział sprzedaży dzielimy na osiem obszarów, bo tak łatwiej zdecydować, co ma sens w Twojej firmie. Każdy porządkuje inny moment w drodze od surowej listy firm do raportu dla zarządu. Zaznaczasz, gdzie boli, a my mówimy, od czego zacząć.
Procesy z katalogu, które składają się na obszar automatyzacji ofertowania
Obszar ofert ma w katalogu dziesięć procesów. Dwa z nich, kalkulator wyceny i generator ofert, pracują na cenniku zapisanym regułami, który ma osobną sekcję niżej. Pozostałe da się wdrożyć niezależnie, ale większość pracuje na tym, co generator wyprodukował.
Kalkulator wyceny. Handlowiec wpisuje parametry: ilość, wariant, zakres, czas, lokalizację, cokolwiek decyduje o cenie w Twojej firmie. Automat liczy według reguł z cennika i podaje cenę, marżę i składowe. Dla prostych produktów kalkulator jest formularzem, dla złożonych konfiguratorem, w którym jeden wybór ogranicza następne. Wynik trafia do generatora ofert albo do CRM jako wartość szansy.
Generator ofert handlowych. Z szablonu, wyceny z kalkulatora, ustaleń ze spotkania i materiałów o produkcie powstaje dokument: strona tytułowa z nazwą klienta, opis potrzeby w brzmieniu z rozmowy, zakres, cena z rozbiciem, warunki, kolejne kroki. Handlowiec dostaje szkic do przeczytania i zatwierdzenia, nie formularz do wypełnienia. Osobna sekcja niżej.
Śledzenie oferty. Oferta wychodzi jako link albo dokument ze śledzeniem i od tego momentu handlowiec wie, czy została otwarta, kiedy, ile razy, jak długo była czytana i na których stronach. Trzecie otwarcie w ciągu dwóch dni to powiadomienie na telefon w momencie czytania, bo wtedy telefon ma największą szansę. Dane trafiają do CRM i do strażnika ponowień z obszaru CRM.
Zatwierdzanie rabatów. Próg, poniżej którego handlowiec decyduje sam, i ścieżka powyżej niego: wniosek z kontekstem szansy (wartość, etap, historia, konkurencja, jeśli wiadomo) trafia do osoby zatwierdzającej z przyciskiem „tak” i „nie”, a odpowiedź wraca do oferty i do CRM. Koniec z rabatami uzgadnianymi na komunikatorze, których nikt potem nie potrafi odtworzyć.
Porównanie oferty i umowy ze wzorcem. Zanim umowa pójdzie do podpisu, model porównuje ją z zatwierdzoną ofertą i ze wzorcem umowy i wypunktowuje odstępstwa: inna cena, inny termin, klauzula, której nie ma we wzorcu, brak zapisu, który być powinien. Lista odstępstw trafia do handlowca i, jeśli próg tego wymaga, do osoby zatwierdzającej.
E-podpis. Umowa albo oferta z akceptacją idzie do podpisu elektronicznego, z przypomnieniami dla klienta, a po podpisie dokument wraca do rekordu w CRM. Status podpisu widać w pipeline bez pytania klienta „czy już Państwo podpisali”.
Konfigurator dla produktów złożonych. Dla firm, w których oferta zależy od kilkudziesięciu parametrów i część kombinacji jest niedozwolona: konfigurator prowadzi handlowca przez wybory, blokuje kombinacje, których nie da się dostarczyć, i liczy cenę w trakcie. To rozwinięcie kalkulatora dla przypadków, w których formularz z dziesięcioma polami nie wystarcza.
Zamknięcie szansy w CRM. Po podpisie albo po akceptacji oferty szansa przechodzi w „wygrana” z wartością z oferty, nie z deklaracji z początku rozmów, a do systemu fakturowania idzie klient z danymi z umowy. Uruchamia też procesy z obszaru retencji: przypomnienie o odnowieniu, plan kontaktu po wdrożeniu.
Kontakt
Porozmawiajmy o automatyzacji Twojej sprzedaży.
