Czas czytania artykułu: 4 minut(y)
W dzisiejszych czasach każda osoba wchodząca na rynek pracy czy też realizująca jakikolwiek projekt lub zadanie pracuje lub będzie współpracować z innymi osobami.
W nomenklaturze zarządczej taki stan rzeczy nazywany jest pracą zespołową, która stopniowo staje się naszą codziennością. Z różnych względów jest ona niezwykle istotna zarówno dla kadry zarządczej jak i członków zespołu. Na tej podstawie warto zdawać sobie sprawę jakie działania należy podejmować by organizacja pracy w zespole byłą satysfakcjonująca dla wszystkich stron.
Spis treści, czyli co dokładnie znajdziesz w tym artykule:
Na czym polega organizacja pracy w zespole?
Zgodnie z definicją organizacja pracy w zespole polega na odpowiednim ustaleniu oraz dopasowaniu zadań, projektów i procesów w taki sposób by były one realizowane należycie i w ustalonych ramach czasowych. Innymi słowy organizacja pracy w zespole jest to taki dobór kadry pracowniczej zasobów oraz procesów produkcyjnych by móc jak najszybciej i jak najbardziej efektywnie realizować swoje obowiązki. Koordynacja pracy w zespole jest o tyle istotna, iż to dzięki niej możliwe jest wywiązywanie się na czas z określonych przez wybraną jednostkę lub przedsiębiorstwo zobowiązań.
Jednak samo pojęcie organizacji w zespole jak i jego zdefiniowanie nie wystarczy by móc efektywnie i dobrze zarządzać pracą w zespole. W nomenklaturze zarządzania zasobami ludzkimi istnieje bowiem zbiór działań, który ma charakter doradczy i wspierający managerów oraz leaderów w organizacji pracy swojego zespołu jak i jej koordynowaniu. Warto zatem wiedzieć jakie są to działania i czemu konkretnie mają służyć
1. Odpowiedni dobór osób do swojego zespołu
Pierwszym i tak naprawdę najważniejszym czynnikiem w dobrej koordynacji i organizacji pracy swojego zespołu jest dobór właściwych członków zespołu. Każda osoba ma swój charakter, osobowość, kompetencje i kwalifikacje, które wpasowują się lub nie na wybrane stanowisko. By dobrze zorganizować pracę swojego zespołu najpierw trzeba odpowiedzieć sobie na jakie stanowisko trwają poszukiwania, co wybrana osoba będzie musiała robić oraz jakie musi mieć kwalifikacje.
Powyższe czynniki stanowią na dobrą sprawę podstawę poprawnie funkcjonującego zespołu, który jest zmotywowany, a poszczególni członkowie wspierają siebie nawzajem w codziennych wyzwaniach. W sytuacji doboru osoby nieodpowiedniej pod względem posiadanych kwalifikacji, nie chcącej brać odpowiedzialności za swoje obowiązki lub niezintegrowanej z pozostałymi organizacja zespołu jest bardzo uciążliwa.
2. Zadbanie o dobrą komunikację w zespole
Po doborze wszystkich osób do swojego zespołu kolejnym krokiem jest przekazanie informacji i wiedzy czym tak naprawdę poszczególni członkowie zespołu mają się zajmować. Kluczowe jest tutaj pojęcie konkretnego podziału obowiązków, w którym to manager (lub inna jednostka zarządzająca) określa liczbę oraz częstotliwość wykonywanych zadań w przedziale czasowym. Drugim istotnie ważnym czynnikiem jest zadbanie o pozytywną komunikację między poszczególnymi członkami zespołu jak i między kadrą zarządzającą a pracownikami.
Komunikacja jest o tyle ważna, iż pozwala utrzymać dobrą atmosferę na co dzień w pracy. Dodatkowo w sytuacjach konfliktowych jest niezwykle pomocna, gdyż bez zbędnych emocji można rozwiać nawet największe – i potencjalnie nie do rozwiązania – problemy różnego rodzaju. To z kolei sprawia, że zespół jest bardziej zmotywowany na co dzień i nie ma problemów z wewnętrzną komunikacją bez zbędnych uszczypliwości.
