Najlepszy moment na cold calling

W świecie sprzedaży czas naprawdę ma znaczenie.

Możesz mieć idealny produkt, genialną gadkę i jeszcze lepszy CRM, ale jeśli trafisz z telefonem w zły moment – wszystko przepadnie. Cold calling to gra na czas – dosłownie. I choć wiele się mówi o skuteczności e-maili, social sellingu czy kampanii remarketingowych, wciąż to rozmowa telefoniczna daje największą szansę na zbudowanie prawdziwej relacji z klientem.

A teraz dobra wiadomość: nie musisz dzwonić przez przypadek. Możesz dzwonić z głową – wybierając taki dzień i godzinę, w której Twoje szanse na rozmowę (a nawet spotkanie!) są znacznie większe. Przez ostatnie miesiące przeanalizowałem najnowsze dane, statystyki i raporty firm takich jak Gong, Salesmate, czy HubSpot, a także dodałem własne obserwacje z rynku. Efekt? Ten artykuł to Twój osobisty GPS po najlepszych porach na telemarketing – z naciskiem na cold calling, nie przypadkowe „strzały w ciemno”.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• w jakie dni i godziny warto dzwonić, a kiedy sobie odpuścić,

• co mówi najnowsza analiza ponad 100 000 rozmów telefonicznych,

• jak rytm pracy decydenta wpływa na jego gotowość do rozmowy,

• dlaczego poranki i popołudnia działają lepiej niż lunch,

• jaką strategię czasową wybrać, jeśli działasz w call center,

• co zrobić, gdy klient nie odbiera – czyli voicemail i follow-upy.

Najlepszy dzień tygodnia – co mówią dane, a co podpowiada logika?

Zacznijmy od konkretów. Gong Labs przeanalizowało ponad 90 000 cold calli i odkryło, że czwartki mają aż o 49% wyższy współczynnik sukcesu niż poniedziałki. To sporo. Ale dlaczego akurat czwartek? Po prostu: ludzie są wtedy jeszcze aktywni, ale mniej zestresowani niż na początku tygodnia. W poniedziałek walczą z e-mailami i planowaniem, a w piątek są już mentalnie poza biurem.

Salesmate i CallHippo potwierdzają, że środa i czwartek to „złote dni” dla cold callingu. Zwłaszcza godziny między 10:00 a 11:30 oraz 16:00 a 17:00. W tych porach kalendarze są lżejsze, spotkań mniej, a poziom stresu niższy. Właśnie wtedy rozmówcy częściej podnoszą słuchawkę i mają ochotę porozmawiać.

Warto też dodać perspektywę polskiego rynku. Wiele firm kończy najważniejsze zadania w środku tygodnia – wtorek i środa to u nas dni egzekucji, a czwartek to moment, gdy można pozwolić sobie na odrobinę „spontanu”. To dlatego telemarketerzy w polskich call center często ustawiają największą liczbę połączeń outbound właśnie w te dni – i to nie przypadek, tylko doświadczenie.

Ale uwaga: nie ignoruj poniedziałków i piątków. Dla niektórych branż – np. rekrutacji, HR czy usług IT – poniedziałkowy poranek może być świetnym momentem na dotarcie do decydenta, który właśnie ustala priorytety na tydzień. Z kolei piątek po 14:00 bywa idealny dla rozmów luźniejszych, w stylu „pomyślmy o tym po weekendzie”. Wtedy liczy się nie presja, ale budowanie relacji.

Klucz to jedno: dopasuj czas do swojej grupy docelowej. Jeśli rozmawiasz z dyrektorem marketingu – dzwoń wtedy, gdy nie ma spotkań kreatywnych. Jeśli celujesz w handlowca – złap go, zanim ruszy w teren. Zrób analizę kalendarza persony, zanim wybierzesz godzinę.

Pora dnia a skuteczność: poranne okno kawowe vs. popołudniowy „golden hour”

Czy godzina 9:58 może zmienić los Twojej sprzedaży? Być może tak – o ile zadzwonisz właśnie wtedy. Według danych Salesmate, najlepsze godziny na cold calling to 10:00–11:00 i 16:00–17:00 – to tzw. sprzedażowe „sweet spoty”. Nie są to przypadkowe przedziały – pokrywają się z cyklem produktywności większości ludzi pracujących w biurze.