Jeden telefon może zmienić cały proces. Jeśli masz poczucie, że z Twojej sprzedaży można wycisnąć znacznie więcej, zadzwoń lub napisz wiadomość.
Wiesz już, co chcesz usprawnić? Wypełnij 3-minutowy brief, a na pierwsze spotkanie przyjdziemy z wyceną, nie z pytaniami.
Umów się na konsultację
Wypełnij poniższy formularz kontaktowy, a Twój doradca skontaktuje się z Tobą w określonym przez Ciebie terminie.
Cennik zapisany regułami jako warunek dla generatora i kalkulatora
Nie wdrażamy kalkulatora wyceny ani generatora ofert w firmie, w której cennik istnieje wyłącznie w głowach handlowców, i mówimy to na pierwszej rozmowie. Automat liczy według reguł, a jeśli reguł nie ma, policzy źle i to w sposób, który wygląda na poprawny, bo wynik jest liczbą w ładnym dokumencie. Dlatego pierwszym krokiem w tym obszarze jest warsztat cenowy, na którym cennik zostaje spisany w postaci, którą da się zamienić na reguły.
Co musi być spisane, zanim automat policzy pierwszą wycenę:
- składowe ceny: z czego cena się składa i które składowe zależą od których parametrów,
- parametry: co handlowiec musi wiedzieć od klienta, żeby cena dała się policzyć, i co dzieje się, gdy nie wie,
- progi i widełki: od jakiej ilości cena jednostkowa spada, od jakiej wartości zamówienia zmieniają się warunki, gdzie kończy się cena „z cennika”, a zaczyna wycena indywidualna,
- rabaty: kto może dać ile bez pytania, kto zatwierdza powyżej, co jest nierabatowalne,
- wyjątki: klienci z cenami kontraktowymi, produkty wyceniane zawsze indywidualnie, sytuacje, w których cennik nie obowiązuje.
W większości firm, z którymi rozmawiamy, cennik „jest”, ale w trzech wersjach: w pliku z poprzedniego roku, w głowie dyrektora sprzedaży i w ostatniej ofercie każdego handlowca, która stała się jego osobistym cennikiem. Warsztat cenowy zderza te wersje ze sobą i to jest jego główna wartość, niezależnie od automatu: po nim firma ma jeden cennik, który da się wytłumaczyć nowemu handlowcowi w godzinę. Jeśli po warsztacie okazuje się, że część oferty jest i pozostanie wyceną indywidualną, generator obsługuje resztę, a dla wycen indywidualnych daje szablon z pustym polem ceny, które wypełnia człowiek.
Najczęstszy sprzeciw wobec generatora ofert brzmi: „u nas każda oferta jest inna”. Prawie nigdy nie jest to prawda. Inna jest cena w jednym czy dwóch polach i inne są dwa akapity o potrzebie klienta. Reszta, czyli opis firmy, zakres standardowy, warunki, strona z referencjami, jest kopiowana z poprzedniej oferty razem z błędami, które w niej były. Generator robi dokładnie to, co handlowiec robi dziś ręcznie, tylko nie zostawia w ofercie nazwy poprzedniego klienta. Gdzie generator nie pomaga? Tam, gdzie firma naprawdę nie wie, ile coś kosztuje, i dowiaduje się tego w negocjacjach. Wtedy automat nie jest rozwiązaniem, warsztat cenowy jest, i czasem to on jest wdrożeniem, a generator przychodzi pół roku później.
Piotr Wolniewicz, Właściciel hotLead.pl
Jak powstaje oferta z generatora ofert handlowych
Oferta z generatora ma cztery źródła i składa się z nich tak, żeby klient nie widział, że powstała w pięć minut. Pierwsze to szablon: wygląd, strony stałe, warunki, referencje, czyli to, co w każdej ofercie jest takie samo i co dziś handlowiec kopiuje. Drugie to wycena z kalkulatora: cena, rozbicie, warianty, jeśli klient dostaje do wyboru. Trzecie to ustalenia ze spotkania: jeśli masz wdrożoną notatkę z nagrania, opis potrzeby klienta i powód, dla którego rozmawiacie, powstają w brzmieniu z rozmowy, a nie z ogólnego akapitu o „optymalizacji procesów”. Czwarte to materiały o produkcie: opisy, specyfikacje, case studies, z których generator dobiera te pasujące do zakresu.
