Czas czytania artykułu: 5 minut(y)
Odpowiednio przekazany feedback może być bardzo dużym bodźcem do poprawy produktywności u pracownika, a także zwiększać jego motywację do wykonywania służbowych obowiązków.
Od kilku lat na całym świecie promuje się trend polegający na udzielaniu opinii zwrotnej, jednak pracownicy nadal podchodzą do tego tematu ze sporą nieufnością i rezerwą. Silny niepokój zwykle spowodowany jest mylnymi przekonaniami, że rozmowa z przełożonym odnośnie efektów pracy jest przeprowadzana tylko w sytuacji, kiedy coś jest nie tak lub przełożony planuje wręczenie wypowiedzenia. W przypadku niektórych zawodów udzielanie feedbacków jest szczególnie polecane.
Doskonałym przykładem, jest tutaj stanowisko przedstawiciela handlowego, który na co dzień wykazuje sporą samodzielność w działaniu. Dla osób na stanowisku przedstawiciela handlowego informacja zwrotna jest szczególnie przydatna, aby ustalić czy podejmowane przez niego działania takie jak np. generowanie leadów zmierzają w dobrym kierunku, czy któryś z obszarów wymaga wprowadzenia modyfikacji.
Opinia zwrotna dotycząca rezultatów pracy jest tak samo ważna z perspektywy pracownika jak i z perspektywy przełożonego. Przekazywanie informacji zwrotnej odnośnie efektywności oraz realizacji wyznaczonych celów może nie należeć do najłatwiejszych, ale przy odrobinie chęci łatwo można opanować tę umiejętność. W tym artykule nie tylko przybliżymy ogólną tematykę feedbacku, ale przedstawimy 6 przykładowych opinii zwrotnych, które mają znaczący wpływ na komfort pracy oraz zwiększają motywację u pracowników.
Spis treści, czyli co dokładnie znajdziesz w tym artykule:
Feedback dla przełożonego
Feedback jest narzędziem, które znaczne usprawnia przepływ informacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Opinia zwrotna odnośnie jakości pracy pozwala na zwrócenie uwagi na aspekty, które mogą nie być zauważalne na pierwszy rzut oka, a które mogą mieć ogromny wpływ na jakość wykonywanej pracy. Na stanowisku przedstawiciela handlowego szczególnie ważne jest generowanie leadów, warto więc zwrócić uwagę aby były to leady jak najbardziej wartościowe, które mają szansę, w przyszłości przynieść zysk dla firmy. W niektórych firmach praktykuje się, że to przełożony jest odpowiedzialny za lead generation i dostarcza swojemu podwładnemu dane kontaktowe do potencjalnych klientów. Co zrobić w sytuacji, jeśli dostarczone leady nie stanowią wartościowego materiału? Najlepszym sposobem w takiej sytuacji będzie udzielenie feedbacku swojemu przełożonemu.
Zwykle myśląc o informacji zwrotnej odnośnie pracy, pierwszym skojarzeniem jest sytuacja kiedy to szef udziela jej swojemu podwładnemu, jednak nie zapominajmy, że feedback jest narzędziem, które działa w obie strony. Niemniej jednak feedback w górę (w kierunku szefa) przysparza zwykle więcej problemów. Pracownicy obawiają się, że przełożony może źle odebrać przekazaną informację zwrotną co będzie skutkowało pogorszeniem atmosfery w pracy. Zapewniamy jednak, że dobrze skonstruowany feedback nigdy nie wpłynie negatywnie na relacje.
Zalety informacji zwrotnych
Feedback podobnie jak wszystkie inne rozwiązania posiada wady i zalety. W pierwszej kolejności skupmy się na pozytywach, które daje to narzędzie. Niezależnie od tego czy przekazywany feedback będzie pozytywny czy negatywny, na pewno pozwala zwrócić uwagę na rzeczy, do których dana osoba nie przywiązywała zbyt dużej wagi. Jeżeli są to rzeczy, które wymagają poprawy, pracownik lub pracodawca (zależnie od tego komu udzielany jest feedback) ma szansę zmienić stare mało efektywne schematy i wprowadzić nowy model pracy, który przyniesie lepsze rezultaty. Udowodniono naukowo, że pracownicy, którzy czują się docenieni w swoim miejscu pracy pracują wydajniej od osób, które nie czują się docenione. W pracy przedstawiciela handlowego, docenienie przez przełożonego znacząco ułatwi wykonywanie codziennych obowiązków takich jak generowanie leadów czy spotkania z klientami. Wszyscy lubią czuć, że podejmowane działania mają sens i przynoszą korzyści, a feedback pozwala na swego rodzaju upewnienie się w tym przekonaniu. Dobrze przekazana informacja zwrotna, może także poprawić relację pomiędzy współpracownikami i polepszyć atmosferę w miejscu pracy.
