CRM vs Excel: 11 znaków, że czas przejść z arkuszy kalkulacyjnych na CRM

Czas na pojedynek: CRM vs arkusz kalkulacyjny. Którego z nich naprawdę potrzebuje Twoja firma?

Kiedy postawimy tych dwoje obok siebie na ringu i każemy im walczyć, zwycięzca wyłoni się bardzo szybko. Arkusze kalkulacyjne są ogromnym krokiem naprzód w stosunku do notatek Post-in, czy wiadomości mailowych i korzystanie z nich jest dobrym rozwiązaniem, kiedy mała firma chce rozpocząć monitorowanie oraz organizację kontaktów z potencjalnymi klientami oraz klientami stałymi. Jednak to wciąż niewiele.

Każdy, kto miał okazję pracować w jakimkolwiek systemie CRM, doskonale wie, że zwykły arkusz kalkulacyjny jest dobry, jeśli chodzi o proste obliczenia, natomiast nie posiada większości funkcji oraz takiej mobilności, jakie ma niekwestionowany zwycięzca pojedynku, czyli CRM (Customer Relationship Management). Jak wyczuć, że to już czas na zmianę Excela na oprogramowanie CRM i jak zrobić to bez utraty dotychczasowych danych, a także bez wprowadzania ich od nowa?

CRM vs arkusz kalkulacyjny: 11 oznak, że nadszedł czas na zmianę

1. Wciąż tracisz dane klientów w arkuszu kalkulacyjnym

Arkusze są świetnym rozwiązaniem, kiedy pracuje z nimi tylko kilku handlowców, a do śledzenia mają mniej niż pięćdziesięciu potencjalnych klientów, czy kontaktów. W przeciwnym razie istnieje duże ryzyko, że prędzej czy później zdarzy się coś nieprzyjemnego…Im prężnej rozwija się Twoja firma, tym trudniej będzie Wam śledzić wszystkie kontakty w Excelu. Jest też spora szansa na to, że zapomnisz o ważnym szczególe dotyczącym jakiegoś klienta, a to może przekreślić szansę firmy na sprzedaż. Brzmi znajomo…?

2. Nie masz wglądu w to, co sprawia, że potencjalni klienci stają się stałymi klientami

Jakie działania przynoszą realne wyniki Twojemu zespołowi sprzedaży? Poprzez jakie działania utrzymują klienta i jak często powinni je powtarzać? Ilu potencjalnych klientów decyduje się na kupno produktu zaraz po jego prezentacji, w porównaniu do tych, którzy pozostają przy bezpłatnej wersji próbnej? Ile spotkań średnio musi odbyć handlowiec, zanim klient podpisze umowę?

Arkusz kalkulacyjny nie pozwala śledzić oraz porównywać danych dotyczących tych oraz wielu innych kwestii, kluczowych dla całego procesu sprzedaży. Przy braku możliwości zapisywania swoich działań i powrotu do nich, każdy przedstawiciel handlowy będzie sprzedawać w sposób, który według niego działa najlepiej, jednak w przypadku określonej grupy odbiorców wcale nie musi się to sprawdzić.

Jak my wszyscy, także i potencjalni klienci są unikalni i pewne sposoby sprzedaży przemówią do niektórych z nich, natomiast inni mogą potrzebować zupełnie innych argumentów. Jednak sytuacja, kiedy nie da się zweryfikować wykazujących to danych, może utrudnić sprzedawcy obranie dobrego kierunku i co za tym idzie – wprowadzić sporo zamętu w jego pracę.

3. Wprowadzanie danych do arkusza kalkulacyjnego CRM zajmuje Twoim pracownikom zbyt dużo czasu

Czy kiedykolwiek próbowałeś śledzić ile czasu Ty lub Twoi przedstawiciele handlowi spędzacie na wprowadzaniu danych? Ile godzin dziennie każda osoba z Waszego zespołu spędza przy samym arkuszu kalkulacyjnym? Pięć? Dziesięć? Więcej? A co z resztą pracy!?

Czas spędzony na tworzeniu, utrzymywaniu i aktualizowaniu arkusza, to nie czas poświęcony na faktyczną sprzedaż. W rzeczywistości niestety znacznie utrudnia to domknięcie większej liczby tematów.

4. Musisz ręcznie udostępniać dokumenty zespołowi sprzedaży

„Nigdy mi tego nie wysłałeś.”, „Nie otrzymałem tego, mógłbyś wysłać mi ten dokument ponownie?” – Jeśli słyszysz to co najmniej kilka razy w tygodniu, to wyraźny znak, że pora, jak najszybciej przejść z arkusza kalkulacyjnego do CRM.

