Struktura działu sprzedaży – jak go zbudować?

Wiele przedsiębiorstw kładzie obecnie ogromny nacisk na dział sprzedaży. Nic dziwnego, skoro od jego pracy, w dużej mierze zależy sukces firmy. 

Zespół sprzedażowy musi więc składać się z doświadczonych, wykwalifikowanych, a przede wszystkim pewnych siebie handlowców. Dzięki tym cechom są oni wstanie zabłysnąć na tle konkurencji i poprowadzić projekt, prostą ścieżką do zwycięstwa. Jednak zbudowanie działu sprzedaży, tak by realnie przyczynił się on do sukcesywnego rozwoju firmy, nie jest łatwe. Tak naprawdę, zależy to od wielu czynników, o których powinien wiedzieć każdy szef firmy. Jak zatem zbudować efektywny dział sprzedaży, który poprowadzi naszą firmę do zwycięstwa?

Dlaczego zbudowanie odpowiedniego działu sprzedaży nie jest proste?

Struktura działu sprzedaży musi być odpowiednio zoptymalizowana, a także powinna być lustrzanym odbiciem zamierzeń i celów, które zdefiniowane są w strategii firmy. Powinna ona być ukształtowana nie tylko pod względem zasięgu geograficznego, ale także segmentacji klientów, gamy produktów, które wytwarza nasza firma, a także wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo kanałów sprzedaży. Dodatkowo, musi się opierać na jasno sformułowanych kryteriach. Zaliczamy do nich:

• efektywność analizowanych rozwiązań
• cross selling czyli możliwości prowadzenia sprzedaży krzyżowej
• umiejętność zbudowania długotrwałych relacji z klientem
• przejrzysty i transparentny sposób działania

Niekiedy wyniki zespołu sprzedażowego, pod względem profesjonalizmu i skuteczności, mogą być rozczarowujące. Dzieje się tak dlatego, że większości firm zależy na maksymalnym cięciu kosztów i utworzenia go, jak najniższym kosztem. Ten sposób działania, wręcz uniemożliwia wyłonienie i wybranie “sprzedażowych diamentów”, a także wyklucza dalszy rozwój pracowników. Istotne jest także odpowiednie szkolenie i przygotowanie do pracy. Nie wystarczy jeden dzień, by handlowcy zaczęli osiągać wymagane wyniki. Firma powinna dać pracownikom możliwości do rozwinięcia swoich skrzydeł, a przełoży się to także na rozwój przedsiębiorstwa.

Jak wygląda struktura działu sprzedaży?

Struktura działu sprzedaży w wielu firmach bazuje na modelu płaskim. Co to oznacza w praktyce? Otóż każdy z poszczególnych handlowców musi zrealizować w tej strukturze lejek sprzedażowy. Musi być on zaangażowany we wszystkie działania sprzedażowe, a także pozyskiwanie leadów i obsługę aktualnych klientów. Jednak płaska struktura działu handlowego nie jest do końca polecana. Chociażby dlatego, że istnieją inne bardziej efektywne rozwiązania. Poleca się więc zaprojektowanie całego procesu tak, by na każdym z poszczególnych lejków sprzedażowych móc otworzyć różnorodne specjalizację jak np. Pre- Sales. Jak wygląda tego typu struktura?

Składa się ona z:

• działu inbound- pre-sales
• działu sales
• działu accounting
• działu outbound – pre-sales
• działu social selling
• działu cold mailing

Przy czym wszystkie te działy ściśle ze sobą współpracują i dążą do osiągnięcia sukcesu w prowadzonym projekcie. Dzięki tak zaprojektowanej strukturze działu sprzedaży, uda się także wyodrębnić trzy dodatkowe specjalizacje:

• Pre-Sales – zajmujący się pozyskiwaniem i kwalifikacją leadów sprzedażowych
• Sales Development – który będzie odpowiedzialny za domykanie umów, innymi słowy konwersję SQL to Deal
• KAM – dział obsługi klientów aktualnych czyli cross-sell i upsell

W porównaniu do modelu struktury płaskiej, ten sposób bodowy działu sprzedaży jest o wiele wydajniejszy. Dzięki niemu każdy odpowiedzialny jest z konkretny element, a jego wyniki można łatwo zmierzyć, pomoże też wykorzystać potencjał handlowca, a także umożliwi korygowanie działu i jego rozwój. Podczas rekrutacji managerowie czy team leaderzy, powinni uwzględniać więc cechy, jakie są wymagane na poszczególnych stanowiskach, dla przykładu osoba z działu KAM, powinna być kontaktowa i mieć łatwość w nawiązywaniu kontaktów.

