Przygotuj swój dział handlowy na potok nowych leadów

Dostawa nowych leadów w teamie sprzedażowym to często sporo wyzwanie logistyczne. Potencjalni klienci, za których zapłaciłeś muszą przynieść jak największe efekty w postaci nowych umów, a co za tym idzie, pieniędzy które pokryją inwestycję.

W tej sytuacji czas to pieniądz i nie bez znaczenia będzie sprawność Twojego działu handlowego. Gorący lead powinien utrzymać swoją temperaturę, a do tego potrzebna jest świetna organizacja pracy i dobre nastawienie pracowników. W przeciwnym razie, temperatura wrzenia potencjalnych klientów szybko stopnieje, podobnie jak budżet na kampanię generowania leadów.

Na szczęście przygotowaliśmy listę, która pomoże Ci, przygotować się do napływu leadów i tak zorganizować swoją drużynę, żeby działała jak w szwajcarskim zegarku.

Oto kilka praktycznych wskazówek. Zrealizowanie choćby połowy z nich będzie odczuwalne we współczynniku konwersji nowych umów. Szacujemy, że 10% dostarczanych przez nas leadów zamienia się w realnych, płacących klientów. Pomyśl tylko, jaką opłacalność dałoby Ci podwojenie tego współczynnika!

1. Nastawienie zespołu new business’owego.

Przed rozpoczęciem kampanii warto poinformować swój zespół o planowanej akcji. Zauważyliśmy, że handlowcy niechętnie podchodzą do leadów, które nie pochodzą bezpośrednio z firmy, w której pracują. Niestety zdarza się tak, że celowo obniżają ich priorytet, aby tylko udowodnić, że tego typu kampania nie ma celu i nie przynosi efektów. Dzieje się tak zazwyczaj w grupach powyżej 3-5 pracowników (o dziwo podobna sytuacja nie ma miejsca, kiedy Ty sam zajmujesz się sprzedażą). Warto przypomnieć wówczas o tym, że alternatywą jest zdobywanie leadów przez zespół we własnym zakresie, podnosząc słuchawkę lub tworząc i wysyłając kampanie mailowe. Większość handlowców przyzwyczaiła się niestety do pracy na „ciepłych” kontaktach dostarczanych przez firmę, a to obniżyło poziom zaangażowania we własne działania przyczyniające się do pozyskiwania nowych klientów. Nastawienie teamu odgrywa kluczową rolę w kampanii generowania leadów, więc zamiast komunikować pojawienie się nowej, dodatkowej pracy, postaraj się o język korzyści: rozwój działu handlowego, wyzwania, jakościowe leady, szybsza i przyjemniejsza praca na zweryfikowanych już klientach. Być może dobrym rozwiązaniem okaże się dodatkowy system premiowy za „wyciśnięcie” maksa z nowego źródła klientów.

2. CRM (system do zarządzania klientami, w tym także procesem ich pozyskiwania).

Bez względu na poziom ekscytacji Twojego zespołu nowymi leadami, wszystkie pozyskane kontakty powinny trafić do firmowego CRM. Wyznacz w zespole jedną osobę, która w równym stopniu będzie rozdzielać je między pracowników (może być niezwiązana z działem np. pracownik administracji). W tej kwestii nie powinno być żadnego faworyzowania, każdy powinien otrzymać taką samą ilość pracy do wykonania, a sprawnie zorganizowany system zarządzania klientami, na pewno to ułatwi. Warto dodać w nim źródło pochodzenia leada np. „hotlead” – pomoże to w łatwy sposób przygotować raport i wyciągnąć wnioski dotyczące opłacalności i wyników prowadzonej kampanii.

3. Czas to pieniądz, a gorące bułeczki zawsze smakują lepiej niż odgrzewane kotlety.

Jeżeli gorący lead wrze i ma 100 stopni (w momencie kiedy został wygenerowany), to każdy dzień, w którym zostawiłeś go bez kontaktu obniży jego temperaturę o przynajmniej 30 stopni, a z czasem wychłodzi go do 0 i sprawi, że stanie się kompletnie czerstwy. Kuj żelazo póki gorące i skontaktuj się z nowym klientem możliwie jak najszybciej. Czy wiesz, że szanse na kontakt z potencjalnym klientem zmniejszają się ponad 10 razy w ciągu pierwszej godziny od pozostawienia leada? Mimo, że artykuł ma już ponad 10 lat, a część przyrządzanych w nim danych może być już nieświeża, polecam Ci jego lekturę jako inspirację do szybkiego działania – https://www.forbes.com/sites/kenkrogue/2012/07/12/the-black-hole-that-executives-dont-know-about/. Subskrybenci, którzy otrzymują wiadomość powitalną, przejawiają o 33% większą chęć do pozostania z marką. Co więcej, 35-50% leadów wybiera tego dostawcę, który odpowie jako pierwszy! Czy to nie daje do myślenia?

