Oferta handlowa – jak napisać, żeby oczarowała Twoich klientów?

Nie jest żadną tajemnicą, że sprzedaż stanowi proces wieloetapowy. Podczas kontaktu z klientem, począwszy od zdobycia wartościowego leada, przez ofertowanie, aż po finalizację musisz dbać o to, aby rozmówca był coraz bardziej zainteresowany.

Prezentacja oferty handlowej stanowi kluczowy moment sprzedaży, w którym możesz na stałe przekonać do siebie klienta lub równie skutecznie go zniechęcić.

Znaczenie ma jednak nie tylko sposób przedstawienia oferty, ale także jej konstrukcja i sposób, w jaki została napisana treść. W późniejszej części artykułu wymienimy kwestie, na które musisz położyć nacisk i wyjaśnimy co powinna zawierać oferta handlowa. Jak napisać taką, która sprawi, że klient będzie absolutnie oczarowany – również wyjaśnimy później. Pierwszą kwestią, na którą chcemy zwrócić Twoją uwagę jest jednak coś zasadniczo elementarnego. Mianowicie – co to jest oferta handlowa?

Zacznijmy od podstaw: co to jest oferta handlowa?

Prawdopodobnie wydaje Ci się to dość absurdalne, jednak bardzo ważnym elementem tworzenia oferty jest odpowiedź na następujące pytanie: właściwie co to jest oferta handlowa? Oczywistym skojarzeniem i najprostszą odpowiedzią będzie: opisem usług, które chcę sprzedać swojemu klientowi. Jeśli jednak chcesz stworzyć taką ofertę, która przemówi do odbiorców i sprawi, że bez zastanowienia będą chcieli przejść do finalizacji – musisz zrezygnować z prostego myślenia. Zatem co to jest oferta handlowa naszym zdaniem?

Można powiedzieć, że esencją oferty handlowej jest to, że “sprzedaje się sama”. W przełożeniu na bardziej praktyczny język – musi być ona napisana i skonstruowana w taki sposób, aby po zapoznaniu się z nią odbiorca był gotowy na przejście do etapu finalizacji. Jest to oczywiście dość idealistyczne założenie, ponieważ większość klientów (przynajmniej przy współpracy na zasadzie B2B) stanowią doświadczeni negocjatorzy, którzy zawsze starają się uzyskać jak najkorzystniejsze warunki i odrzucają ofertę handlową, aby dostać bardziej opłacalną.

Niemniej jednak – oferta handlowa powinna pozostawić odbiorcę z przeświadczeniem, że współpraca z tą firmą mu się opłaca. Osiągnięcie tego sprawia, że etap omówienia oferty będzie o wiele łatwiejszy w realizacji.

Skuteczna oferta handlowa – ogólna charakterystyka

Wiesz już czym jest użyteczna oferta handlowa, możemy więc stopniowo przechodzić do kwestii związanych z jej tworzeniem. Istnieje kilka istotnych aspektów, na które koniecznie musisz zwrócić uwagę, kiedy będziesz to robił. W kolejnych akapitach omówimy kolejno elementy takie jak:

• Co powinna zawierać oferta handlowa, aby odniosła skutek?
• Jakim językiem powinieneś się posługiwać, pisząc ofertę handlową?
• Konstrukcja oferty handlowej – jak napisać treść, która trafi do klienta?
• Jak zmotywować klienta do działania za pomocą samej oferty handlowej?

Ostatni akapit będzie jednocześnie podsumowaniem, w którym postaramy się zebrać wszelkie omówione wcześniej elementy. Po raz kolejny zatem – zacznijmy od podstaw: co powinna zawierać oferta handlowa?

Co powinna zawierać oferta handlowa? Najistotniejsze elementy i cechy

Tak jak punktem wyjścia dla sprzedaży każdego produktu jest jego prezentacja, tak dla oferty handlowej podstawą jest jej zawartość. Podczas tworzenia wstępnego szkicu oferty wypunktuj elementy i cechy produktu, który jest jej obiektem. Gdy będziesz to robił, pamiętaj o poniższych podpunktach, które stanowią klucz do tego, co powinna zawierać oferta handlowa:

• Stosowny tytuł i nazwę firmy, do której kierujesz ofertę
• Informacje o oferencie (Twojej firmie – jednak z perspektywy formalnej: NIP, KRS, kapitał zakładowy)
• Spis treści, jednak tylko w przypadku gdy dokument jest wielostronicowy
• Opis podmiotu sprzedającego – czyli rzeczowa i zwięzła prezentacja Twojej firmy. Jak długo działa na rynku? W czym się specjalizuje?
• Case Study – czyli portfolio klientów, z którymi współpracowałeś do tej pory. W miarę możliwości również powinien być zwięzły, ponieważ nie stanowi głównego elementu oferty
• Opis produktów lub usług (z pozostawieniem przestrzeni do wyboru dla klienta) – jest to zasadniczo najważniejszy punkt oferty handlowej i to jemu należy poświęcić najwięcej miejsca
• Cennik – który w przejrzysty sposób dostarczy klientowi informacji odnośnie do warunków współpracy
• Informacje techniczne – takie jak sposób realizacji usługi czy dostarczenia produktu, zastrzeżenia prawne itd. 

Jak więc widzisz – elementów tych jest całkiem sporo. Zaznaczymy tutaj, że do zrealizowania każdego z nich musisz podejść z pełnym zaangażowaniem i starannością. Tylko w ten sposób sprawisz, że oferta handlowa będzie wyglądała na poważną propozycję współpracy.

Język w ofercie handlowej: zwróć uwagę na to, jak zwracasz się do odbiorcy

Oferta handlowa jest wprawdzie dokumentem formalnym – nie znaczy to jednak, że nie możesz pisać w sposób, który zachęci do Ciebie klienta. Wręcz przeciwnie – musisz to robić, aby przygotowana treść spełniła swoje zadanie.

Przede wszystkim staraj się wykorzystywać język korzyści. Mniej skupiaj się na cechach i zaletach swoich usług i produktów, ale podkreślaj, co klient zyska dzięki współpracy z Twoją firmą. Staraj się jednak robić to w bardziej wyrafinowany sposób – pod żadnym pozorem nie stosuj języka stricte reklamowego. Kluczem do prawidłowego wykorzystania języka korzyści jest zrozumienie klienta i jego potrzeb. Jeśli dojdziesz do tego, czego oczekuje od współpracy Twój klient – odpowiedz na te oczekiwania pisząc ofertę handlową!

Dobrze skonstruowana oferta handlowa – jak napisać?

Kilka wskazówek odnośnie do tego, jak powinna być skonstruowana oferta handlowa można znaleźć w akapicie, który omawia jej zawartość. Teraz jednak skupimy się wyłącznie na strukturze dokumentu – nie na treści jako takiej.

Przechodząc więc do szczegółów – konstrukcja oferty handlowej musi być oparta na następujących kwestiach:

• Prostota
• Zwięzłość
• Przejrzystość
• Intuicyjność

Zawartość strukturalna oferty handlowej powinna być możliwie jak najprostsza i przede wszystkim zwięzła. Klient nie ma zamiaru czytać długich bloków tekstu, a tym bardziej analizować znaczenia treści. Wszelkie istotne informacje powinny być wypunktowane. Różnice pomiędzy produktami czy usługami musisz ze sobą zestawić – aby odbiorca nie musiał co chwilę scrollować czy kartkować dokumentu.
Łączy się to również z przejrzystością i intuicyjnością dokumentu. Twoim celem powinno być stworzenie takiej struktury, która pozwoli czytelnikowi bez problemu odnaleźć interesujące go treści – nawet jeśli jest to jego pierwszy kontakt z ofertą handlową.

Motywująca oferta handlowa: jak napisać ofertę, aby klient nie mógł doczekać się współpracy?

Kluczem do efektywnej sprzedaży jest oferta handlowa – jak napisać taką, która oczaruje klienta? Pierwszym krokiem będzie połączenie wszystkich wymienionych wcześniej kwestii: musi ona opierać się na ściśle wyznaczonej zawartości. Treść musi dostarczać odbiorcy kompleksowych i klarownych informacji odnośnie współpracy. Sama oferta handlowa powinna być napisana językiem korzyści i skonstruowana w prosty, zwięzły, przejrzysty i intuicyjny sposób.

Zrozum klienta – użyj swojej wyobraźni i przeanalizuj, co jest dla niego w danej chwili najważniejsze. Pisząc ofertę handlową podkreśl, że zostaną one spełnione – jeśli trafisz w punkt, możesz mieć pewność, że klient zaakceptuje Twoją ofertę bez chwili zwłoki.