Jak zbudować dział sprzedaży?

Jak już zostało to wspomniane, budowanie struktury działu handlowego, nie jest proste. Jednak są pewne wskazówki, które znacznie mogą ten proces ułatwić. Oto osiem kroków, do zbudowania sukcesywnego działu sprzedaży.

Krok 1 – profesjonalna rekrutacja

Proces rekrutacji jest kluczem do sukcesu. Na tym etapie powinniśmy dobrze ocenić potencjał kandydatów, a także odrzucić tych, którzy się potencjałem nie wykazują. Dobrze jest przygotować listę cech, których szukamy w kandydatach. Ustalmy też w jaki sposób będziemy mogli przetestować wiedze i umiejętności. Warto zaprosić na rekrutację kogoś, z dotychczasowego działu sprzedaży, by pomógł nam wybrać idealnego kandydata.

Krok 2 – minimalna rotacja

Pamiętajmy, że osiągnięcie przez pracownika wymaganych rezultatów, musi być rozłożone w czasie. Nie ma więc sensu podpisywać umów krótkoterminowych i rezygnować z pracowników po kilku miesiącach. Przy przygotowaniu odpowiedniej strategii i pakietu szkoleń, ograniczy do minimum rotację i pozwoli zbudować silny i polegający na sobie zespół. Zapobiegnie też wprowadzaniu nerwowej atmosfery, w związku z ciągle pojawiającymi się nowymi twarzami.

Krok 3 – odpowiednie szkolenia

Szkolenia handlowców to podstawa. Dzięki temu będą oni się stale rozwijali, co przełoży się na uzyskiwane przez nich wyniki. Ciągle motywujmy swoich pracowników, zachęcajmy do poznania mocnych stron i nowych technik sprzedażowych. To także inwestycja, w późniejszy rozwój firmy i osiąganie sukcesów w przyszłości.

Krok 4 – jasno określmy role i obowiązki

Podział ról i obowiązków, jest tym co wyróżnia idealnie zorganizowany i funkcjonujący dział sprzedaży. Precyzyjny podział zadań, umożliwi skuteczne osiąganie zamierzonych wyników. Dobrze więc jasno powiedzieć pracownikom, czego od nich oczekujemy, ale także dać im odpowiednie narzędzia, by mogli te oczekiwania spełnić.

Krok 5 – realne oczekiwania

Pamiętajmy, że zbyt wygórowane oczekiwania, zniechęcają, zamiast motywować. Powinniśmy więc przekładać siły pracowników na zamiary, ustalając dla nich realne cele. W miarę ich sukcesywnej realizacji, możemy powoli podnosić poprzeczkę.

Krok 6 – indywidualna praca z każdym z działu handlowego

Nie tylko zarządzanie zespołem jest ważne, istotna jest także indywidualna praca z każdym handlowcem z osobna. Każdy z handlowców ma odmienne cechy i styl pracy. Należy zatem dobrze ich poznać, by móc poprawić ich wyniki. Poświęćmy więc czas na analizę, poprawianie błędów i motywację każdego z osobna.

Krok 7 – atmosfera w zespole

 Dział sprzedaży będzie sprawnie i efektywnie funkcjonował, jeśli pomiędzy jego członkami panuje szacunek, a także wzajemne zaufanie. Granice, pomiędzy członkami powinny być skutecznie niwelowane, by stworzyć przestrzeń idealną do pracy. Dobrym rozwiązaniem są różnego rodzaju imprezy firmowe, znacznie podnoszą one morale zespołu.

Krok 8 – motywuj i nagradzaj

Handlowcy stale muszą otrzymywać bodźce, by być świadomym tego, że ich praca i starania zostały docenione. Szczególnie gdy zespół pracuje pod presją. Jedno niepowodzenie, może odbić się na zaangażowaniu pracownika. Nie chodzi tu tylko o nagrody pieniężne, czasem wystarczy tylko dobre słowo, a także wyróżnienie. Nie ma nic lepszego, niż tego typu motywacja.