Wady informacji zwrotnych
Największym zagrożeniem przy udzielaniu feedbacku jest to, że może on nie zostać poprawie odebrany przez drugą stronę, głównie jeśli dotyczy negatywnych działań w pracy. Aby uniknąć takich sytuacji, warto dobrze przygotować się przed przekazaniem informacji zwrotnej. Może się też zdarzyć, że nasze spostrzeżenia co do sposobu pracy osoby, której chcemy przekazać feedback nie są wystarczające. Zdarza się, że osoba pracuje w określony sposób, ponieważ jest to ściśle powiązane z polityką firmy i wewnętrznymi zasadami. Nawet jeżeli nie mamy pewności co do motywów postępowania pracownika czy też pracodawcy, warto przeprowadzić szczerą rozmowę, która pozwoli zrozumieć sposób działania i wspólnie ustalić dalsze kroki postępowania.
Przygotowanie do udzielenia informacji zwrotnej
Ważne jest, aby feedback został przekazany w odpowiednim miejscu i czasie. Zawsze należy upewnić się, że osoba której chcemy udzielić informacji zwrotnej nie jest zajęta codziennymi obowiązkami. Jeżeli w danej chwili najważniejsze jest np. generowanie leadów, warto wstrzymać się z rozmową do czasu, kiedy współpracownik będzie miał luźniejszy moment. Feedbacku warto udzielać na osobności, tak aby nie zawstydzać danej osoby.
Aby zostać dobrze zrozumianym, zawsze warto przekazywać informacje ze swojego punktu widzenia. Nie stosuj uogólnień, nie wskazuj, że reszta pracowników, także podziela Twoją opinię. Przed rozmową warto przygotować odpowiednie argumenty, które pomogą w przekazaniu tego co chcemy zakomunikować drugiej stronie. Bądź szczery i otwarty.
Przy udzielaniu feedbacku, poza samą informacją duże znaczenie ma także sposób w jaki ją przekazujemy, dlatego szczególnie ważny jest ton głosu oraz sposób mówienia, aby osoba której dotyczy feedback nie poczuła się atakowana. Szczera i spokojna rozmowa z zachowaniem zasad kultury może zdziałać cuda, dlatego warto zadbać o to, aby przekazywanie informacji zwrotnej odbywało się właśnie w taki sposób.
Niezależnie od tego czy chcesz przekazać pozytywną czy negatywną informację, zadbaj o to aby informacja ta trafiła bezpośrednio do osoby której dotyczy. Pamiętaj, że nie ma nic gorszego niż rozmawianie o danej osobie za jej plecami.
6 przykładów feedbacków, które możesz zastosować
- Wypalenie zawodowe
Wypalenie zawodowe jest bardzo częstym i poważnym problemem, który dotyka przedstawicieli handlowych. Po zauważeniu pierwszych objawów, warto przeprowadzić szczerą rozmowę z pracownikiem. Rozmowę można zacząć w ten sposób: „Widzę, że w ostatnim czasie Twoja motywacja do działania spadła i chcę dopytać czym jest to spowodowane, ponieważ zależy mi na współpracy z Tobą. Czy możemy o tym porozmawiać?”
- Wyrażenie uznania
Feedback powinien być stosowany również w sytuacjach, kiedy chcemy przekazać pozytywną informację i docenić pracownika. Można powiedzieć np. ” W ostatnim czasie na prawdę dobrze Ci idzie lead generation, dlatego wiedz, że bardzo doceniam Twoją chęć rozwoju i jeśli mogę Ci jakoś pomóc w tym temacie to chętnie to zrobię”.
- Dzielenie się niepewnością
Informacja zwrotna, jest też bardzo przydatna w sytuacji, kiedy nie widzimy efektów pracy, chociaż osoba podejmuje określone działania. Nie powinniśmy zostawiać miejsca na domysły, tylko zapytać: „Nie mam pewności, czy dobrze zrozumiałaś/zrozumiałeś wszystkie założenia obecnego projektu. Czy możemy jeszcze raz omówić dalsze kroki postępowania?”
- Prośba o uznanie
Kiedy nie mamy pewności, czy to co robimy idzie w dobrym kierunku, również warto postawić na szczerość i zapytać wprost: „Bardzo się staram, żeby wszystkie moje działania przynosiły jak najlepsze rezultaty, ale nie jestem pewien/pewna czy wszystko robię jak należy. Czy możesz mi powiedzieć jak to wygląda z Twojej perspektywy?”
- Nawiązanie relacji
Feedback sprawdzi się znakomicie także w sytuacji, kiedy pojawia się nowy członek zespołu i chcemy nawiązać z nim relację. W takiej sytuacji można powiedzieć np. „Wiem, że początki w nowym miejscu nie zawsze są łatwe, ale widzę, że bardzo się starasz. Jeśli napotkasz na jakieś problemy, lub będziesz potrzebować rady czy wskazówki, wiedz, że jestem do Twojej dyspozycji”.
- Skargi
Nie zawsze w firmie wszystkie procesy działają tak jak powinny i zdarza się, że pojawiają się konflikty lub trudności, których nie można pozostawić samym sobie. Jeśli zajdzie potrzeba wyjaśnienia czegoś warto zainicjować rozmowę w ten sposób: „W mojej ocenie, ostatnia sytuacja nie powinna się wydarzyć. Czy możemy porozmawiać i znaleźć razem sposób w jaki możemy ją rozwiązać?”