3. Konstruktywna krytyka kluczem do sukcesu
Zarządzasz zespołem, który nie wykonuje swoich obowiązków ze względu na brak chęci, zaangażowania, czasu czy też innych błahych powodów? Zastosuj konstruktywną krytykę, która jest bardzo pomocna by naprowadzić pracownika na odpowiednie tory i zmotywować go do pracy. Kluczowe jest tu jednak słowo “konstruktywna”, które oznacza zwrócenie uwagi w uprzejmy acz stanowczy sposób.
Krytykowanie pracownika na każdym kroku, nawet w sytuacji, które tej krytyki nie wymagają również nie jest odpowiednie. W takich sytuacjach krytyka nie jest skuteczna i może mieć odwrotny do zamierzonego skutek ze względu na brak zaangażowania ze strony pracowników lub zmniejszoną chęć do rzetelnego wykonywania swoich obowiązków.
4. Zezwól na samodzielność i możliwość wykazywania się ze strony pracowników
Kolejnym krokiem jest pozwolenie pracownikowi (lub grupie pracowników) na własne inicjatywy dotyczące rozwiązania wybranego problemu, realizacji zadania czy też wprowadzenia unowocześnienia i udogodnienia przyspieszającego pracę. Danie zezwolenia na wykazywanie się nie tylko wspiera pracowników dodając im motywacji ale też usprawnia koordynację pracy całego zespołu. Dzięki własnej inicjatywie pracowników można w prosty sposób otrzymać nowe usprawnienia w pracy (w zależności od jej specyfiki) czy też na przykład znaleźć rozwiązanie na przytłaczającą liczbę nowych zadań.
Dobrze jednak jest pamiętać by takich pracowników wychodzących z własnymi inicjatywami i pomysłami stosownie wynagradzać. Wynagrodzenie adekwatne do wykonanych zadań w różnej formie (w zależności od specyfiki wybranej branży) jest o tyle istotne, iż jeszcze bardziej motywuje pracowników do realizacji kolejnych zadań oraz samorozwoju. W ten sposób relatywnie niskim kosztem można motywować swoich pracowników do wykonywania zadań oraz dbać o dobre relacje ze swoimi klientami jak i kontrahentami.
5. Zadbanie o stworzenie planów pracy i ram czasowych
Oprócz wszystkich wyżej wymienionych czynników niezwykle istotne jest nadanie kierunku oraz koordynacja pracy swojego zespołu. W tym celu niezwykle pomocne mogą okazać się stworzenie planów pracy oraz czasu w jakim ma zostać ona wykonana. Przykładowo stworzenie planu (założeń) wykonania 100 zadań w przeciągu tygodnia na rzecz wybranego klienta. Za wykonanie wszystkiego w terminie każdy pracownik otrzyma stosowne wynagrodzenie lub np. możliwość awansu.
Stworzenie planu działania oraz nadanie temu granic czasowych w jakim zadania muszą zostać wykonywane służy zdyscyplinowaniu pracowników oraz organizacji ich pracy w taki sposób by była efektywna. Jeżeli plany działania nie istnieją lub są rozłożone na długi okres czasu bez wyraźnych granic realizacji chociażby pewnych etapów może mieć efekty odwrotny od zamierzonego.
6. Sprawuj pieczę nad zespołem jednocześnie dając im wolną rękę do wykonywania pracy
Ostatnim istotnym elementem jest kontrolowanie pracy w swoim zespole i jej koordynacja ale w taki sposób by czuli oni wolność co do czasu jak i formy wykonywania swoich obowiązków. W praktyce oznacza to regularną np. jedną w tygodniu kontrolę postępów wykonywanych obowiązków przy jednoczesnym daniu wolności co do tego jak i kiedy wybrany pracownik zrealizuje swoją część wspólnego projektu.
Taka kontrola może przybierać formę np. tygodniowej konferencji, na której można podsumować wszystkie zrealizowane lub niezrealizowane cele w danym tygodniu i omówić każdy problem. Takie nadanie poczucia wolności powoduje, że pracownicy jak i kadra zarządzająca szanują siebie i sobie nawzajem ufają bez konieczności ciągłego sprawdzania postępów w pracy.
