Sposoby na zwiększenie liczby odebranych telefonów podczas kampanii cold calling

Czy masz wrażenie, że Twoja kampania cold calling z tygodnia na tydzień traci sens, bo coraz mniej osób odbiera telefon?

Wydzwania zespół, konsultanci siedzą, linie gorące, a efekt: echo w słuchawce i setki prób zakończonych sygnałem rozłączenia? Nie jesteś sam.
Cold calling przechodzi transformację – i jeśli nie zaktualizujesz strategii, to nawet najlepszy handlowiec nie pomoże.

„Skuteczność cold callingu nie polega na tym, ile razy zadzwonisz, tylko ile razy ktoś z drugiej strony postanowi odebrać. A to zależy od dziesiątek detali – od pory dnia, przez numer telefonu, aż po to, jak oddychasz, gdy mówisz ‘Dzień dobry’.”
– Piotr Wolniewicz, właściciel agencji hotLead

W tym artykule przyjrzymy się sprawdzonym sposobom na to, jak zwiększyć odbieralność telefonów podczas cold call – zarówno w kampaniach masowych, jak i precyzyjnie targetowanych działaniach B2B. Podpowiemy, jak poprawić wyniki kampanii cold calling, korzystając z danych, technologii i dobrych praktyk. Pokażemy też, jak myśleć o cold call skuteczności nie jako o czymś losowym, ale systematycznym i mierzalnym.

W artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:

• Dlaczego klienci nie odbierają telefonu, mimo że kampania cold calling działa?

• O jakiej porze najlepiej dzwonić, żeby zwiększyć odbieralność?

• Czy numer, z którego dzwonisz, wpływa na skuteczność kampanii?

• Jak zbudować pierwsze 10 sekund rozmowy, które nie zniechęcą rozmówcy?

• Jak wykorzystać narzędzia call center, żeby podnieść skuteczność cold calling?

• Jakie techniki i detale robią różnicę – nawet jeśli nie masz dużego zespołu?

• Czy kultura telefoniczna Polaków się zmienia? I co to oznacza dla Twojego zespołu?

1. Dlaczego odbieralność telefonów w kampanii cold calling spada – i co z tym zrobić?

Wielu przedsiębiorców inwestujących w kampanie cold calling zderza się z tym samym problemem: z każdą kolejną rundą połączeń skuteczność cold callingu maleje. Dlaczego tak się dzieje? Przede wszystkim zmienia się otoczenie rynkowe – jesteśmy coraz bardziej bombardowani informacjami, powiadomieniami i niechcianymi połączeniami. W Polsce tylko w 2023 roku zarejestrowano ponad 3,2 miliona prób połączeń typu spam miesięcznie – to oznacza, że większość osób nauczyła się ignorować nieznane numery, zanim jeszcze wybrzmi pierwszy dzwonek.

W dodatku rośnie liczba firm, które prowadzą telemarketing lub masowo wykorzystują cold calling – co sprawia, że próg irytacji odbiorcy jest coraz niższy. Nie chodzi już tylko o to, czy ktoś odbierze telefon, ale czy zrobi to z otwartością, czy raczej z niechęcią i gotowością do szybkiego zakończenia rozmowy.

„Dzisiaj odbieralność to nie przypadek, tylko efekt wielu działań – od technologii, przez psychologię, po estetykę głosu. Jeśli tego nie rozumiesz, cold calling będzie ci się wydawał martwą metodą sprzedaży. A to nieprawda.”
– Piotr Wolniewicz, hotLead

W praktyce, wiele firm nie analizuje, jak zwiększyć liczbę odebranych telefonów podczas cold call, bo nie posiada odpowiedniego zaplecza danych. Pracują „na czuja”, bazując na domysłach typu „w poniedziałki nikt nie odbiera” albo „po 16:00 już nie warto dzwonić”. Tymczasem właściwe zrozumienie cyklu dnia klientów, segmentacja kampanii oraz testowanie różnych podejść (np. krótszych rozmów, innego tonu głosu, zmiany scenariusza powitania) może zwiększyć odbieralność nawet o 30-40%.