1. Poranek: kawa, kalendarz i otwarta głowa

Wielu decydentów zaczyna dzień od przejrzenia maili i uporządkowania planu – ale już między 9:45 a 11:15 ich skrzynki są względnie puste, a głowy otwarte na nowe pomysły. Właśnie wtedy najczęściej odbierają telefony i są w stanie faktycznie porozmawiać. Są jeszcze przed maratonem spotkań i deadline’ów, co daje Ci kilka minut pełnej uwagi. Jeśli masz coś ciekawego do powiedzenia – to jest moment, by zostać wysłuchanym.

2. Popołudnie: chwila oddechu po chaosie dnia

Po lunchu wiele osób przeżywa tzw. „dołek energetyczny”, ale między 15:45 a 17:00 sytuacja się zmienia. Większość spotkań się kończy, skrzynki są ogarnięte, ludzie chcą domknąć dzień… i są gotowi do rozmowy. To dlatego cold call wykonany między 16:00 a 17:00 ma nawet o 29% wyższy współczynnik pozytywnych odpowiedzi niż ten wykonany o 13:00 (badanie Uplead, 2024). I nie chodzi tylko o odbieralność – chodzi o jakość rozmowy. Po południu rozmówcy są mniej spięci, często gotowi podjąć decyzję lub przynajmniej umówić się na demo.

3. A co z innymi godzinami?

Wciąż trafiają się telemarketerzy, którzy dzwonią o 8:00 – i czasem to działa, ale nie u każdego. Godziny „przed dziewiątą” są ryzykowne: mogą zadziałać w firmach produkcyjnych lub wśród freelancerów, ale w korporacjach często trafisz na pustą sekretarkę albo… irytację. Z kolei godziny lunchowe (12:00–13:30) to strefa ryzyka – częściej odbierają wtedy juniorzy niż decydenci.

4. Czas nie działa sam – działa w parze z jakością

Ważne: nawet najlepszy czas nie uratuje słabego otwarcia. Jeśli zaczynasz rozmowę od „Czy znajdzie pan chwilę…?”, to nawet złoty slot nie pomoże. Ale jeśli zaczniesz od mocnego insightu, pytania z kontekstem lub krótkiej wartości, możesz zyskać pełną uwagę rozmówcy – szczególnie w idealnym momencie dnia.

Ranne ptaszki kontra nocne sowy – strategie dla różnych typów sprzedawców

Każdy sprzedawca ma swój rytm – i nie ma w tym nic złego. Jeśli jesteś typem „rannego ptaszka”, z kubkiem kawy w ręku już o 7:00 rano, możesz wykorzystać tę przewagę. Ale jeśli najlepiej działasz po 16:00, to wcale nie znaczy, że jesteś spisany na straty. Cold calling to maraton, nie sprint – kluczem jest dopasowanie strategii do własnej energii i do rytmu dnia Twoich klientów.

1. Ranne ptaszki – czyli zimne telefony na gorąco

Sprzedawcy, którzy zaczynają dzień od telefonu, mają jedną wielką przewagę: są pierwsi. A jak mówi stare handlowe porzekadło: „kto pierwszy, ten zarabia”. W wielu firmach poniedziałkowy poranek to czas planowania tygodnia – a to oznacza, że kalendarz jeszcze nie pęka w szwach. Dzwoniąc między 8:30 a 10:00, masz szansę wbić się do planu, zanim konkurencja w ogóle się obudzi. Warto wtedy postawić na krótkie, konkretne rozmowy z jasną propozycją: demo, konsultacja, szybkie wideo.

Niektórzy sprzedawcy traktują poranne cold calle jako rytuał – codziennie 60–90 minut na start. To nie tylko buduje regularność, ale też wprowadza w rytm działania. Nawet jeśli pierwsze 3 osoby nie odbiorą, 4. może być tą kluczową. Taka dyscyplina pozwala osiągać lepsze wyniki niż przypadkowe dzwonienie „kiedy się uda”.