5. Nie macie skutecznego sposobu przypisywania zadań

Jak często musisz dzwonić do handlowców lub biegasz do ich biura, aby delegować zadania? Czy może (co gorsza!), jak często sam wykonujesz czyjeś zadanie, ponieważ przekazanie go zajmie więcej czasu, niż samo zrobienie?

W szablonie arkusza kalkulacyjnego CRM, możesz przypisać określonego przedstawiciela handlowego do konkretnego – potencjalnego lub stałego klienta. Nie jesteś jednak w stanie przypisywać do arkusza określonych zadań, więc jesteś zmuszony robić to werbalnie lub drogą mailową. Niestety to najlepszy sposób na to, aby zapomnieć o zadaniu odłożonym na później, co może skutkować utratą kolejnej sprzedaży…

6. Nie masz jasnego obrazu indywidualnych osiągnięć handlowców

Zastanawiasz się, który z nich dzwoni najskuteczniej, a który najlepiej przeprowadza prezentacje?

Kto w zespole zawiera najbardziej intratne transakcje, a u kogo proces sprzedaży trwa dłużej niż powinien? Który przedstawiciel ma spore problemy, a kto działa szybko i efektywnie?

W arkuszu kalkulacyjnym nie masz dostępu do tego rodzaju danych. Oznacza to, że nie możesz skutecznie szkolić swojego zespołu sprzedaży. Czas na zmiany!

7. Twoi handlowcy nie są w stanie skutecznie współpracować z klientami

Gdy przedstawiciele handlowi współpracują z potencjalnym klientem i pomagają mu bez większych problemów i pytań iść naprzód, automatycznie cały cykl zawierania transakcji staje się płynniejszy. Jednak zwykły excelowy arkusz nie zawiera wystarczającej ilości informacji, aby moć skutecznie to przeprowadzić.

Zamiast tego Twój sprzedażowy team może irytować klientów, wielokrotnie prosząc o te same informacje lub wysyłając niewłaściwe dokumenty. Buduje to w ich oczach negatywny obraz Twojej firmy ukazując ją, jako zdezorganizowaną i trudną w utrzymywaniu korzystnych relacji, a to z pewnością nie jest wizerunek marki, jaki chcesz kreować.

8. Proces sprzedaży się wydłuża

Masz wrażenie, że zamiast skutecznie optymalizować działania sprzedażowe, w celu skrócenia całego procesu, Ty i Twój zespół jesteście bardziej zagubieni niż kiedykolwiek? Z każdym nowym potencjalnym oraz stałym klientem czujesz, jak toniecie w morzu nowych informacji, zadań, połączeń i innych ważnych rzeczy i jest tego tyle, że Twoja pamięć już nie nadąża w odnotowywaniu wszystkiego.

9. Chciałbyś móc porównywać KPI i inne dane z roku na rok, ale nie możesz

Jeśli chcesz porównać dane z ostatnich lat lub nawet porównać kwartały tego samego roku, bardzo trudno będzie Ci zrobić to w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym. Co prawda w niektórych arkuszach kalkulacyjnych CRM, w Panelu Sprzedaży widać ładny przegląd podsumowań, jednak nie ma możliwości porównania danych sprzed tak długich okresów czasu, jak kilka ubiegłych lat.

10. Przynajmniej raz, tuż przed spotkaniem straciłeś ważny dokument

Zresztą jeśli do tej pory Ci się to nie przytrafiło (na szczęście!), chyba jesteś w stanie wyobrazić sobie, że to jedna z najgorszych rzeczy, jaka może przytrafić się przedsiębiorcy lub przedstawicielowi handlowemu. W jakim pośpiechu trzeba przygotować dokument na nowo lub co gorsza – jechać na spotkanie bez niego!

Niestety bez względu na to, czy to prezentacja, umowa, czy inny istotny dokument, zwyczajny arkusz kalkulacyjny nie posiada opcji przechowywania go wraz ze szczegółami dotyczącymi kontaktu. Dzięki CRM możesz magazynować wszystkie ważne dokumenty bezpośrednio z danymi kontaktowymi, co oznacza, że nigdy nie będziesz musiał się gorączkować nad tym, by cokolwiek odtworzyć 1:1 w chwili, kiedy zupełnie nie masz do tego głowy.