Częstym błędem jest także brak regularnej aktualizacji bazy danych. Jeśli dzwonisz na numery, które mają niski scoring (np. są nieaktywne lub przypisane do recepcji), tracisz czas całego zespołu. Dobrym ruchem jest też wdrożenie procesu pre-call warming – czyli przygotowania odbiorcy na kontakt przez wcześniejszy SMS, mail lub kampanię remarketingową. To technika wykorzystywana m.in. przez zespoły sprzedaży w branży IT i finansowej, gdzie cold call skuteczność sięga nawet 25% odbieralności – co w dzisiejszych warunkach jest świetnym wynikiem.

2. Godzina ma znaczenie, czyli kiedy dzwonić, żeby zwiększyć odbieralność?

Czas to nie tylko pieniądz, ale w przypadku cold callingu – dosłownie liczba odebranych połączeń. Jeśli zastanawiasz się, jak zwiększyć odbieralność telefonów, zacznij od analizy godzin połączeń. Według danych opublikowanych przez CallHippo, najlepszy czas na cold calling to 10:00–11:30 oraz 15:00–16:30, z wyraźnym spadkiem po godzinie 17:00. W Polsce trend jest podobny – najgorsze wyniki osiągają połączenia wykonywane między 12:00 a 14:00 (pora lunchu) i zaraz po 17:00, kiedy większość osób kończy dzień pracy.

Jeśli Twoją grupą docelową są np. właściciele biur rachunkowych czy firm remontowych, często pracują oni mobilnie i mają określony rytm dnia. U nich odbieralność połączeń rośnie rano, ale dramatycznie spada po południu, kiedy są na budowach lub w trasie. Dla odmiany, dyrektorzy IT i osoby decyzyjne w działach HR są bardziej dostępni w drugiej połowie dnia – co powinno znaleźć odzwierciedlenie w Twojej strategii.

„Jeśli dzwonisz o 9:00 do transportowca, on już od dwóch godzin rozwiązuje kryzysy. A jak dzwonisz o 17:00 do dyrektora HR, to już myślami jest na jodze. Dzwonienie bez analizy pory dnia to marnowanie zasobów.”
– Piotr Wolniewicz, hotLead

Jedną z praktyk, która przynosi świetne rezultaty, jest dynamiczne planowanie okien czasowych na podstawie wcześniejszych wyników. Systemy CRM i narzędzia call center mogą rejestrować godziny, w których klienci najczęściej odbierają – i automatycznie układać harmonogram połączeń. To rozwiązanie zwiększa cold call skuteczność nawet o 20–35%, bez zmiany liczby konsultantów. Dodatkowo, warto wprowadzić system A/B testów porównujących odbieralność np. w poniedziałki vs środy, przed południem vs popołudniem.

Pamiętaj też, że Twój zespół to nie roboty – ich energia, ton głosu i koncentracja także zależą od pory dnia. Jeśli najwięcej wartościowych połączeń realizują w godzinach 10:00–12:00, to tam skup główny wysiłek. A wieczory? Zarezerwuj na follow-upy lub wiadomości tekstowe. W kampaniach cold calling liczy się nie ilość, ale jakość kontaktu – i dopasowanie do rytmu dnia Twojego odbiorcy to pierwszy krok, by podnieść skuteczność cold calling bez zwiększania kosztów.

3. Numer telefonu jak wizytówka – jak wpływa na odbieralność połączeń?

Zaskakująco wiele firm ignoruje fakt, że numer telefonu, z którego wykonujesz cold call, ma ogromny wpływ na odbieralność. A przecież to pierwsza rzecz, jaką widzi Twój odbiorca – zanim jeszcze usłyszy Twoje “Dzień dobry”, jego telefon już zadecydował, czy Cię zignorować. Według badań Truecaller, 76% Polaków nie odbiera połączeń z nieznanych numerów, a aż 91% deklaruje, że choć raz zablokowali numer uznany za nachalny.

Dlatego jednym z najprostszych sposobów, jak zwiększyć liczbę odebranych telefonów podczas cold call, jest przemyślana konfiguracja numeru. Zamiast używać przypadkowego VoIP-a z numerem o egzotycznym prefiksie, zastosuj numer lokalny z regionu, w którym działa klient. Jeżeli dzwonisz do firmy z Poznania, numer z kierunkowym 61 będzie miał znacznie wyższą wiarygodność niż np. warszawski 22 czy całkowicie obcy numer z zagranicy.

