Czas czytania artykułu: 5 minut(y)
„Proszę, to moja wizytówka” – w taki sposób często zaczynamy lub kończymy spotkania biznesowe. W tzw. realu pozostawienie kontaktu do siebie jest dość proste, buduje nasz wizerunek i umożliwia zachowanie podstawowych zasad służbowego savoir-vivre.
Co, jeśli nie mamy możliwości nawiązania relacji face to face, a spotkanie ogranicza się do wirtualnej wymiany uprzejmości? Jak zadbać o dobre wrażenie i być postrzeganym jako profesjonalista, a nie amator? Odpowiednikiem standardowej wizytówki jest właśnie stopka mailowa. Ma podobne zastosowanie i jest równie ważna co prostokątny kartonik z naszymi danymi. Analogicznie do wizytówki, może być również powodem do dumy lub — na nieszczęście — wstydu, który zamiast budować nasz personal branding, rujnuje to, co mamy do przekazania drugiej stronie. Nie bez powodu mówimy o „pierwszym wrażeniu”, „wystawieniu sobie wizytówki” lub „jak Cię widzą, tak Cię słyszą”, a to chyba wystarczający powód, żeby zająć się tematem na poważnie i nie bagatelizować wirtualnej sygnatury.
W tym artykule rozłożymy kwestię stopki mailowej na czynniki pierwsze, tak żebyś już nigdy nie miał(a) z nią problemów, a cyfrowa wersja wizytówki mówiła o Tobie tyle samo (jak nie więcej i lepiej) niż jej papierowa wersja.
Spis treści, czyli co dokładnie znajdziesz w tym artykule:
Założenia: zasady, podstawowe informacje dotyczące stopek mailowych
Z czysto technicznego punktu widzenia, istnieją 2 rodzaje stopek mailowych:
- Stopka w pełni graficzna, wrzucana w podpis jako zdjęcie, najczęściej w formacie .jpg lub .png. Nie jest to najlepszą praktyką i na szczęście spotykamy je coraz rzadziej. Wprawdzie daje nieograniczone możliwości graficzne, ale przez większość klientów pocztowych interpretowana jest jako zdjęcie, co sprawia, że w ogóle nie jest wyświetlana lub do jej pokazania należy dodatkowo zezwolić programowi na jej załadowanie. Najczęściej trafia w mailu jako załącznik, co jest po prostu błędem i należy się tego wystrzegać.
- Stopka HTML-owa z elementami graficznymi, która jest prawidłowym formatem, co sprawia, że większość programów pocztowych wyświetla całą jej zawartość. Daje największą szansę na to, że odbiorca wiadomości mailowej obejrzy ją w całości. Warunkiem na załadowanie zdjęć, np. logo firmy lub zdjęcia osoby, do której należy, jest ich umieszczenie na serwerze i podanie bezpośredniej ścieżki w pliku HTML.
Rodzaje informacji, które powinny znaleźć się w stopce mailowej, są przedmiotem wielu wywodów. Jedni uważają, że należy do minimum ograniczyć dane, które są w niej zawarte, drudzy chcą wykorzystać ją do podzielenia się połową swojego życiorysu zawodowego. Każdy jednak powinien sam zadecydować o tym, co w niej umieścić, a możliwości jest naprawdę sporo. Do najczęściej spotykanych informacji należą:
- Imię i nazwisko
- Stanowisko
- Nazwa firmy oraz jej dane gospodarcze jak NIP, REGON, kapitał zakładowy itp.
- Adres mailowy, zarówno ten główny firmowy, jak i właściciela stopki
- Numery kontaktowe (Twój komórkowy, działowy, ogólny na recepcję)
- Adres strony internetowej
- Adresy profili społecznościowych, zarówno firmy, jak i danej osoby np. na LinkedIn
- Linki do zewnętrznych serwisów/narzędzi np. odnośnik do Calendly, które umożliwia podejrzenie wolnych terminów, w których można skontaktować się właścicielem stopki
- Logo firmy
- Zdjęcie właściciela stopki
- Prośba o niedrukowanie wiadomości mailowej, w trosce o ekologię i oszczędność papieru
- Kod QR będący linkiem do strony www, profilu na LinkedIn lub wizytówką typu VCard
- Informacje i zdjęcia wszelkiego rodzaju certyfikatów, nagród, przynależności do stowarzyszeń biznesowych
- Wszelkie dodatkowe elementy wzywające do działania np. Polub naszą stronę na Facebook’u lub w postaci małego banera reklamowego dotyczącego np. informacji o najbliższym wydarzeniu czy konferencji organizowanej przez firmę
Istnieje także kilka podstawowych zasad, którymi należy kierować się przy projektowaniu stopki mailowej i które, przy okazji, pozytywnie wpłyną na jej profesjonalny look i odbiór przez potencjalnych odbiorców:
- Nie przesadzaj z kolorami – o ile nie chcesz, aby Twoja stopka sprawiała takie samo wrażenie jak ulotki pizzy ze skrzynki pocztowej, wstrzymaj się z nadmierną kolorystyką. Utrzymaj stonowane i jednolite kolory, a projekt stopki będzie tylko tłem do wiadomości, jaką wyślesz swoim odbiorcom
- Szerokość stopki nie powinna przekraczać 600 pikseli, a jej kodowanie musi uwzględniać responsywność na urządzeniach mobilnych (znaczna część maili służbowych czytana jest właśnie na telefonach i z myślą o tych użytkownikach powinno zacząć się projekt). W przeciwnym wypadku może nieprawidłowo wyświetlać się Twoim klientom i np. uciąć jakiś jej fragment
- Gotową stopkę przetestuj w kilku programach i aplikacjach pocztowych – chcesz w końcu, żeby każdy klient zobaczył ją w prawidłowy sposób
- Zadbaj o profesjonalne zdjęcie – umieszczanie fotki z niedzielnego grilla niekoniecznie musi przypaść do gustu Twoim klientom.