2. Nocne sowy – czyli skuteczność po 16:00

Zaskoczy Cię to, ale… część najlepszych rozmów odbywa się po godzinie 17:00. Zwłaszcza jeśli dzwonisz do właścicieli firm, dyrektorów zarządzających lub jednoosobowych działalności. W tym czasie telefon już nie dzwoni co minutę, skrzynka mailowa nie krzyczy, a decydenci są bardziej skłonni do rozmowy. Czasem siedzą jeszcze w biurze „dla świętego spokoju”, kończąc raporty lub przeglądając oferty.

W call center często ustala się dodatkowe „after hours slots” od 17:00 do 18:30 – szczególnie w branżach B2B, gdzie kontakt z właścicielem firmy po godzinach daje większą szansę na realną decyzję. Warto tu pamiętać o tonie rozmowy – po 17:00 lepiej działa luźniejszy styl, mniejsze ciśnienie sprzedażowe i więcej „człowieka w człowieku”.

3. Kiedy nie dzwonić?

Niektóre godziny to prawdziwa „czarna dziura”. Przykład? 13:00 w poniedziałek – jesteśmy po lunchu, pełni niezałatwionych spraw, a telefon od obcego numeru to ostatnie, czego chcemy. Cold calling wymaga wyczucia, a to oznacza nie tylko znajomość statystyk, ale też obserwację i elastyczność. Jeśli Twój target to freelancerzy – spróbuj przed 9:00. Jeśli dyrektorzy HR – złap ich w środę między 10:00 a 12:00. Testuj, sprawdzaj, analizuj.

Jak budować własne okno skuteczności? Testuj, mierz, optymalizuj

Zamiast ślepo trzymać się statystyk z raportów branżowych, warto pamiętać o najważniejszym: Twój cold calling działa najlepiej wtedy, gdy dopasujesz go do swojej konkretnej grupy docelowej. A żeby to zrobić, potrzebujesz nie tylko intuicji, ale też danych. Na szczęście mierzenie skuteczności połączeń w 2025 roku to już nie czarna magia – to codzienność każdego profesjonalnego handlowca.

Zbieraj dane od pierwszego dnia

Jeśli korzystasz z CRM-a (np. HubSpot, Pipedrive, Salesforce), dodaj pola, które pozwolą Ci rejestrować: dzień tygodnia, godzinę połączenia, wynik rozmowy, długość trwania, reakcję rozmówcy. Z czasem uzbierasz próbkę, która pokaże, kiedy Twoje rozmowy mają największą skuteczność. Według badania Outreach.io, firmy rejestrujące i analizujące call disposition codes notują o 31% wyższy wskaźnik callbacków niż te, które działają „na wyczucie”.

Testuj różne godziny w kontrolowanych warunkach

Przydziel sobie np. trzy tygodnie testowe, w których każdy dzień podzielisz na różne sloty czasowe – np. 8:30–10:00, 10:00–12:00, 13:00–15:00 i 16:00–17:30. W każdej sesji wykonuj podobną liczbę telefonów i porównuj efekty. Prowadź A/B testy – np. ta sama oferta, ten sam skrypt, różna pora dnia. Zobaczysz, jak różne mogą być wyniki. Nie zdziw się, jeśli okaże się, że Twoi klienci z branży logistycznej chętnie rozmawiają już o 8:00, a marketingowcy dopiero po lunchu.

Znajdź swój „power hour”

W call center często mówi się o tzw. power hour – to godzina w ciągu dnia, która przynosi najwięcej połączeń z realnym efektem. Znalezienie jej może zająć kilka tygodni testów, ale kiedy już ją znasz, ustaw właśnie w tym czasie swoje najważniejsze kampanie i najtrudniejsze kontakty. Nie trać najlepszej godziny na follow-upy czy rozmowy informacyjne – wykorzystaj ją na uderzenie do topowych leadów.

Obserwuj trendy w czasie

Skuteczność cold calli może zmieniać się sezonowo – np. przed końcem kwartału klienci mają mniej czasu, ale większą gotowość do decyzji. Warto zapisywać nie tylko datę i godzinę, ale też kontekst biznesowy – np. „ostatni tydzień Q2” lub „tydzień po świętach”. Dzięki temu zauważysz powtarzające się wzorce i jeszcze lepiej dopasujesz swój plan działania.