„Używanie numerów losowych lub nieprzypisanych do lokalizacji klienta to jeden z najprostszych błędów, które potrafią zabić skuteczność kampanii. Nasze testy pokazały, że lokalny numer zwiększa odbieralność nawet o 40%.”
– Piotr Wolniewicz, hotLead

W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia systemu tzw. Dynamic Caller ID, dostępnego w bardziej zaawansowanych platformach call center. Takie narzędzia automatycznie dopasowują numer wyświetlany klientowi do jego lokalizacji geograficznej, co zwiększa szansę na odebranie. W branży telemarketingowej to standard w krajach takich jak USA czy Niemcy – w Polsce dopiero zyskuje popularność, choć efekty są widoczne już po tygodniu działania.

Warto też zadbać o tzw. branding numeru telefonu, możliwy m.in. przez Google Verified Calls (dla firm z Androidem) czy aplikacje typu Hiya. Dzięki temu odbiorca widzi nie tylko numer, ale także nazwę Twojej firmy, co znacząco zwiększa zaufanie. Jeśli chcesz podnieść skuteczność cold calling, nie zaczynaj od szkoleń konsultantów, tylko od pytania: “Z jakiego numeru właściwie dzwonimy i jak to wygląda po drugiej stronie słuchawki?”

4. Skrypt rozmowy a pierwsze sekundy – czyli jak nie zniechęcić rozmówcy

W cold callingu pierwsze 10 sekund to wszystko. Jeśli w tym czasie nie przyciągniesz uwagi odbiorcy, to choćbyś miał najlepszy produkt świata, rozmowa skończy się szybciej niż zdążysz się przedstawić. W rzeczywistości ponad 60% osób decyduje o zakończeniu połączenia w ciągu pierwszych 15 sekund – co czyni wstęp rozmowy absolutnie kluczowym momentem całej kampanii.

A teraz gorzka prawda: większość skryptów cold callingowych jest… tragiczna. Sztampowe “Dzień dobry, nazywam się XYZ i dzwonię z firmy ABC” to dokładnie to, czego odbiorca nie chce słyszeć. Taki początek brzmi jak reklama i budzi reakcję obronną. Kluczem jest naturalność, prostota i pretekst. Zamiast przedstawiać się od razu, zacznij od pytania lub krótkiego zdania, które zbuduje kontekst.

„Nie uczymy konsultantów recytowania. Uczymy ich, jak zaciekawić człowieka w trzy zdania. A to oznacza mniej sprzedaży, więcej autentyczności. Ludzie odbierają wtedy inaczej – bo czują człowieka, a nie system.”
– Piotr Wolniewicz, hotLead

Przykład? Zamiast “Dzwonię z firmy X i chciałem porozmawiać o naszej ofercie”, zacznij od: „Panie Marku, zanim się rozłączymy – krótkie pytanie: czy Wasza firma planuje w tym roku jakiekolwiek zmiany w sposobie pozyskiwania klientów?”. Brzmi ciekawiej? Oczywiście, bo dotyczy realnego problemu, nie abstrakcyjnej „oferty”.

Dobrą praktyką jest stworzenie kilku wariantów otwarcia rozmowy i testowanie ich A/B w kampaniach. W naszej agencji prowadziliśmy testy porównawcze, z których jasno wynikało, że otwarcia z pytaniem mają o 25–30% lepszą konwersję do pełnej rozmowy niż klasyczne skrypty. To nie znaczy, że skrypt nie ma sensu – ale musi być elastyczny, ludzki i osadzony w rzeczywistości klienta.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak podnieść skuteczność cold calling, zacznij od odsłuchania swoich rozmów. Sprawdź, co słychać w głosie konsultanta, zanim powie nazwę firmy. Tam kryje się wszystko, co decyduje, czy rozmówca zostanie, czy zniknie.

5. Technologie wspierające cold calling – jak wykorzystać narzędzia call center?

W nowoczesnym call center technologia to nie dodatek, ale trzon całej operacji. Jeśli Twój zespół nadal pracuje z Excela, a rozmowy zapisywane są “do notatnika”, to masz do czynienia z anachronizmem, nie sprzedażą. Dobrze dobrane narzędzia potrafią zwiększyć odbieralność nawet o 40–50% i diametralnie poprawić wyniki kampanii cold calling – bez zatrudniania dodatkowych osób.

