Ile telefonów dziennie powinien wykonywać Przedstawiciel Handlowy?

“Cold calling”, czyli wykonywanie zimnych telefonów, to metoda polegająca na pozyskiwaniu nowych klientów, z ang. lead generation, spośród takich osób, które nie spodziewają się kontaktu, a jednocześnie są w bazie potencjalnych klientów Przedstawiciela Handlowego.

Prawie każdy sprzedawca przynajmniej raz w trakcie swojej kariery zadał sobie pytanie: ile telefonów dziennie powinienem wykonać? Nie ma oczywiście na to jednoznacznej odpowiedzi. Pomimo tego, że Internet pełen jest gotowych odpowiedzi i przepisów na sukces, należy podchodzić do takich rewelacji z przymrużeniem oka i dystansem.

W tym artykule omówimy sposoby na wykonywanie „zimnych telefonów”, określimy ich realną, dzienną ilość oraz przybliżymy sposoby na pomoc swojemu zespołowi w osiąganiu coraz większych celów z wykorzystaniem lead generation.

Ile dziennie zimnych telefonów może wykonać sprzedawca i dlaczego?

Nie ma jednej i uniwersalnej liczby telefonów, która gwarantowałaby sukces i osiągnięcie wyznaczonego celu. Do każdego zespołu sprzedażowego należy podejść indywidualnie, bowiem każda grupa zajmuje się sprzedażą innych produktów lub usług, dlatego też nie można generalizować. Zamiast zmuszać zespół do wykonywania ogromnej ilości telefonów, które przekraczają moce przerobowe grupy i mogą wprowadzić nerwową atmosferę i ogólne niezadowolenie, należy przeanalizować i określić, ile czasu zajmuje wykonanie jednego zimnego połączenia. Dopiero mając takie informacje można przedstawić zespołowi cel, do którego będą dążyć. Co ważne cel musi być realny do osiągnięcia. W innym przypadku zespół będzie się buntował i na pewno nie uda się osiągnąć wyznaczonego celu. Grupa musi mieć poczucie, że cel jest w zasięgu ręki i że ich ciężka praca przyniesie namacalne efekty.

Jaki aspekty wypływają na czas „zimnego połączenia”?

„Cold calling” aby był skuteczny, musi zostać dobrze przeprowadzony. Żeby móc określić ile czasu potrzebuje dany pracownik na generowanie leadów i wykonanie takiego połączenia, należy wziąć pod uwagę kilka ważnych aspektów:

• Przygotowanie się pracownika do rozmowy – Przygotowanie jest niezbędne do tego, aby móc zaciekawić potencjalnego rozmówcę. Badania wykazują, że generowanie leadów średnio zajmuje około 2 minut.
• Czas dodzwaniania się do potencjalnego klienta – Nikt nie odbiera telefonu od razu, szczególnie jeśli jest w pracy. Bezpiecznie można założyć, że średni czas dodzwonienia się wynosi około 30 sekund.
• Rzeczywisty czas przeprowadzonej rozmowy – Przeprowadzone badania pokazują, że średni czas „zimnego telefonu” wynosi 80 sekund.
• Ewentualna poczta głosowa – Wiele z wykonywanych połączeń zakończy się przechwyceniem przez pocztę głosową. Nagranie komunikatu, który zainteresuje potencjalnego klienta trwa około pół minuty. Jeśli jest taka techniczna możliwość, to warto wykorzystać wcześniej nagraną wiadomość. Znacznie oszczędzi to czas.
• Zaktualizowanie najważniejszych informacji dotyczących rozmowy w CRM.

Wprowadzanie informacji odpowiednim systemem nie powinno być dłuższe niż 30 sekund. Znacznym ułatwieniem jest korzystanie z automatu do wykonywania połączeń, który samodzielnie zrobi notatkę.

Podsumowując powyższe: 2 minuty przygotowania przed samą rozmową + 30 sekund dodzwaniania się + 1 minuta 20 sekund średniej rozmowy + 30 sekund poczty głosowej + 30 sekund na aktualizację informacji w CRM = 4 minuty 50 sekund potrzebnych na całościowe „zimne połączenie”.

