11 porad dotyczących zarządzania czasem dla zajętych przedstawicieli handlowych

Każdy z nas z pewnością słyszał powiedzenie ,,czas to pieniądz”.

Jeśli jesteś sprzedawcą twój czas można faktycznie przeliczać na pieniądze. Nie otrzymujesz pieniędzy za to ile czasu poświęciłeś, ale za to jakie wyniki osiągłeś. Im będą lepsze, tym więcej zarobisz. Częstym problemem przedsiębiorców jest ciągły brak czasu. Niemniej jednak tak naprawdę problemem jest jego nieodpowiednie wykorzystanie. Efektywne zarządzanie posiadanym czasem jest kluczowe, aby móc osiągać sukcesy.

Z uwagi na to, iż nie da się dołożyć godzin do swojego dnia, warto wykorzystać w pełni te, które się ma. Odpowiednie wykorzystanie czasu pomoże w skoncentrowaniu się na ważnych kwestiach, co pozwoli na osiągnięcie sukcesu.

1. Analizuj własny czas 

Jeśli chcemy zacząć odpowiednio zarządzać własnym czasem, warto będzie rozpocząć zmiany od przeanalizowania, co ma wpływ na to, że nie jesteśmy efektywni. Istnieje wiele nawyków, które mogą obniżać naszą produktywność. Jeżeli masz nazbyt wiele pracy do wykonania, a przy tym mało czasu, najlepszym rozwiązaniem tego problemu będzie przeanalizowanie własnych nawyków. Spróbuj spisywać wszystkie czynności, które wykonujesz w ciągu dnia. Następnie musisz zastanowić się, które z nich możesz przyspieszyć, a które wyeliminować, aby zwiększyć swoją produktywność.

2. Zacznijmy od samego końca

Dowiedziono, iż ludzie wyznaczający sobie cele i monitorujący postępy, osiągają dużo lepsze wyniki w pracy, niż ci, którzy nie zawracają sobie tym głowy. Jeśli osiągamy cele, daje to nam motywację do dążenia do kolejnych. Niemniej jednak należy mieć na uwadze, iż konieczne jest wyznaczanie sobie celów z dbałością o szczegóły. Ważne jest zaznaczenie graniczy czasowej. Wyznaczenie sobie celów to tylko część drogi do osiągnięcia sukcesów. Potrzebujemy również opinii z zewnątrz na temat naszych osiągnięć, co pozwoli nam na wprowadzenie ewentualnych poprawek.

3. Skoncentrujmy się na 20%

Większość osób zna regułę 80/20, która zakłada, iż 20% procent naszego czasu może przełożyć się na 80% wyników w pracy. Dlatego też zamiast poświęcać uwagę na zadania, które nie mają zbytniego wpływu na osiągnięcie celu, lepiej skupić się na tych, które go mają.

Inna interpretacja zasady 80/20 zakłada, iż 80% naszej sprzedaży będzie pochodzić wyłącznie od 20% klientów. Dotyczy to przedsiębiorstw, niemniej jednak wielu przedstawicieli będzie mieć na swojej liście spisane nazwiska osób, które nigdy nic od nas nie kupią, ale też tych, które z dużym prawdopodobieństwem będą klientami długoterminowymi. Im szybciej stworzymy taką listę, tym lepiej dla nas.

4. Terminy spotkań

Kiedy masz jakieś spotkanie poza biurem, zastanów się z kim mógłbyś się jeszcze spotkać po drodze, kiedy masz chwilę przerwy pomiędzy spotkaniami. Warto zadbać o to, aby wszystkie spotkania w ciągu dnia obejmowały ten sam obszar. Kiedy odpowiednio zarządzasz czasem pomiędzy spotkaniami, możesz spotykać się z kolejnymi klientami, zwiększając dzięki temu swoją sprzedaż.

5. Unikaj wykonywania wielu zadań jednocześnie

Możesz uważać, iż jesteś dużo bardziej produktywny, jeżeli wykonujesz kilka zadań na raz. Niemniej jednak badania pokazują, iż wielozadaniowość może znacząco spowalniać pracę. Wynika to z faktu, iż twój mózg nie będzie w stanie wykonywać dwóch czynności jednocześnie. Kiedy myślisz, iż pracujesz wielozadaniowo, tak naprawdę twój mózg przenosi się od jednego zadania do drugiego, a ty tracisz na swojej wydajności. Dlatego warto, abyś określił swoje priorytetowe działania i skupił się na wykonaniu jednego zadania. Dopiero, gdy zakończysz jego wykonywanie, możesz zająć się kolejnym.