Jednym z kluczowych elementów jest predictive dialer – system automatycznie wybierający numer w czasie, gdy konsultant kończy poprzednią rozmowę. Dzięki temu nie tracimy czasu na ręczne wybieranie numerów i omijamy niedziałające połączenia. To szczególnie ważne przy dużych bazach – np. w kampaniach do właścicieli małych firm usługowych, gdzie dostępność rozmówcy trwa chwilę i wymaga szybkiej reakcji. Systemy te można integrować z CRM-em, co pozwala lepiej zarządzać danymi i śledzić historię kontaktu.

Kolejnym game-changerem jest Voice Drop – funkcja pozwalająca zostawić profesjonalnie nagraną wiadomość głosową w sytuacji, gdy odbiorca nie odbiera. Badania pokazują, że aż 32% osób, które odsłuchały wiadomość tego typu, oddzwaniają w ciągu 24 godzin, jeśli głos brzmi profesjonalnie i przekazuje konkretną wartość. Do tego dochodzą SMS-y transakcyjne wysyłane automatycznie tuż przed lub po próbie kontaktu – subtelna forma „uprzedzenia” o połączeniu, która zwiększa cold call skuteczność w kampaniach B2B nawet o 18%.

„Lubię mówić, że dobry cold call to 20% rozmowa, 80% system. Bez automatyzacji nie masz skalowalności. A bez skalowalności nie masz wyników – tylko frustrację.”
– Piotr Wolniewicz, hotLead

Warto również wdrożyć funkcję tzw. click-to-call – pozwala ona kontaktować się z potencjalnymi klientami bezpośrednio z poziomu CRM-a, eliminując błędy i skracając czas reakcji. Co więcej, nowoczesne platformy telemarketingowe pozwalają nagrywać i analizować rozmowy w czasie rzeczywistym, co umożliwia szkolenie konsultantów na żywych przykładach.

Podsumowując – jeśli zastanawiasz się, jak zwiększyć odbieralność telefonów podczas cold call, nie zaczynaj od rekrutacji nowych osób. Najpierw zbuduj system, który Twoim ludziom pozwoli działać szybciej, celniej i skuteczniej.

6. Co robią najlepsi? Praktyki, które zwiększają skuteczność połączeń

Najlepsze zespoły sprzedażowe nie mają magicznych skryptów. Mają powtarzalne nawyki, dobrą organizację i obsesję na punkcie szczegółów. W firmach, które regularnie osiągają odbieralność na poziomie 30–40% w cold callach, nie znajdziesz miejsca na przypadkowość. Wszystko – od tonu głosu po przerwy między zdaniami – jest testowane, analizowane i udoskonalane.

Jedną z takich praktyk jest tzw. rozgrzewka zespołu. Zanim konsultanci zaczną dzwonić, spędzają 15 minut na wspólnym odgrywaniu scenek lub analizie nagrań z poprzedniego dnia. To proste ćwiczenie zwiększa cold call skuteczność nawet o 10%, bo zmniejsza stres, poprawia płynność i podnosi motywację. Dobrze funkcjonujące zespoły nie idą na żywioł – pracują metodycznie, jak sportowcy przed meczem.

Kolejnym elementem są mikrocele w kampanii cold calling – zamiast narzucać handlowcom wynik typu „25 połączeń na godzinę”, lepiej ustalić konkretne cele jakościowe: np. „2 pełne rozmowy zakończone kwalifikacją” lub „3 follow-upy z potwierdzonym zainteresowaniem”. Badania Salesforce pokazują, że cele jakościowe zwiększają efektywność zespołu nawet o 27%, bo przenoszą uwagę z liczb na relacje.

Nie można też pominąć roli lidera – w dobrze działających call center Team Leader nie jest tylko osobą “od raportów”. To realny mentor, który słucha rozmów, daje feedback i regularnie siada z zespołem na 1:1. Co ciekawe, zespoły z liderami zaangażowanymi w rozwój konsultantów notują średnio o 22% wyższe wskaźniki odbieralności niż zespoły „samozarządzające się”.

