Czas czytania artykułu: 7 minut(y)
Dobry kierownik sprzedaży musi posiadać szereg specyficznych cech i umiejętności, które umożliwią mu nie tylko organizowanie pracy zespołu i analizowanie danych, ale które pozwolą odpowiednio motywować zespół, wzmacniać go i umiejętnie szkolić, aby wypracowywał on zamierzone cele. Ufff, dużo tego prawda?
Dodajmy do tego aktualnie panujący kryzys i sprawa robi się dużo bardziej skomplikowana. I chociaż sytuacja z każdym dniem wydaje się stabilizować, to jednak z dużą dozą rezerwy podchodzimy do informacji o końcu pandemii i raczej oczekujemy kolejnego ciosu, niż korkujemy szampana i świętujemy powrót do normalności.
Co może zrobić kierownik sprzedaży, aby wprowadzić swój zespół do tej „nowej rzeczywistości“?
Jak zmotywować zespół, który boryka się z trudnymi okolicznościami nie tylko zawodowo, ale i prywatnie? Jak szkolić sprzedawców i skutecznie się z nimi komunikować, kiedy większość nadal pracuje w systemie home office? Jak podnieść morale, kiedy wszyscy czujemy się trochę bezradni?
Właśnie teraz nadszedł czas na pokazanie, jak radzisz sobie w niesprzyjających warunkach i jak reagujesz na kolejne ciosy z zewnątrz. Dobry manager sprzedaży potrafi dostosowywać się do aktualnie panującej sytuacji i radzi sobie z kłodami, które czasem pojawiają się pod nogami. Sprawdź, co możesz zrobić, aby wzmocnić swoje umiejętności zarządcze i stać się jeszcze lepszym i skuteczniejszym managerem sprzedaży w (i po!) kryzysie.
Prezentujemy 12 sprawdzonych metod, aby stać się liderem, za którym pójdą tłumy.
Spis treści, czyli co dokładnie znajdziesz w tym artykule:
Cotygodniowe spotkania 1:1
Podstawą funkcjonowania każdego zespołu jest komunikacja. O ile pracując w biurze i regularnie się widząc, nie trudno o zorganizowanie szybkiego spotkania, tak w trybie home office wielu managerów z tego rezygnuje. To wielki błąd!
Postaw sobie za cel spotkanie z KAŻDYM sprzedawcą przynajmniej raz w tygodniu. Czy będzie to spotkanie na żywo, czy za pośrednictwem komunikatora internetowego – nie ma to większego znaczenia. Po prostu to zróbcie. Najlepiej z góry zablokujcie sobie termin w kalendarzach. To bardzo ważne, żebyś miał świadomość, jak radzą sobie poszczególni członkowie Twojego zespołu i to nie tylko zawodowo – to, co dzieje się w ich życiu także powinno Cię interesować.
Pamiętaj, że pracownik to też człowiek
Pandemia spowodowała, że ludzie stanęli w obliczu zupełnie nowych wyzwań. Niektórzy po raz pierwszy pracują w domu, inni właśnie dowiedzieli się, co to znaczy home office z dwójką dzieci, a przede wszystkim wszyscy żyją w napięciu spowodowanym wszechobecną niepewnością. Chociaż kryzys powoli słabnie, pojawiają się kolejne bolączki – bezpieczeństwo dzieci i członków rodziny, trudności ekonomiczne czy najzwyklejsze w świecie stresy w pracy.
Jeśli chcesz być dobrym managerem sprzedaży, musisz mieć to wszystko na uwadze.
Pamiętaj, aby traktować swój zespół nie tylko, jako grupę pracowników, ale przede wszystkim, jako grupę ludzi, która stanęła w niecodziennej sytuacji i stara się w niej funkcjonować. Możesz rozpocząć spotkanie od poświęcenia chwili na wymianę doświadczeń i spostrzeżeń. Świadomość, że każdy mierzy się teraz podobnymi problemami, wzmocni więzi, a Tobie pozwoli na kontrolę sytuacji.
Oczywiście nie każdy pracownik będzie skory do zwierzeń – to całkiem normalne. Ważne, aby zachować umiar i dać członkom zespołu w tej materii tyle przestrzeni, ile potrzebują. Natomiast współczucie, które okażesz jako lider, na pewno zaprocentuje.