Z tych czterech źródeł powstaje szkic, który handlowiec czyta w całości przed zatwierdzeniem. Nie dlatego, że automat się myli w liczbach, bo liczby biorą się z cennika i są sprawdzalne, tylko dlatego, że to on podpisze się pod ofertą i to on będzie o niej rozmawiał. W praktyce poprawki dotyczą dwóch, trzech zdań o potrzebie klienta i czasem kolejności wariantów. Zatwierdzona oferta wychodzi jako link ze śledzeniem albo jako dokument, zależnie od tego, jak klient chce ją dostać, a jej wartość i data trafiają do szansy w CRM.
Dwie rzeczy, których generator nie robi: nie wysyła oferty bez zatwierdzenia i nie zmienia cennika. Jeśli handlowiec chce dać cenę inną niż z kalkulatora, wpisuje ją ręcznie i uruchamia ścieżkę rabatu, która ją zarejestruje. Oferta z ceną spoza cennika bez śladu w CRM nie powstaje, i to jest jeden z powodów, dla których szefowie sprzedaży zaznaczają ten proces częściej niż handlowcy.
Co śledzenie oferty mówi handlowcowi
Do momentu wysłania oferty handlowiec wie o kliencie dużo. Od momentu wysłania nie wie nic, aż klient się odezwie albo nie odezwie, i ta cisza jest najgorszym momentem w procesie sprzedaży, bo zmusza do zgadywania: dzwonić już, czy to nachalne, czekać, czy to oznacza brak zainteresowania. Śledzenie oferty zamienia zgadywanie na dane, i to na dane, które handlowiec dostaje w momencie, w którym mają znaczenie.
Co widać po wysłaniu:
- Otwarcie: kiedy klient otworzył ofertę po raz pierwszy, i czy w ogóle, bo oferta nieotwarta po trzech dniach to inna sytuacja niż otwarta i odłożona.
- Czas czytania i strony: dwie minuty na stronie z ceną i zero na stronie z zakresem to sygnał, że rozmowa będzie o cenie, nie o zakresie.
- Powroty: trzecie otwarcie w ciągu dwóch dni oznacza zwykle, że oferta jest pokazywana komuś albo porównywana z inną, i to jest moment na telefon.
- Przekazanie dalej: otwarcie z innego urządzenia albo lokalizacji niż poprzednie bywa pierwszym sygnałem, że w decyzji bierze udział ktoś, kogo handlowiec nie zna.
Dane te trafiają do CRM i do dwóch innych procesów. Strażnik ponowień z obszaru CRM dostaje z nich informację, kiedy ponowić i z jakim argumentem: inne ponowienie pisze się do oferty nieotwartej, inne do czytanej trzy razy. Powiadomienie w momencie czytania idzie na telefon handlowca z jednym przyciskiem do telefonu do klienta. Reguły, przy jakim zdarzeniu powiadamiać, ustalamy z zespołem, bo powiadomienie przy każdym otwarciu jest szumem, a przy trzecim jest informacją.
Kalkulator zwrotu z automatyzacji sprzedaży w Twojej firmie – ROI
Policz, ile kosztuje Cię dziś ręczna praca handlowców i leady, które nie dostają odpowiedzi na czas. Wpisz swoje liczby: wielkość zespołu, godziny spędzane na CRM, ofertach i follow-upach, liczbę zapytań przychodzących i wartość klienta. Kalkulator pokaże odzyskane godziny, dodatkową marżę i miesiąc, w którym wdrożenie się zwraca. To symulacja na Twoich założeniach, nie obietnica — realny wynik zależy od stanu danych w CRM i od tego, czy zespół pracuje na wdrożonych procesach. Kalkulator liczy w przeglądarce i niczego nie wysyła; dokładną wycenę podajemy po warsztacie.
| Godziny odzyskane miesięcznie | — |
| Wartość tego czasu | — |
| Uratowane leady miesięcznie | — |
| Dodatkowi klienci miesięcznie | — |
| Dodatkowa marża miesięcznie | — |
To szacunek na Twoich założeniach, nie obietnica. Realny wynik zależy od stanu CRM i tego, czy zespół korzysta z wdrożonych procesów. Dokładną wycenę podajemy po warsztacie.