Przykłady prawidłowej stopki mailowej
Powyższe zasady czas wdrożyć w życie i przygotować własną stopkę. Poniżej kilka inspiracji prawidłowo przygotowanych projektów, które bez cienia wstydu można umieścić w sygnaturze swojego maila.
Jak zrobić stopkę mailową
Wiesz już co powinna zawierać stopka, jak może wyglądać, ale na pewno interesuje Cię jak w końcu ją wykonać i do kogo zwrócić się o pomoc. Wyjść jest kilka, a różnią się one dwoma zasadniczymi czynnikami: czasem oraz kosztami.
- Projekt graficzny stopki mailowej można przygotować we własnym zakresie w dowolnym programie graficznym np. Canva. Potrzebujesz do tego wprawnego oka graficznego oraz (zakładając, że jesteś laikiem) odrobiny czasu. Minusem tego rozwiązania jest wynik Twojej pracy, a więc stopka w formacie graficznym, którą na samym początku tego tekstu odradzaliśmy. Plusem są oszczędności kosztów oraz własnoręcznie wykonany projekt.
- O pomoc w produkcji sygnatury maila możesz poprosić także agencję reklamową, freelancera, kodera HTML lub jakąkolwiek inną osobę, która ma pojęcie o tym, jak prawidłowo zrealizować tego rodzaju zlecenie. Oszczędzisz na pewno czas, ale musisz liczyć się z dodatkowymi kosztami rzędu kilkuset złotych.
- Ostatnim, naszym zdaniem, najlepszym sposobem są generatory stopek mailowych, które znajdziesz w Internecie. Pozwalają Ci wpłynąć na wybór szablonu oraz informacji, które znajdą się w stopce, a wynikiem ich prac będzie podpis mailowy w formacie HTML. Do tego, wszystkie są całkowicie darmowe i nie wymagają znajomości zagadnień technicznych. Oto kilka z nich:
Email Signature Template Generator od HubSpot
Bonus: Stopka mailowa, a generowanie leadów
Czy zwykły podpis mailowy może w jakikolwiek sposób przyczynić się do wygenerowania lub przynajmniej podgrzania leadów? Oczywiście, że tak! Pomyśl, że dziennie wysyłasz ok. 20-30 maili do różnych osób, potencjalnych klientów, podwykonawców, osób kompletnie niezwiązanych z Twoją profesją. Nie jest to może statystycznie najlepszy wynik jednak w skali miesiąca, przy okazji pisania wiadomości, które, tak czy inaczej, musisz wysłać, możesz dotrzeć do ok. 500 osób. Czemu by nie wykorzystać tego potencjału? Oto kilka sposobów na działania sprzedażowe za pomocą stopki mailowej:
- Zachęć swoich odbiorców do polubienia Twojej strony na Facebook’u
- Poinformuj o dacie i miejscu konferencji, na której będzie można Cię spotkać
- Zareklamuj, w formie graficznej pod stopką, promocję, która obowiązuje w Twojej firmie np. Black Friday
- Udostępnij link do swojego kalendarza lub Calendly, jeżeli chcesz, aby Twoi klienci sami wybrali dogodną datę na rozmowę czy spotkanie
- Udostępnij link do świeżo wydanego e-book’a
- Podaj kod rabatowy, ważny tylko dla klientów, z którymi korespondujesz (wyraźnie to zaznacz)
- Zaproś swoich odbiorców na webinar
- Pochwal się zdobyciem wyróżnienia, nagrody, certyfikatu
- Osadź w kodzie stopki video, które ma dla Ciebie szczególne znaczenie
- Daj się poznać prywatnie i pokaż swoją mniej biznesową twarz np. umieść link do swojego profilu sportowego.