11. Twój arkusz kalkulacyjny nie jest bezpieczny, bo łatwo można go skopiować i udostępnić

Fakt, w Arkuszach Google są pewne ustawienia zabezpieczające dokumenty, jednak pomimo tego to, co przechowujesz w Chmurze można w łatwy sposób wpaść w niepowołane ręce. Zresztą nawet jeśli nie zapiszesz arkusza kalkulacyjnego w Chmurze, wciąż bez problemu ktoś może wysłać go osobom zewnętrznym. Jeżeli jest on zapisany na komputerze wyłącznie offline, bardzo łatwo można go stracić, gdy komputer ulegnie awarii. #KoszmarHandlowca

Jeżeli więc martwią Cię kwestie bezpieczeństwa, prawdopodobnie czas przejść na CRM.

Jaki jest Twój wynik w naszym quizie CRM vs arkusz kalkulacyjny? Z iloma z powyższych 11 znaków ostrzegawczych się identyfikujesz? Jesteś bardziej Team Arkusz Kalkulacyjny czy jednak Team CRM?

Spójrzmy prawdzie w oczy – dobrze prosperująca, rozwijająca się firma potrzebuje czegoś więcej, niż prosty arkusz w Excelu. To jedyna droga, by móc utrzymać gorące kontakty i zawrzeć więcej korzystnych transakcji. Dzięki CRM masz możliwość śledzenia danych potrzebnych do rozwoju umiejętności sprzedażowych Twoich i Twojego zespołu. Dzięki tego rodzaju analizom znacznie skrócisz proces sprzedaży, podpiszesz więcej umów i w istocie dopniesz swego.

Po tym artykule zapewne masz chęć przejścia z arkusza kalkulacyjnego na oprogramowanie CRM, ale jesteśmy świadomi, że tym, co może Cię powstrzymywać to praca, jaką wydaje Ci się, że musisz wykonać by przenieść wszystkie dane do nowego systemu. Nie martw się! Istnieje prosty sposób na bezbolesną migrację wszystkich danych potencjalnych klientów z arkusza kalkulacyjnego do CRM i wcale nie wymaga on ich manualnego wprowadzania.

Jak przenieść dane z arkusza kalkulacyjnego do CRM w 3 łatwych krokach:

1. Wyczyść dane w arkuszu kalkulacyjnym

Nie ma powodu, aby tracić czas na przenoszenie starych danych do nowego CRM. Zwłaszcza, jeśli uważasz, że arkusz kalkulacyjny stał się jednym wielkim bałaganem. Nie przesyłaj go do CRM tylko przed rozpoczęciem migracji wyczyść dane.

Zacznij od usunięcia nieaktualnych lub zduplikowanych potencjalnych klientów. Pamiętasz faceta, który przed dwoma laty stwierdził, że nie jest zainteresowany? Tak, czas się go pozbyć. By zrobić to szybko, posortuj kontakty w arkuszu kalkulacyjnym według pola “Ostatnia szansa sprzedaży” i zacznij usuwać leady, które już dawno zdążyły wystygnąć. Następnie wyczyść format swoich danych. Przykładowo, upewnij się, że wszystkie numery telefonów mają format standardowy (+48 000 111 222) i upewnij się, że w ten sam sposób używasz skrótów.

2. Wyeksportuj dane z arkusza kalkulacyjnego do pliku CSV

Jeśli korzystasz z Arkuszy Google, wybierz “Plik”, a następnie przewiń w dół do “Pobierz” i z menu wybierz “Wartości rozdzielane przecinkami” (CSV). Gotowe!

3. Zaimportuj dane do CRM

Po przygotowaniu pliku CSV większość CRM pozwoli na bezpośrednie importowanie danych. Oznacza to, że manualne wprowadzanie danych praktycznie nie jest konieczne!

Nie jest tajemnicą, że oprogramowanie CRM ma wiele zalet, których arkusz kalkulacyjny niestety nie posiada. Szczerze mówiąc, arkusze wypadają bardzo blado na tle prawdziwego CRM.

Wszystko jednak zależy od okoliczności, ponieważ jeśli jesteś początkującą małą firmą z ograniczonym budżetem, arkusz kalkulacyjny to świetny (bezpłatny) sposób na rozpoczęcie zarządzania kontaktami. Jeśli do tej pory nie identyfikujesz się z 11 znakami ostrzegawczymi, które omówiliśmy powyżej, szablon arkusza kalkulacyjnego CRM SalesTable, może być najlepszym miejscem do rozpoczęcia przygody z CRM.

Gdy jednak widzisz wyraźne podobieństwa między tymi znakami ostrzegawczymi, a obecną sytuacją sprzedażową Twojej fimy, najwyższy czas czas na zmianę dotychczasowych nawyków. Powodzenia!