AI w ofertowaniu: co robi model, a co zostaje przy handlowcu
Sztuczna inteligencja w tym obszarze pracuje na tekście i na dokumentach, nie na cenach. Pisze fragmenty oferty, które dziś handlowiec pisze od zera: opis potrzeby klienta w brzmieniu z notatki ze spotkania, uzasadnienie wariantu, który polecasz, odpowiedź na obiekcję, która padła na spotkaniu, wpleciona w zakres. Dobiera z materiałów o produkcie te, które pasują do zakresu. Porównuje ofertę, umowę i wzorzec i wypunktowuje odstępstwa, co człowiek robi w godzinę, a model w minutę, i co w praktyce robi dokładniej, bo nie przeskakuje strony czwartej. Pisze szkic ponowienia na podstawie tego, co klient zrobił z ofertą.
Czego model nie robi: nie liczy ceny, bo cena bierze się z reguł cennika, a nie z oceny modelu, i to jest celowe, bo cena policzona przez model jest nie do obronienia przed klientem ani przed szefem sprzedaży. Nie daje rabatów i nie zatwierdza ich, bo próg i ścieżka są regułą, a zatwierdzenie decyzją człowieka. Nie wysyła oferty, nie podpisuje umowy i nie zamyka szansy na podstawie własnej oceny, tylko na podstawie zdarzenia: akceptacji albo podpisu.
AI dla handlowców w ofertowaniu ma sens wtedy, gdy zabiera im składanie dokumentu i pisanie tych samych akapitów po raz setny, a zostawia decyzję o cenie i rozmowę o niej. Koszt modeli rozliczamy osobno, 1:1 z faktury dostawcy; przy generatorze zależy od liczby ofert w miesiącu i jest przewidywalny, przy porównaniu umów ze wzorcem od długości dokumentów, i podajemy go przed wdrożeniem.
Jak automatyzacja ofertowania łączy się z kampaniami hotLead
Lead z kampanii prowadzonej w ramach generowania leadów B2B kończy się najczęściej jednym z dwóch zdarzeń: umówionym spotkaniem albo prośbą o ofertę. To drugie jest szybsze, tańsze i częściej marnowane, bo klient, który po rozmowie z konsultantem call center poprosił o ofertę, dostaje ją wtedy, gdy handlowiec znajdzie na to czas, a zainteresowanie, które konsultant zbudował w rozmowie, spada z każdym dniem. Z kalkulatorem i generatorem oferta do leada z kampanii wychodzi tego samego dnia, z opisem potrzeby w brzmieniu z notatki konsultanta i z ceną z cennika, a śledzenie mówi nam i Tobie, co klient z nią zrobił.
Dla nas ten obszar jest też odpowiedzią na pytanie, które wraca po pilotach: ile leadów z kampanii zamieniło się w oferty, ile ofert w wygrane i na którym etapie leady giną. Jeśli z dwudziestu spotkań powstało dwadzieścia ofert i żadna nie została otwarta, problem jest po stronie ofert albo wysyłki. Jeśli powstało pięć ofert, problem jest między spotkaniem a ofertą i rozmawiamy o tym z liczbami. W kampaniach, w których wdrożenie w tym obszarze działa, wiemy to w dniu, w którym się dzieje, a nie po kwartale z deklaracji.
Dla klientów, którzy zlecają nam również przygotowanie ofert w ramach kampanii, generator pracuje dla naszego zespołu tak samo, jak pracowałby dla ich handlowców: szablon i cennik są klienta, konsultant wpisuje parametry z rozmowy, oferta wychodzi po zatwierdzeniu przez osobę po stronie klienta. Różnica jest w tym, kto klika „zatwierdź”, nie w tym, jak oferta powstaje.