Jeśli więc Przedstawiciel Handlowy pracuje na telefonie 4 godziny, to przy średnim założeniu niecałych 5 minut potrzebnych na połączenie, może wykonać 54 połączenia. Przy założeniu, że uda się zautomatyzować pewne działania sprzedawcy, jak nagrywanie wiadomości na pocztę głosową i zapisywanie notatek po połączeniu, zaoszczędzony czas można wykorzystać na wykonywanie kolejnych połączeń.

Co wstrzymuje Przedstawicieli Handlowych przed wykonywaniem większej ilości połączeń?

• Słaba realizacja określonego celu – zła organizacja własnej pracy jest jedną z głównych przyczyn nierealizowania wyznaczonych zadań. Po wykonaniu kilku telefonów następuje rozproszenie uwagi, np. e-mailem bądź rozmową ze współpracownikiem i cały cykl należy rozpocząć od początku. Przeskakiwanie z jednego zadania na drugie sprawia, że ostatecznie bardzo cierpi na tym produktywność.
• Obsługa czasochłonnych zadań – przeznaczanie swojego czasu na wykonywanie zadań, które nie są w danym momencie priorytetem lub nie należą do obowiązków sprzedawcy doprowadza do tego, że generowanie leadów odchodzi na dalszy plan i rozmowy przeprowadzane są na szybko bez przygotowania, na które nie starcza już czasu.
• Brak wyznaczonego celu lub niewystarczające go określenie – niedopowiedzenia, brak jasno określonego celu lub cząstkowe informacje mają wpływ na skuteczność i efektywność. W takim przypadku przedstawiciele mogą niejako działać „po omacku” co zdecydowanie wpłynie na ich skuteczność.

Jak można pomóc zespołowi w wykonywaniu większej ilość połączeń?

Poniżej 4 skuteczne sposoby, które mogą pomóc zespołowi sprzedażowemu na zwiększenie ilości wykonywanych połączeń:

• Wprowadzenie „godzin mocy” – polega na wyznaczeniu konkretnego czasu, godziny lub dwóch, podczas których sprzedawca nie skupia się na niczym innym, tylko na wykonywaniu połączeń. Brak rozpraszaczy w postaci innych zadać pomoże w pełni skupić się na telefonach. Dobrym pomysłem jest korzystanie ze specjalnego oprogramowania, które nie pozwala na odejście od wykonywanego zadania.
• Rezygnacja z ręcznego wybierania numerów telefonów – dobrą praktyką jest wykorzystanie specjalnego oprogramowania, które automatycznie i za sprzedawcę wybiera numer do potencjalnego klienta. Jest to ogromna oszczędność czasu i jednocześnie łączy się z poprzednim punktem, mówiącym o wykonywaniu jednego połączenia za drugim bez rozpraszania uwagi przedstawiciela.
• Używanie nagranej wiadomości dla poczty głosowej – badania wykazują, że aż 80% połączeń trafia na pocztę głosową. Oznacza to, że aż 8 na 10 połączeń nie zostanie odebranych. Zakładając, że na każdy nagrany komunikat należy przeznaczyć 30 sekund, marnuje się niepotrzebnie kilka minut na powtarzanie tej samej wiadomości. Wykorzystanie narzędzia, które posługuje się nagranymi wcześniej wiadomościami pozwoli na oszczędność czasu.
• Analiza połączeń – korzystanie z oprogramowania pozwoli na sprawną analizę pracy Przedstawiciela Handlowego. Taki raport pokaże jak generowanie leadów wychodzi każdemu sprzedawcy i jak radzi on sobie z połączeniami. Dodatkowo posiadanie takich danych pozwoli na sprawne zarządzanie całym zespołem.

Podsumowując można stwierdzić, że nie ma się kontroli nad tym ilu potencjalnych klientów telefon odbierze, jednak ma się wpływ na to, ile telefonów zostanie wykonanych. Odpowiednia organizacja własnego czasu pracy jest kluczowa. Należy wykluczyć wszystkie rzeczy, które mogą rozpraszać uwagę i maksymalnie skupić się na telefonach. Generowanie leadów nie powinno przysparzać żadnych trudności. A wykorzystując odpowiednie narzędzia można jeszcze bardziej usprawnić proces dzwonienia i zwiększyć osiągane cele.