6. Zaplanuj wykonywanie zadań o tej samej porze każdego dnia 

Jeśli wykonujesz jednocześnie zadania z podobnego zakresu, możesz zwiększyć wydajność. Zaplanuj codzienne odbieranie połączeń telefonicznych i wiadomości e-mail na taką samą godzinę. Dzięki temu nie będziesz marnować czasu na częste ich sprawdzanie w ciągu dnia. Na każde zadanie powinieneś przeznaczyć określoną ilość czasu. Kiedy czas minie, zajmij się kolejnym, wyznaczonym celem.

7. Skup się na swoich realnych szansach 

Pogoń za długofalowymi perspektywami to marnowanie czasu. Lepiej będzie, jeśli się skupisz na utrzymywaniu realnych szans. Zwykle każda firma dyskwalifikuje wybranych klientów według pewnego schematu, niemniej jednak części z nich poświęca się nadal czas z uwagi na potencjalną możliwość sprzedaży. To spory błąd. Jeśli od razu odrzucimy osoby, z którymi nawiązanie współpracy jest mało prawdopodobne, przejdziemy do tych, które będą skłonne do zostania naszymi klientami.

8. Zaplanuj dzień, tak aby skupiał się wokół klientów

Jeśli zarezerwowałeś termin w kalendarzu na poczet dzwonienia do potencjalnych klientów, musisz zadbać o to, aby był on dla nich dogodny. Jeżeli nie zadzwonisz do potencjalnego klienta w czasie, kiedy będzie to dla niego wygodne, nie zarządzasz w odpowiedni sposób własnym dniem. Poznanie procedur i zachowań docelowych nabywców pozwoli ci na wyznaczenie najlepszego czasu na kontakt. Przykładowo, jeśli zadzwonisz do restauracji w porze obiadowej, nikt nie będzie mieć czasu na przeprowadzenie z tobą rozmowy. Statystyki są wyłącznie punktem wyjścia: warto, abyś analizował swoje wyniki i poznał harmonogramy własnych klientów. Wtedy będziesz mógł nawiązywać z nimi kontakt w najlepszym dla nich momencie.

9. Reguła 2 minut

Jeżeli coś zajmuje ci mniej, niż 2 minuty, warto abyś to zrobił. Niemniej jednak są również minusy takiego postępowania: większość z nas będzie chciała ukończyć szybko zadanie, aby móc je skreślić z listy, co może generować błędy. Zatem jeżeli przez cały dzień zajmujemy się wyłącznie wypełnianiem zadań z listy, prawdopodobnie odhaczymy te z nich, które są najłatwiejsze, co da nam poczucie spełnienia. Niemniej jednak, podsumowując czas na ich wykonanie, dojdziemy do wniosku, iż energia która była na nie poświęcona jest nieadekwatna do ich wartości. Jeżeli coś zajmie nam kilka minut, nie warto tego planować, tylko po prostu to zrobić.

10. Unikaj rozpraszaczy swojej uwagi

W biurze nie brak jest rozpraszaczy, które odwracają twoją uwagę od założonych wcześniej celów. Chociaż może się wydawać, iż kilka minut straty nie jest czymś znaczącym, tak naprawdę sumując takie ,,przerwy” dojdziesz do wniosku, iż razem jest ich całkiem sporo. Jeśli chcesz skutecznie walczyć z rozpraszaczami uwagi, musisz wcześniej bardzo dokładnie rozplanować rozkład całego dnia. Bez względu na to, czy wykonujesz konkretną czynność jako pierwszą w ciągu dnia, czy też może jako ostatnią, warto abyś się skupił na priorytetach konkretnego dnia.

11. Rób sobie przerwy

Może ci się wydawać, iż brak przerwy zwiększy ilość wykonanej przez ciebie pracy w ciągu dnia. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie. Przerwy mają znaczący wpływ na poprawę koncentracji i zwiększenie wydajności. Jeśli odejdziesz od komputera na choćby 10 minut, twój mózg będzie miał szansę odpocząć, dzięki czemu poprawisz koncentrację. Po tym, jak wrócisz za biurko będziesz gotowy do podejmowania kolejnych zadań.