„Kiedy konsultant ma pewność, że ktoś go słucha, uczy, wspiera i nie ocenia jak robot, jego rozmowy robią się lepsze z dnia na dzień. Cold calling to gra zespołowa – nie solowy występ.”
– Piotr Wolniewicz, hotLead

Na koniec – monitoruj dane, ale nie zapominaj o emocjach. Ludzie po drugiej stronie słuchawki wyczuwają, czy dzwoni do nich ktoś zestresowany, czy ktoś, kto lubi to, co robi. Jeśli chcesz wiedzieć, jak poprawić wyniki kampanii cold calling, zbuduj zespół, który ufa sobie nawzajem i ma przestrzeń na testy, błędy i wspólny rozwój.

7. Kultura odbierania telefonów w Polsce – czego się spodziewać, jak się przygotować?

Każdy kraj ma swoją „telefoniczną osobowość”. W USA cold calling bywa wręcz pożądany – to tam sprzedawcy dzwoniący z ofertą ubezpieczenia mogą spotkać się z entuzjazmem (naprawdę!). W Polsce? No cóż, u nas telefon od nieznajomego oznacza co najwyżej kłopoty, a najczęściej – stratę czasu. Polacy są sceptyczni, nieufni, a czasem wręcz zirytowani, zanim w ogóle odbiorą. To trzeba zrozumieć, zanim ruszysz z kampanią.

Według danych CBOS aż 79% Polaków unika odbierania połączeń od nieznanych numerów, a 42% deklaruje, że automatycznie rozłączają, gdy słyszą „dzwonię z firmy…”. Co to oznacza w praktyce? Że cold call skuteczność nie zależy wyłącznie od Twoich ludzi i technologii, ale od… społecznego nastawienia do rozmów telefonicznych.

„W Polsce cold calling to trochę jak granie w karty z kimś, kto podejrzewa, że masz lewe talie. Musisz zyskać zaufanie, zanim padnie pierwsze zdanie sprzedażowe. Dlatego najpierw człowiek, potem oferta.”
– Piotr Wolniewicz, hotLead

To też powód, dla którego nie warto kopiować skryptów i strategii 1:1 z zagranicznych webinarów czy szkoleń. Kultura odbierania telefonów w Polsce opiera się na kilku zasadach:

• unikamy nieznanych numerów

• czujemy presję czasu, nawet w rozmowie

• boimy się nachalnej sprzedaży

• jesteśmy czujni na wszelkie próby manipulacji lub „haczyków”

Zamiast z tym walczyć – lepiej to uszanować. Dzwoniąc do przedsiębiorców, pamiętaj, że często pracują w biegu, są przeciążeni informacyjnie i traktują telefon jako narzędzie awaryjne. W kampaniach cold calling, które prowadzimy np. do właścicieli firm transportowych, staramy się w pierwszym zdaniu podkreślić, że rozumiemy ich czas i że możemy się dopasować („jeśli to zły moment – zadzwońmy jutro o konkretnej godzinie”). Taka empatia robi więcej niż najlepsza oferta.

Wniosek? Jeśli chcesz wiedzieć, jak poprawić wyniki kampanii cold calling, naucz się języka odbiorcy. Tego dosłownego – i tego kulturowego.

Podsumowanie: Odbieralność to nie magia – to strategia

Dotarłeś do końca – co oznacza, że jesteś dokładnie tą osobą, która nie szuka wymówek, tylko wyników. A to już połowa sukcesu. Odbieralność cold calli nie musi być frustrującą loterią. To kwestia konkretnych decyzji:

• godziny połączenia,

• numeru telefonu,

• tonu i słów w pierwszych sekundach,

• jakości bazy,

• technologii call center,

• poziomu zespołu,

• a nawet… Twojego zrozumienia kultury rozmowy.

Dla niektórych to za dużo zmiennych. Dla nas – to możliwości.

Jeśli chcesz podzielić się własnymi doświadczeniami – zostaw komentarz, napisz, jakie techniki działają u Ciebie, a może… które kompletnie się nie sprawdziły.
Masz zespół i potrzebujesz wsparcia w kampanii? Odezwij się – hotLead działa właśnie po to, żeby cold calling znowu był skuteczny.
A jeśli ten artykuł okazał się pomocny – podeślij go znajomemu, który właśnie narzeka, że nikt nie odbiera telefonu.