Zadawaj właściwe pytania
Manager sprzedaży powinien mieć umiejętność zadawania pytań i wyciągania właściwych wniosków z otrzymanych odpowiedzi. Dzięki temu dużo łatwiej wzmocnić zespół i dostarczyć wszystkim jego członkom pomocy, jakiej najbardziej potrzebują.
Wszyscy znamy zasadę „Ufaj, ale kontroluj“. Kierownik zespołu musi na bieżąco monitorować sytuację, a co za tym idzie dopytywać pracowników o status ich zadań i stopień realizacji projektów. Ważne, aby odbywało się to jednak w sposób, który nie zostanie odebrany jako oskarżenie lub atak, ale jako konstruktywna rozmowa, która pomoże coś wypracować.
Jakich pytań unikać?
- Dlaczego przegapiłeś ten termin?
- Nad czym teraz pracujesz?
- Dlaczego ten projekt nie jest zrealizowany?
- Jak wygląda Twój lejek sprzedaży?
- Czy udało Ci się pozyskać tego klienta?
Jak zadawać pytania?
- Czy potrzebujesz wsparcia w tym projekcie?
- Jaka jest największa przeszkoda, z którą masz teraz do czynienia?
- Zauważyłem, że ten projekt utknął. Czy mogę pomóc w usunięciu tematów, które blokują pracę nad nim?
Pamiętaj jeszcze o 2 ważnych sprawach – wykaż się proaktywną postawą w temacie rozwiązania problemów. Jako manager masz szerszą perspektywę i najprawdopodobniej dostrzegasz możliwości, których nie widzi sprzedawca. Pomóż mu je dostrzec i wykorzystać. Po drugie – przygotuj się do spotkania, analizując zapisy w CRM. To z pewnością ułatwi wam rozmowę i przyspieszy proces opracowywania dalszego planu działania.
Zadawaj właściwe pytania, a każdy wyjdzie ze spotkania z jasnym planem działania i poczuciem, że otrzymał potrzebną pomoc.
Stwórz bezpieczną przestrzeń do dyskusji na temat zdrowia psychicznego
Ten temat najprawdopodobniej nie jest często poruszany w miejscu pracy, ale nie powinien być traktowany jako temat tabu w Twoim zespole sprzedaży. Tym bardziej, że dotyczy on wielu osób pracujących pod presją i w stresie.
Liderzy zespołów, którzy rozpoczynają jasne, otwarte rozmowy na temat własnych zmagań ze zdrowiem psychicznym, są bardziej skłonni do zainspirowania swoich zespołów do tego samego. Usuwając piętno z tematu zdrowia psychicznego, liderzy są lepiej przygotowani do radzenia sobie z problemami zdrowia psychicznego w swoim zespole.
Stwórz z zespołem elastyczne plany sprzedaży
Plany sprzedażowe wyznaczają kurs dla konsekwentnego osiągania określonych pułapów przez sprzedawców. Dzięki nim wiadomo kto, dlaczego i w jaki sposób będzie zdobywał wyznaczony cel. Na pewno stworzyłeś taki plan dla członków swojego zespołu, prawda?
Ogólne plany sprzedażowe zawierają:
- Prognozowanie sprzedaży i wyznaczanie celów
- Badania rynku i klientów
- Plan na pozyskiwanie nowych klientów i partnerów
A teraz czas, aby te plany trochę zmodyfikować, w oparciu o aktualną sytuację na rynku. Zaproś do tego zadania swoich sprzedawców i razem zaktualizujcie wcześniejsze ustalenia. Usiądźcie i przeanalizujcie 3 wspomniane wcześniej kluczowe obszary:
- PROGNOZY – Czy nadal są aktualne? Które dane wskazują, gdzie obecnie znajduje się sprzedaż? Jak wyznaczyć rozsądne cele sprzedażowe na ten rok?
- RYNEK – Co się na nim aktualnie dzieje? Jak dostosować działania do aktualnych potrzeb rynku docelowego?
- KLIENCI I PARTNERZY – Gdzie szukać nowych klientów? Czy z rynku spływają do nas nowe zapytania? Jakich partnerów powinniśmy teraz pozyskiwać?
Twój zespół to skarbnica wiedzy o tym, co dzieje się u klientów, a dodatkowo takie wspólne planowanie będzie dodatkowym bodźcem do tego, aby ten plan zrealizować.