Wyciągaj wnioski i optymalizuj

Dane to jedno, ale najważniejsze to wyciągać z nich wnioski i wdrażać zmiany. Jeśli widzisz, że 70% udanych rozmów odbywa się między 10:00 a 11:30 – zarezerwuj ten czas na cold calling. Jeśli klient częściej odbiera w środę niż w poniedziałek – zmień priorytety w kalendarzu. Nie chodzi o to, by dzwonić więcej. Chodzi o to, by dzwonić mądrzej.

Gdy klient nie odbiera: voicemail, sekwencje i multichannel

Nie każda próba kończy się sukcesem – to jasne. Nawet jeśli dzwonisz w idealnym momencie, do perfekcyjnie dopasowanego leada, z dobrze przygotowaną ofertą, i tak… może nie odebrać. I to zupełnie normalne. Według danych Insidesales.com średni współczynnik odbieralności zimnych telefonów wynosi od 15% do 28%. Co to oznacza? Że ponad 70% Twoich połączeń będzie „pustych”. Ale puste połączenie to nie zmarnowana szansa – o ile wiesz, co robić dalej.

Voicemail to nie przeszłość

W Polsce wciąż niedoceniany, ale w USA od dawna traktowany jak standard. Voicemail – czyli wiadomość głosowa zostawiona na skrzynce – może zwiększyć szansę na callback nawet o 22% (źródło: RingDNA, 2024). Klucz to forma: krótko, konkretnie, z wyraźną intencją i propozycją kolejnego kroku. Przykład?

„Dzień dobry, tu Piotr z Rebus B2B. Wiem, że to może być nietypowa pora, ale mam konkretny pomysł, jak pomóc Wam zwiększyć liczbę spotkań z klientami o 30% bez dodatkowych kosztów. Oddzwonię jutro o 10:30 – a jeśli wolisz, możesz złapać mnie wcześniej pod tym numerem. Do usłyszenia!”

Nie zaszkodzi też dodać imienia i nazwy firmy – naturalnym, spokojnym głosem. W call center, które stosują voicemail jako element sekwencji, notuje się nawet o 40% więcej rozmów kontynuowanych po pierwszym kontakcie.

Sekwencje połączeń – nie dzwoń raz

Cold calling nie powinien być jednorazowym strzałem. Według badań Rain Group, potrzeba średnio 8 prób kontaktu, zanim lead podejmie decyzję o rozmowie. A jednak wielu handlowców… dzwoni raz. Wdrażając proste sekwencje (np. 1. połączenie, 2. voicemail, 3. SMS, 4. ponowne połączenie kolejnego dnia), zwiększasz swoje szanse. Sekwencje mogą wyglądać różnie, ale klucz to systematyczność i różnorodność kanałów.

Multichannel: Twój sprzymierzeniec

Połączenie telefoniczne to jeden z kanałów – nie jedyny. Multichannel outreach, czyli kontakt przez kilka platform, to dziś standard w skutecznym B2B. Jeśli nie odbierają – napisz na LinkedIn. Jeśli nie odpisują – wyślij krótki e-mail z odniesieniem do próby kontaktu. Jeśli wiesz, że ktoś aktywnie działa na X (Twitterze), możesz skomentować jego post. Chodzi o miękkie przypomnienie o sobie, bez presji. Tak działają najlepsi sprzedawcy: telefon jest początkiem historii, nie jej końcem.

Automatyzacja? Tak, ale z głową

Wiele narzędzi (jak Woodpecker, Lemlist, Apollo.io) umożliwia tworzenie zautomatyzowanych sekwencji telefon + e-mail + social. To świetne rozwiązanie, ale pamiętaj: jeśli nie personalizujesz, jesteś spamem. Cold calling działa, bo jest rozmową. Traktuj follow-upy jak kontynuację dialogu, nie jako bombardowanie.

Technologia na pomoc – predykcja AI w telemarketingu

Jeszcze kilka lat temu cold calling kojarzył się z tabelką w Excelu i słuchawką z kablowym mikrofonem. Dziś? Witamy w erze sztucznej inteligencji, automatyzacji i predykcyjnej analityki. To nie tylko buzzwordy – to narzędzia, które realnie zwiększają skuteczność call center i zmieniają zasady gry w telemarketingu.