4. Podziel zadania.

W przypadku dużej liczby generowanych leadów w skali dnia, dobrym rozwiązaniem będzie odpowiedni podział obowiązków. Wszystko zależy oczywiście od charakterystyki Twojej usługi czy produktu, aczkolwiek możesz wyznaczyć osobnych pracowników, których zadaniem będzie:

1. 1. Jak najszybsze połączenie telefoniczne z klientem, w celu wykonania podstawowego scoringu (zastosuj skalę 1-5 żeby skupić się w pierwszej kolejności na tych klientach, którzy rokują najbardziej), doprecyzowania szczegółów oraz poinformowania o tym, że zespół pracuje już nad przygotowaniem oferty.
   2. Jeżeli z jakiegoś powodu klient nie podał swojego numeru kontaktowego, przygotuj wiadomość, w której poinformujesz go o otrzymaniu jego wiadomości oraz terminie planowej rozmowy scoringowej.
   3. Przygotowanie spersonalizowanej oferty i wysłanie jej kontrahentowi.
   4. Ponowny telefon z informacją o wysłanej ofercie, celem umówienia terminu, w którym osoba za nią odpowiedzialna skontaktuje się w sprawie podjętej przez leada decyzji.
   5. Rozmowa handlowa, której celem jest dokończenie procesu sprzedaży oraz ewentualne pingowanie klienta.

5. Przyrządź i przypraw firmowe materiały.

Twój zespół będzie tym skuteczniejszy, im mniej będzie musiał tworzyć podczas procesu zdobywania klienta. Jeszcze przed rozpoczęciem kampanii zadbaj o dostępność najważniejszych dokumentów i szablonów, czyli:

1. 1. Szablon autorespondera – to ta wiadomość mailowa, która powinna zostać wysłana zaraz po otrzymaniu leada.
   2. Scenariusz pierwszej rozmowy telefonicznej.
   3. Wzór oferty – na czas kampanii przygotuj skróconą ofertę, której przygotowanie nie zajmie więcej niż 10 minut. Zadbaj oczywiście o jej personalizację (logo, dane klienta, data przygotowania oraz elementy, które nadadzą jej personalny charakter – screen ze strony internetowej, cytat z bloga i każdy inny element wskazujący na indywidualne podejście), ale upewnij się, że każdy będzie w stanie ją szybko wyedtować. Do przygotowania oferty polecamy oczywiście PowerPoint’a, ze względu na łatwość w duplikacji i usuwanie slide’ów ofertowych.
   4. Szablon wiadomości mailowych – zaczynając od treści mailowej z ofertą, przez cykl 2-3 follow-up’ów, po wiadomości podsumowujące współpracę (np. z draftem umowy lub informacją o kolejnych krokach współpracy) czy pożegnaniem klienta, ze względu na brak kontaktu.
   5. Wzór umowy oraz innych dokumentów jak np. NDA.

6. Podsumuj miesiąc.

Ta wskazówka to zamknięcie cyklu zapoczątkowanego punktem 1, a więc nastawieniem pracowników. Bez względu na osiągnięte wyniki, powinieneś podsumować całą kampanię na koniec miesiąca, przedstawić szczegółowe wyniki, omówić rezultaty każdego pracownika, poprosić o sugestie i uwagi, których celem będzie uzyskanie lepszych rezultatów, a w przypadku systemu prowizyjnego lub konkursu na pracownika miesiąca, nagrodzić najlepszych (uścisk prezesa nie koniecznie będzie najlepszą gratyfikacją).

Reasumując, nowi klienci to zawsze duże wyzwanie dla Twojej drużyny handlowej. Kontroluj czas i działaj z precyzją szwajcarskiego zegarka, aby utrzymać świeżość gorących leadów i sprawić żeby nie zamieniły się w ciepłe kluchy. Przed startem kampanii upewnij się, że jesteś do niej przygotowany, a podniesione w Twoim zespole ciśnienie zaowocuje gorączką złota i 3-cyfrowym zwrotem z inwestycji.

Jeżeli dotarłeś do tego momentu, daj znam znać czy było warto i podziel się swoją opinią, komentarzem lub łapką w górę : ) Dziękujemy!