Zamień strach na działanie
Walter Anderson powiedział kiedyś: „Nic nie zmniejsza niepokoju szybciej niż działanie. Jako kierownik sprzedaży możesz pomóc zmotywować swój zespół, zamieniając jego obawy w konkretne działania.“
Kiedy widzisz, że w zespole zapanował zastój, poproś każdego ze sprzedawców o wykonanie jednej czynności, która pozwoli mu się trochę rozruszać i ponownie wskoczyć na produktywne tory. Nie musi to być nic wymyślnego, wystarczy np. telefon do potencjalnego klienta lub wysłanie maila z ofertą.
Dzieląc duże zadanie na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania kroki, pomożesz swojemu zespołowi wyjść z dołka i uwolnić się od niepokoju.
Dbaj o przejrzystą komunikację
W czasie, kiedy ludzie żyją w ciągłej niepewności, zastanawiając się czy firma w której pracują przetrwa kryzys, czy na znajdzie się rynek do sprzedaży, czy nie stracą za chwilę pracy, niesamowicie ważna jest przejrzysta komunikacja wewnątrz działu. Jasne i częste komunikaty dają poczucie bezpieczeństwa i pozwalają na spokojniejszą pracę.
Bądź liderem, który zapoznaje ze wszystkimi informacjami dotyczącymi waszego zespołu, mów o zmianach, które zachodzą lub dopiero zajdą w firmie. Dzięki temu Twoi sprzedawcy będą mieli możliwość podejmowania lepszych indywidualnych decyzji. Dodatkowo, jeśli dasz przykład przejrzystej komunikacji, Twoi sprzedawcy będą wiedzieli, jakiej formy komunikatów oczekujesz od nich i w ten sam sposób będą porozumiewali się z Tobą.
Analizuj dane z CRM
Wspomnieliśmy już wcześniej, że dobry manager sprzedaży musi posiadać wiedzę na temat działań swoich sprzedawców, nawet pomimo pracy zespołu poza biurem. Dobrym źródłem wiedzy na temat tych aktywności jest CRM.
Przeanalizuj dane, które wyciągniesz z systemu: Ile połączeń telefonicznych wykonali Twoi przedstawiciele w tym kwartale w porównaniu z poprzednim kwartałem? Czy istnieje znacząca różnica w ilości pracy, którą wykonuje dany przedstawiciel? A może wyniki się zmieniły: czy przedstawiciel wykonuje taką samą liczbę połączeń z mniejszą liczbą transakcji?
Dzięki analizie danych z CRM z łatwością dostrzeżesz miejsca, w których Twój zespół potrzebuje pomocy i dostarczysz mu potrzebnych zasobów, zanim problem przerodzi się w coś większego. Może się też okazać, że wystarczy po prostu najzwyklejsza w świecie rozmowa. Ważne, aby nie przegapić pierwszych symptomów zwiastujących problemy, tylko działać.
Zadbaj o porządek lejka sprzedażowego i listy leadów
W czasie kryzysu budowanie procesu sprzedaży i organizacja CRM przybiera trochę inną formę. Z uwagi na to, że otaczająca nas przestrzeń niemalże każdego dnia się zmienia, wszystkim pracownikom trochę trudniej się skoncentrować. Jest to szczególnie istotnie w kontekście pracy sprzedawców, którzy muszą skupić uwagę na kontakcie z klientami i wszystkich czynnościach około sprzedażowych. Musisz mieć pewność, że Twój zespół poświęca maksimum uwagi i wysiłków na kontakcie z potencjalnymi i aktualnymi klientami.
Zadbaj o to, aby lejek sprzedażowy zawierał tylko najnowsze dane klientów, a wszystkie informacje o transakcjach były zaktualizowane. Skontroluj czy sprzedaż przebiega zgodnie z określonym harmonogramem. Usuń z lejka archiwalne transakcje, klientów z którymi od dawna nie ma kontaktu. Dzięki zachowaniu higieny w CRM Ty i Twój zespół przestaniecie tracić czas na zajmowanie się starymi, straconymi szansami, uwagę kierując na gorące leady.
Jeśli jednak nie chcesz usuwać starych kontaktów z lejka, możesz utworzyć alternatywny, w którym będą znajdowały się transakcje, które z jakiegoś powodu zostały wstrzymane. Twoi sprzedawcy będą mogli w każdej chwili do nich wrócić, ale ich uwaga będzie skoncentrowana na lejku z nowo wygenerowanymi leadami. Dopasuj rozwiązanie do potrzeb Twojego zespołu.