AI przewiduje, kiedy najlepiej dzwonić

Wiele nowoczesnych narzędzi (jak Outreach, Gong, czy Salesloft) wykorzystuje machine learning do analizy tysięcy interakcji i identyfikacji tzw. „best time to call” dla każdego leada. To już nie ogólny wykres „czwartki są lepsze”, ale spersonalizowana predykcja: „Jan Kowalski z firmy X najczęściej odbiera telefony we wtorki po 16:30”. Dla sprzedawcy to jak mieć wewnętrzną mapę drogową do decyzji klienta.

„Zespoły, które korzystają z predykcji czasu kontaktu opartej na AI, zwiększają współczynnik umówionych rozmów nawet o 36%” – raport Salesloft, 2024

Inteligentne dialery = więcej rozmów, mniej frustracji

Jeśli korzystasz z klasycznego dialera, znasz ten problem: odrzucenia, głuche numery, poczta głosowa. Nowoczesne AI dialery (jak Orum czy Koncert) analizują setki połączeń na sekundę i automatycznie wybierają najbardziej obiecujący numer z listy. W praktyce? Zamiast 12 rozmów dziennie możesz wykonać ich 40–50 bez dodatkowego wysiłku. System sam rozpoznaje mało rokujące leady i skupia się na tych z większym potencjałem.

Skrypty wsparte NLP

AI wspiera też jakość rozmowy. Narzędzia oparte na NLP (przetwarzaniu języka naturalnego) analizują wypowiedzi rozmówcy w czasie rzeczywistym i podpowiadają sprzedawcy, jak reagować. Przykład: jeśli klient wyraża wątpliwość, system może podsunąć gotowe sformułowanie z odpowiedzią lub pytanie pogłębiające. To trochę jak mieć na słuchawce doświadczonego mentora, który szepcze Ci do ucha. Nie zastępuje sprzedawcy – ale realnie go wspiera.

Etyka, czyli granica automatyzacji

Wszystko fajnie, ale ważna uwaga: AI w cold callingu nie może być natarczywe. Coraz więcej klientów rozpoznaje automatyczne sekwencje i… po prostu je ignoruje. Dlatego najlepsi handlowcy łączą dane AI z własną intuicją i empatią. Zamiast mówić jak robot, pytają: „Panie Krzysztofie, wiem, że to może być zły moment – mogę wrócić za godzinę?” I właśnie wtedy dzieje się magia.

Podsumowanie: Nie czas, a Ty robisz różnicę

Dotrwałeś do końca – a to znaczy, że traktujesz cold calling poważnie. I bardzo dobrze. Bo choć dane, raporty i automatyzacje są ważne, to na końcu tej całej układanki jesteś Ty: Twój głos, Twoje intencje, Twoja energia.

Z tego artykułu wiesz już, że:

• środy i czwartki to najlepsze dni na kontakt z klientem,

• 10:00–11:30 i 16:00–17:00 to złote godziny,

• zarówno „ranni wstają wcześniej”, jak i „nocne sowy” mają swoje strategie,

• nawet „nieodebrane” połączenia można obrócić w sukces – z pomocą voicemaili i multichannel,

• call center przyszłości już działa z użyciem AI, predykcji i danych behawioralnych.

Ale jest jedna rzecz, której nie zastąpi żaden system ani algorytm: ludzkie podejście. Jeśli potrafisz zaciekawić rozmówcę, wejść w jego buty, zrozumieć moment, w którym go łapiesz – masz ogromną przewagę.

Cold calling nie umarł. On po prostu dojrzał.

Namiast bać się „złych godzin” – stwórz własne. Testuj, analizuj, ucz się. A potem – dzwoń.

A teraz Twoja kolej:

• Jaki dzień i godzina działają najlepiej w Twojej branży?
• Masz swój ulubiony „czas na telefon”? A może konkretny zwyczaj, który poprawia Twoją skuteczność?

Daj znać w komentarzu albo udostępnij ten artykuł komuś, kto codziennie sięga po słuchawkę. Może właśnie dzięki Tobie trafi w swój najlepszy moment.