Jak wygląda wdrożenie w obszarze ofert, wycen i zamknięcia
Ścieżka jest ta sama, co w pozostałych obszarach, z jedną różnicą: warsztat cenowy jest osobnym etapem przed wyceną reszty, bo bez spisanego cennika nie da się uczciwie podać godzin na kalkulator i generator.
- Brief i warsztat. Jak wygląda dziś droga od prośby o ofertę do wysyłki i ile trwa, ile ofert w miesiącu, w jakich narzędziach powstają, jak wygląda cennik i gdzie jest, kto zatwierdza rabaty i od jakiego progu, jak wygląda umowa i czy ma wzorzec, czy klienci podpisują elektronicznie, jaki CRM i system fakturowania.
- Warsztat cenowy z wynikiem w postaci cennika zapisanego regułami, wyceniony osobno, bo jego zakres zależy od tego, w ilu wersjach cennik dziś istnieje.
- Wycena w godzinach z rozbiciem na procesy. Jedna kwota, nie widełki.
- Wdrożenie etapami. Najpierw kalkulator na regułach z warsztatu, testowany na dziesięciu ostatnich wycenach, które handlowcy zrobili ręcznie, aż wyniki się zgadzają albo wiadomo, dlaczego się nie zgadzają. Potem generator na szablonie zatwierdzonym przez zespół, testowany na ofertach dla rzeczywistych szans. Następnie śledzenie i ścieżka rabatu. Porównanie umów ze wzorcem i e-podpis na końcu, bo wymagają uporządkowanego wzorca umowy. Zamknięcie w CRM i integracja z fakturowaniem równolegle, jeśli są w zakresie.
- Odbiór. Dokumentacja reguł cennika, szablonów i przepływów, konta narzędzi śledzenia i e-podpisu na Twoją firmę, szkolenie zespołu z kalkulatora, generatora i ścieżki rabatu, okres poprawek.
- Utrzymanie. Monitoring, poprawki po zmianach w CRM i narzędziach, bank godzin na zmiany cennika, szablonów i progów rabatowych, bo cennik zmienia się co najmniej raz w roku, a szablon ofert częściej, niż ktokolwiek przyzna.
Jak mierzymy, czy wdrożenie działa? Trzy liczby. Mediana czasu od prośby o ofertę do wysłania, przed wdrożeniem i po nim, per handlowiec. Odsetek ofert z ceną zgodną z cennikiem albo z zarejestrowanym rabatem, czyli ile ofert wychodzi bez ceny „z głowy”. I odsetek ofert otwartych w ciągu 48 godzin od wysłania, który mówi, czy oferty trafiają do właściwych osób we właściwym momencie. Jeśli pierwsza nie spada, generator nie jest używany i pytamy zespół dlaczego; najczęściej odpowiedzią jest szablon, którego nie lubią, i wtedy poprawiamy szablon, nie zespół.
Ile kosztuje automatyzacja ofertowania
Wycena jest godzinowa, tak samo jak w całej automatyzacji procesu sprzedaży: liczba godzin razy stawka, po warsztacie jedna kwota. W cenie jest analiza, budowa przepływu, testy na Twoich ofertach i wycenach, dokumentacja, szkolenie i okres poprawek. Osobno wyceniamy warsztat cenowy, bo jego zakres zależy od stanu cennika, i osobno konfigurator dla produktów złożonych oraz integrację z fakturowaniem i ERP, bo zależą od liczby parametrów i od systemów, które masz. Osobno rozliczasz licencje narzędzi do śledzenia ofert i e-podpisu, platformę automatyzacji oraz zużycie modeli AI. Kalkulator wyceny dla prostego cennika i śledzenie oferty są wśród tańszych procesów w tym obszarze; generator ofert zależy od liczby szablonów i źródeł, z których składa dokument. Przykładowe ceny procesów i brief do wypełnienia przed rozmową znajdziesz w cenniku automatyzacji.