Stwórz skrypty sprzedażowe i szablony e-maili
Jeśli zależy Ci na tym, aby ustandaryzować obsługę klientów, a także wzmocnić Twój zespół – stwórz i udostępnij wszystkim dokumentację sprzedażową, która nie dość, że pomoże utrzymać jednolity poziom obsługi, to także usprawni pracę sprzedawców.
Co możesz przygotować?
- Skrypty rozmów sprzedażowych
- Harmonogramy działań
- Szablony wiadomości
- Wykresy porównawcze
- Udostępniane zasoby
Ważne, aby wszystkie te dokumenty były dostosowane do aktualnej sytuacji, tzn. że co jakiś czas będziesz musiał razem z zespołem przeanalizować, czy sa dopasowane do potrzeb płynących z rynku. Dzięki tej pracy zyskacie dobry podkład, co pomoże twojemu zespołowi jeszcze lepiej sprzedawać.
Miej w zanadrzu plan B
Prawdopodobnie plany sprzedażowe Twojej firmy na rok 2020 poszły już dawno do kosza. Sytuacja wymusiła zmiany strategii na większości przedsiębiorstw. Aby wesprzeć sprzedawców w momencie, kiedy stawiają czoła wielu wyzwaniom i zmianom, stwórz system, który będzie dla nich oparciem nawet wtedy, kiedy nie osiągają zamierzonego celu. O co chodzi?
Każda transakcja powinna być realizowana wg harmonogramu. Jeśli wszystko idzie zgodnie z planem, sprzedawca gładko przechodzi od punktu do punktu, finalnie zamykając pozytywnie sprzedaż. Każde działanie opiera na systemie – wysyłka maili, przypomnienia, kalendarz itd. Zbuduj alternatywny system, który będzie wspierał działania dla niezrealizowanych celów, np. klient nagle przerywa rozmowy, bo skończył mu się budżet – w tym momencie system zapisuje go na liście klientów potencjalnych i pomaga sprzedawcy cały czas utrzymywać z nim kontakt, aby w przyszłości ponowić rozpoczętą już transakcję. Proste, prawda?
Dzięki takim praktykom zespół sprzedażowy będzie mógł reagować w odpowiednim momencie, kiedy sytuacja nie pójdzie zgodnie z planem. A umówmy się – w tej chwili nie trudno o nagłe zwroty akcji.
Postaw na współzawodnictwo
Zdrowa rywalizacja z tabelami wyników i dodatkowymi profitami, to świetny sposób na zmotywowanie zespołu. To także może okazać się dobrym pomysłem na ponowne wejście na produktywne tory po kryzysie. Jak to ugryźć?
Zacznij od wprowadzenia codziennych „sprzedażowych pogawędek“, podczas których jeden z przedstawicieli handlowych opowie o swojej ostatniej najlepszej i najgorszej rozmowie z klientem. Możesz organizować wirtualne „Happy Hours“ dla całej ekipy albo tematyczny dzień, np. piątek w kapeluszach. Wszystko, aby zintegrować ze sobą zespół.
Nie zapomnij jednak, aby poza zabawą przedstawiać na forum także wyniki sprzedażowe poszczególnych członków zespołu. Dobrym pomysłem jest wprowadzanie konkretnych akcji sprzedażowych, które będą trwały określony czas i w której do zgarnięcia będzie określona suma pieniędzy. Każdy sprzedawca otrzyma na koniec równowartość swojego udziału % w danej akcji. Nie wygra tylko jedna osoba, więc każdy będzie miał motywację do końca, aby jak najwięcej sprzedać.
Brian Trautschold, współzałożyciel Ambition stwierdził kiedyś: „Ostatecznie każda osoba w Twoim zespole osiąga wyniki i cele sprzedażowe. Sprzedaż powinna być sportem zespołowym, więc znajdź sposoby na zachęcanie do współpracy i pielęgnowania relacji”. Nie sposób się z nim nie zgodzić!
Kierowanie zespołem w trakcie kryzysu nie jest łatwe, ale poprowadzenie ludzi przez kryzys i zainspirowanie do wyjścia z niego, pomoże Ci zdobyciu kolejnego szczebla w zarządzaniu. Po tym będziesz już tylko silniejszy – tego właśnie Tobie życzymy! Zachowaj naszą listę i nie lękaj się już żadnych zawirowań.