FAQ - Najczęstsze pytania o generator ofert handlowych i automatyzację ofertowania
Zależy od tego, co jest negocjowane. Jeśli negocjowana jest cena w jednym czy dwóch polach, a reszta oferty jest stała, generator ma sens, a kalkulator daje punkt wyjścia do negocjacji zamiast pustej kartki. Jeśli firma nie wie, ile coś kosztuje, zanim nie porozmawia z klientem, pierwszym wdrożeniem jest warsztat cenowy, nie automat, i mówimy to wprost po briefie. Generator w takiej firmie przychodzi później, kiedy cennik już istnieje.
Widzi ofertę w Twoim szablonie, z opisem jego potrzeby w brzmieniu z rozmowy i z ceną policzoną według Twojego cennika. Nie widzi w niej nazwy poprzedniego klienta ani ceny z zeszłego roku, co w ofertach robionych ręcznie zdarza się częściej, niż ktokolwiek przyzna. Oferta z generatora różni się od ręcznej tym, że powstała w pięć minut, a nie w pięć dni, i że handlowiec przeczytał ją w całości przed wysłaniem, bo miał na to czas.
Generator może produkować PDF z Twojego obecnego szablonu, więc wygląd oferty nie musi się zmieniać. Zmienia się to, skąd biorą się liczby i treść, i to, że oferta wychodzi ze śledzeniem. Jeśli chcesz zostać przy wysyłce PDF mailem bez śledzenia, da się, ale tracisz informację o tym, co klient z ofertą zrobił, i to jest jedyna rzecz, którą w tym obszarze odradzamy.
Nie jest warunkiem dla reszty, więc można go pominąć. Wdrażamy go, bo czas od wysłania umowy do podpisu w firmach ze skanami liczy się w tygodniach, a z e-podpisem w dniach, i bo po podpisie szansa zamyka się w CRM sama, bez pytania „czy Państwo już odesłali”. Jeśli Twoi klienci podpisują wyłącznie papierowo z przyczyn, których nie zmienisz, pomijamy ten proces i zamknięcie w CRM uruchamia handlowiec ręcznie.
Wniosek o rabat powyżej progu trafia na telefon osoby zatwierdzającej z kontekstem szansy i dwoma przyciskami, a odpowiedź wraca do oferty i do CRM. Jeśli nie ma odpowiedzi w ustalonym czasie, wniosek idzie do zastępcy albo wraca do handlowca z informacją, że oferta może wyjść bez rabatu. Reguły ustalamy na warsztacie, ale zasada jest jedna: rabat, którego nie ma w CRM, nie istnieje, i to jest zmiana, którą szefowie sprzedaży zaznaczają najchętniej.
Da, ale to konfigurator, nie kalkulator, i wyceniamy go osobno po warsztacie, bo zakres zależy od liczby parametrów i od tego, ile kombinacji jest niedozwolonych. Konfigurator prowadzi handlowca przez wybory, blokuje kombinacje, których nie da się dostarczyć, i liczy cenę w trakcie. Przed wyceną prosimy o kilka rzeczywistych konfiguracji z ostatnich miesięcy, żeby sprawdzić, czy reguły dają się spisać.
Od kalkulatora wyceny, razem z warsztatem cenowym, który jest jego warunkiem. Kalkulator skraca czas do oferty najbardziej, bo zabiera etap dopytywania o cenę, i daje zespołowi jeden cennik zamiast trzech wersji. Generator dokładamy, gdy kalkulator działa i wyniki się zgadzają, a śledzenie i ścieżkę rabatu zaraz po nim.
Najkrótsza droga to brief z cennika: wypełnij go, zaznacz procesy z tego obszaru, odeślij. Wrócimy z wyceną w godzinach, propozycją kolejności, w której warsztat cenowy będzie pierwszy, i terminem. Jeśli wolisz rozmowę, umów konsultację.
Jeśli problemem nie jest czas do oferty, tylko to, że po jej wysłaniu nikt nie ponawia kontaktu, zajrzyj do obszaru CRM i pipeline ze strażnikiem ponowień. Jeśli ofert jest za mało, bo za mało jest rozmów, zacznij od obsługi leadów przychodzących albo od kampanii generowania leadów, w której prośby o ofertę przynosi nasze call center.